Електронний документообіг в магазині: як це працює в POS-системі?

Електронний документообіг – це спосіб перенести всі операції по роботі з паперовими документами в цифровий формат. Завдяки цьому зникає безліч дій, які віднімають багато часу і ресурсів: роздрук, скріплення «мокрою» печаткою і підписом, відправка за адресою та ін.

Такий обмін даними останнім часом стає частим явищем в компаніях різних галузей, розмірів і форм власності. Особливо активно використовують цю функцію для організації внутрішньої взаємодії між відділами та співробітниками. Свій вплив на це надав і масовий перехід бізнесів на віддалений формат роботи в карантинний період.

Ділове середовище змінюється. Способи комунікації – теж. Все більше процесів переходить в онлайн. У підприємців є можливість проводити таким чином співбесіди, зустрічі, наради, укладати угоди тощо. Тому без обміну матеріалами в електронному вигляді (у тому числі і важливими документами) стає складно вести бізнес.

До того ж електронний документообіг в Україні затверджений на законодавчому рівні. В першу чергу, це стосується зовнішнього обміну між компанією і контрагентами, державними установами та іншими суб'єктами. Починаючи з 2003 року, у нас в країні прийнято ряд законодавчих актів, які встановили юридичну силу цифрового документообміну.

Що таке електронний документообіг магазину?

Електронний документообіг роздрібного магазину нічим не відрізняється від такого процесу в компанії іншій галузі. Це швидкий спосіб обмінюватися важливими документами (наприклад, первинними) з постачальниками або ж відправити звіти в державні служби. Але найголовніше – це інструмент для організації ефективної внутрішньої комунікації. Адже більшість процесів, пов'язаних з обміном інформацією, відбувається саме всередині бізнесу. Це особливо актуально для роздрібних мереж, де торгові точки знаходяться на великій відстані одна від одної або адміністрація магазину територіально розміщується окремо від торгових приміщень з касовими зонами.

Щоб успішно впровадити електронний документообіг в магазині, потрібно автоматизувати всі торгові операції

Далі в статті ми більш детально розповімо, як організувати електронний документообіг в магазині за допомогою корисних опцій нашого програмного забезпечення для автоматизації торгових операцій.

Як вести електронний документообіг всередині бізнесу?

Звичайно, для цього необхідно автоматизувати бізнес-процеси, перевести важливі процедури і ланцюжок руху товару в діджитал-формат. Тоді і документи, які потрібні для підтвердження всіх етапів цього ланцюжка, буде легко оформляти в електронному вигляді.

Хорошим прикладом того, як перейти на електронний документообіг всередині роздрібної мережі, може бути кейс нашого клієнта – мережі кіосків тютюнової продукції. Мережа оцінила переваги такого формату роботи з документами ще в 2015 році: менеджери головного офісу відправляли електронні накладні на торгові точки, там продавці підтверджували або скасовували отриману інформацію, самостійно здійснювали переміщення, повернення тощо.

Тоді за рік використання опцій обміну даними в онлайн-режимі продуктивність співробітників компанії-клієнта виросла в кілька разів, а витрати, навпаки, скоротилися.

Про деталі читайте в нашому матеріалі «Кейс мережі «Кейс мережі «Кисет»: як ми торгові залишки зменшували». Там ми розповіли не лише про те, як налагодити електронний документообіг в магазині, але також детально описали, як клієнт за допомогою рішень автоматизації подолав проблеми активного зростання: зупинив неконтрольоване зростання товарних залишків, скоротивши їх майже на 30%, вивів з дефіциту оборотні кошти і налагодив ефективне управління продавцями.

Корисні опції і переваги POS-систем для організації електронного документообігу

Правильно організована система електронного документообігу магазину може дати управлінському складу масу переваг. Наприклад, можна:

  • Значно менше часу витрачати на організацію документообміну: відправка, відстеження доставки і повернення тощо.
  • Практично миттєво обмінюватися важливою інформацією між офісом і торговими точками.
  • Істотно заощадити на друці і відправці документації (папір, картриджі, обслуговування принтера та іншого обладнання, кур'єрські та поштові послуги та ін.).
  • Оптимізувати офісний простір, адже не потрібно буде піклуватися про зберігання і архівацію паперових документів і організовувати для цього місце.
  • Поліпшити обмін даними та інформацією, адже електронні документи складніше втратити.
  • Оптимізувати багато торгових операцій: закупівлі, оприбуткування, переміщення, повернення товару, інвентаризацію та інше.

Як впровадити електронний документообіг в магазині, користуючись рішеннями автоматизації касових операцій і товарного обліку?

Тепер давайте більш детально розберемо, як організувати електронний документообіг в магазині за допомогою програм для автоматизації каси і ведення товарного обліку.

  1. Автоматизувати роботу продавців і облік товарообігу. Якщо в магазині або торговій мережі не автоматизовані ці ділянки, то використовувати функцію цифрового обміну даними не вийде. Тому на першому етапі необхідно подумати над впровадженням таких рішень. Якщо хочете більше дізнатися про функціональні можливості системи автоматизації та про те, як вона допомагає роздрібного бізнесу, заходите в розділ наших сервісів
  2. Налаштувати касову і товарнооблікову програму під свої потреби: створити необхідні довідники і визначитися з видами документів, які будуть використовуватися в роботі магазину.
  3. Підготувати загальні правила та інструкції для роботи з документами: створення, заповнення, відправка тощо.
  4. Навчити всіх користувачів роботі в програмі.

инвентаризация в магазине

Щоб ефективно використовувати всі переваги електронного документообігу, потрібно загальним програмним рішенням зв'язати в єдину систему роботу касової зони і облік товарообігу

Chameleon POS – POS-система з функцією електронного документообігу

У нашому софті функція електронного документообігу існує майже 10 років. Ще в 2012 році вийшла версія Chameleon POS, яка по функціоналу і можливостям випереджала час: внутрішній обмін даними працював за допомогою бездротових GPRS каналів, а інвентаризацію стало можливим провести всього за пару годин, не закриваючи магазин.

Сьогодні за допомогою можливостей Chameleon в інтерфейсі системи користувачі можуть:

  • оформляти електронні документи на торговій точці і автоматично передавати в центральний офіс;
  • передавати електронні документи в зворотному напрямку з офісу на торгові точки з подальшим коректуванням даних на точці;
  • менеджмент головного офісу і співробітники торгової точки можуть створювати в програмі основні первинні документи: прихід, переміщення, повернення, замовлення, списання;
  • автоматично відправляти в офіс фінансові документи: внесення грошей в касу, видача, інкасації, господарські потреби та ін .;
  • під час створення торгових документів касир може переключитися в режим чека і продати товар покупцеві;
  • касири можуть проводити переобліку, не закриваючи магазин;
  • друкувати цінники і етикетки прямо на робочому місці касира, торгові документи – з бек-офісу Chameleon Cloud.

Як налаштувати електронний документообіг в POS-системі Chameleon POS?

А тепер невеликий огляд нашого софту, в якому торговельна мережа може організувати внутрішній електронний документообіг.

Отже, щоб ефективно використовувати всі переваги цього модуля, а також зв'язати в єдину систему роботу касової зони і облік товарообігу, на торговій точці в якості фронт-офісу повинна бути встановлена касова программа Chameleon POS. А для бек-офісу необхідно використовувати хмарну систему товарного і фінансового обліку Chameleon Cloud.

Для створення і відправки електронних документів з торгової точки касир використовує вікно «Торгові документи» в інтерфейсі Chameleon POS.

Інтерфейс робочого місця касира в Chameleon POS. У верхній панелі розташовано 7 вікон. Друге вікно – «Торгові документи».

У цьому вікні касир може здійснювати первинний документообіг, створювати і відправляти в центральний офіс різні типи документів. Зокрема:

  1. Формувати замовлення за допомогою документа «Замовлення».
  2. Робити прибуткові накладні. Підтверджувати або відхиляти отримання товарів в прибутковій накладній, яка відправлена ​​офісом.
  3. Робити повернення постачальнику.
  4. Здійснювати переміщення товару з однієї торгової точки на іншу.
  5. Проводити інвентаризацію.
  6. Працювати з документом переоцінки, отриманим з офісу.

Всі ці документи касир може створити за допомогою однієї клавіші, помістивши попередньо курсор на потрібний тип документа. Після заповнення документа потрібно зберегти його і відправити в офіс. Він стане доступний співробітникам офісу, що працюють в інтерфейсі програми товарного обліку Chameleon Cloud.

Електронний документообіг програми для товарного обліку Chameleon Cloud. Функціонал для головного офісу

Робота з електронними матеріалами в програмі Chameleon Cloud відбувається в розділі «Документи».

Розділ «Документи» в інтерфейсі хмарної системи товарного і фінансового обліку Chameleon Cloud

Складається розділ з 7 типів документації: прихід, повернення, переміщення, переоцінка, інвентаризація, касові документи, замовлення.

Будь-який тип документа можна створити з нуля, натиснувши відповідну клавішу. А для документів приходу, повернення, переміщення, переоцінки або замовлення можна також зробити копію з уже існуючих і просто відредагувати вміст при необхідності. Це значно економить час. Після створення і редагування вмісту потрібно натиснути кнопку відправити і вибрати торгову точку, для якої адресована дана інформація.

Для зручності у кожного документа є індикатор, який підказує, на якому етапі підготовки він знаходиться: проведено (зелений колір), очікує підтвердження від торгової точки (жовтий колір), в процесі редагування (блакитний колір).

Також внутрішню комунікацію значно спрощує розділ «Повідомлення». Він створений для обміну короткими повідомленнями між співробітниками офісу і торгових точок.

До речі, нашу бек-офісну програму можна інтегрувати зі сторонніми сервісами (наприклад, бухгалтерськими, кадровими або управлінськими). В цьому випадку можна продуктивно управляти всіма ділянками торгового бізнесу з однієї платформи. Детально про те, як інтегрувати наші рішення з іншими сервісами ми розповіли в недавньому матеріалі «Інтегрувати POS-систему з 1С: як здійснити і кому це потрібно?»

Електронний документообіг для малого бізнесу в роздрібній торгівлі. Чому це важливо?

Давайте підіб'ємо невеликі підсумки. Перехід внутрішньої комунікації в цифровий режим значно полегшує життя торговельним мережам, допомагаючи зв'язати в єдину інформаційну систему всі торгові точки. Але і для малого бізнесу він теж може бути корисний.

Навіть одну-дві торгові точки необхідно адмініструвати. Управлінська команда не завжди може знаходитися в торговому залі 24/7. Але контролювати роботу магазину потрібно. Використовуючи в роботі електронні документи можна прискорити і оптимізувати багато торгових операцій:

  • Створити і миттєво відправити касиру прибуткову накладну (касир відразу ж побачить у програмі створену накладну, підтвердить її і буде приймати по ній товар від постачальника).
  • Бачити в режимі онлайн роботу з документами (чи прийняв документ касир, обробив його тощо).
  • Провести інвентаризацію за кілька годин, не закриваючи магазин.
  • Здійснити переоцінку і моментально повідомити про це торгову точку.
  • Швидко підтвердити повернення або переміщення, які зробили касири.

Це не вичерпний перелік переваг і плюсів, які дає електронний документообіг роздрібному бізнесу. Менеджмент магазину, який його використовує, значно спрощує процес управління і контролю за торговими операціями, економить час і грошові ресурси. Хочете так само? Використовуйте рекомендації нашого матеріалу, і тоді контролювати роботу торгових точок буде набагато простіше.

А якщо ви ще не автоматизували торгові операції, саме час зробити це. Дізнайтеся більше про можливості наших рішень для роздробу: касової і товарнооблікової програм.

Успішно