Зовнішні облікові системи та автоматизація магазину: для кого підходить таке рішення?
Роздрібному магазину сьогодні складно працювати, якщо торговельні процеси не автоматизовані. Облік продажів, руху грошей, товарообігу, залишків просто відсутній. Це означає, що бізнес не може об'єктивно планувати закупівлі, швидко обслуговувати покупців, пропонувати затребуваний асортимент, бачити щоденні обсяги продажів і результати роботи.
Автоматизувати магазин і всі процеси, пов'язані з продажем товарів, розрахунками з покупцями, товарним і фінансовим обліком — це значить контролювати його діяльність у реальному часі.
Невеликі торгові точки і мережі, окремі магазини, як правило, вибирають нескладні і прості програми автоматизації (таким рішенням може бути, наприклад, POS-система). Тоді як великі мережі воліють працювати з більш складними і масивними рішеннями — комплексними обліковими платформами. Пов'язано це з тим, що у великого роздробу набагато більше потреб, ширший штат співробітників. Крім товарного обліку мережам потрібні програми для бухгалтерського, кадрового, складського, управлінського обліку. Зовнішні облікові системи закривають ці потреби.
Внутрішня логіка, інтерфейс і функціонал таких систем орієнтовані більше на користувачів менеджерського рівня. У них звикли працювати бухгалтери, фінансисти, комірники, постачальники та інші фахівці адміністративних підрозділів. Касиру ж у такій програмі орієнтуватися складно.
POS-система призначена для інших завдань: спрощення реалізації товарів і послуг кінцевому покупцеві, автоматизації та контролю саме торгових процесів. Вона націлена на те, щоб полегшити роботу насамперед продавцям.
Тому досить часто великі ритейлери, які потребують зокрема складського, бухгалтерського, кадрового обліку, приймають рішення використовувати ці варіанти автоматизації в симбіозі: POS-систему — для автоматизації робочих місць касирів і товарного обліку, а зовнішню облікову платформу — для бухгалтерських, господарських, управлінських процесів.
Звідси випливає одна з важливих вимог ритейлера до товарнооблікової або POS-системи — це сумісність з іншими важливими для ведення та контролю бізнесу програмами. Наприклад, наше програмне рішення для автоматизації роздробу Chameleon POS підтримує найпоширеніші зовнішні облікові платформи, а наші розробники завжди можуть створити інтеграцію під індивідуальні вимоги клієнта.
Як зв'язати магазин із зовнішньою обліковою системою, грамотно і ефективно синхронізувати програмні рішення між собою?
Клієнти, які крім автоматизації звертаються до нас також за інтеграцією Chameleon POS із зовнішньою обліковою системою, хочуть вирішити кілька завдань. Зокрема:
- посилити існуючий у магазині товарний, складський, бухгалтерський, управлінський облік простим, зрозумілим і зручним робочим місцем продавця на торговій точці;
- створити єдину інформаційну систему і платформу управління для всієї торгової мережі;
- налаштувати постійну ефективну взаємодію і обмін даними між торговими точками;
- налагодити для всіх учасників процесу одночасну роботу з даними в одному місці;
- виключити дублювання інформації, повторне введення однакових даних у різних програмах;
- налагодити постійну синхронізацію даних, оновлення інформації одразу в усіх програмах, навіть за відсутності інтернет-зв'язку;
- оптимізувати типові бізнес-процеси;
- постійно підтримувати актуальність даних у різних програмах.
Залежно від того, з якими завданнями до нас прийшов клієнт, ми або встановлюємо типове рішення, або розробляємо для нього спеціальний модуль інтеграції для обміну даними наших сервісів із зовнішньою обліковою системою і у зворотному напрямку. Для цього у нас працюють фахівці, які розбираються в специфіці та нюансах різних облікових платформ і знають, як грамотно організувати синхронізацію даних.
Стандартне рішення синхронізації програми для автоматизації магазину із зовнішньою обліковою системою. Що входить?
Якщо клієнт користується стандартними конфігураціями облікової платформи, а в їх функціоналі не було доробок і унікальних додатків, то ми встановлюємо йому стандартне рішення для синхронізації даних.
Після інсталяції у клієнта з'являється можливість синхронізувати дані з облікової системи на робоче місце касира Chameleon POS.
Усі довідники, необхідні для ведення товарного обліку на торговій точці, створюються і заповнюються в обліковій системі. Налаштовуються податкові ставки, рівні цін, курси валют. Створюється свій класифікатор товарів (з потрібною кількістю підгруп, типів, колекцій тощо), база постачальників, групи торгових точок і співробітників, які працюватимуть у касовій програмі на торгових точках (фронт-офіс Chameleon).
ПЗ товарної системи Chameleon Cloud у процесі інтеграції виступає як єднальний майданчик для обміну даними між зовнішньою обліковою системою і касовим місцем. З її допомогою користувачі можуть працювати зі звітами та переглядати статистику роботи магазину: бачити в режимі онлайн результати продажів, рух грошових коштів, залишки та інше.
Також у Chameleon Cloud можна самостійно налаштувати акції і дисконтні програми за допомогою простого і зручного конструктора системи лояльності (Chameleon Loyalty System). Для цього не потрібно щоразу залучати програмістів.
В системі обліку Chameleon Cloud зручно переглядати статистику роботи магазину
Після інтеграції магазину із зовнішньою обліковою системою користувачі у стандартному звичному для себе режимі працюють з товарами, їх описом, зберігають і обробляють інформацію про клієнтів, фіксують і аналізують замовлення, відстежують результати роботи магазину.
Розробка нестандартних рішень для інтеграції програми автоматизації магазину із зовнішньою обліковою системою
Досить часта ситуація, коли у клієнта використовується облікова система зі спеціальними індивідуальними доробками. Тут стандартна інтеграція не буде працювати. У цьому випадку ми розробляємо для клієнта індивідуальне рішення для обміну даними, враховуючи всі нюанси роботи ПЗ товарної системи, вимоги клієнта до синхронізації та інші особливості.
Можливо, наприклад, налаштувати автоматичний обмін даними, коли синхронізація відбуватиметься без участі людини. Інформація вивантажуватиметься і оновлюватиметься автоматично. Або ж, як часто буває у клієнтів, в обліковій системі додавалися специфічні функції під певні потреби і робилися доопрацювання різними програмістами, які також потрібно враховувати при інтеграції з Chameleon POS.
Приклад нестандартної інтеграції програми автоматизації продуктового магазину із зовнішньою обліковою системою
Для одного з наших клієнтів, мережі продуктових супермаркетів, ми розробляли нестандартне рішення інтеграції наших сервісів із зовнішньою обліковою системою. Інтегрували хмарну систему обліку Chameleon Cloud з клієнтським бек-офісом з урахуванням індивідуальних вимог. Наприклад, необхідно було доопрацювати модуль системи лояльності, який входить у наше ПЗ для товарного обліку, так, щоб була можливість запустити унікальну клубну картку покупця.
Що таке інтеграція із зовнішньою обліковою системою в програмному комплексі Chameleon? Схема обміну даними і основні етапи
Клієнти можуть синхронізувати дані касової програми і системи товарного обліку з будь-яким софтом, який може знадобитися для роботи, і управляти своїми бізнес-процесами в одному місці.
Ось загальна схема обміну даними наших програмних рішень зі сторонніми платформами.
.jpg)
Загальна схема інтеграції програмних рішень Chameleon зі сторонніми сервісами
Як наші фахівці працюють з клієнтами, щоб інтеграція касової програми і системи товарного обліку із зовнішньою обліковою платформою пройшла успішно?
- Обговорюють цілі інтеграції і результат, який клієнт очікує отримати від цього процесу.
- Вивчають бізнес-процеси клієнта.
- Разом з клієнтом визначають, які довідники, документи, інформацію потрібно буде синхронізувати, якими даними потрібно буде постійно обмінюватися.
- Вивчають облікову систему клієнта, функціонал і конфігурації: чи були доопрацювання або це стандартна версія. Визначають спосіб інтеграції: підійде стандартний або потрібна індивідуальна розробка.
- Оцінюють складність і вартість проекту, стверджують бюджет.
- Укладають договір, приступають до роботи.
- Здійснюють інтеграцію, налаштовують систему, працюють у зв'язці з фахівцями клієнта, вдаються до технічної підтримки при необхідності.
- Перевіряють правильність роботи інтеграції, здійснюють підтримку.
У результаті клієнт отримує єдину інформаційну систему, яка оптимізує бізнес-процеси, значно спрощує роботу і управління торговими точками, пов'язує в єдиний комплекс облік продажів і роботи касирів, процеси обслуговування покупців і систему обліку всіх важливих функцій бізнесу: бухгалтерія, фінанси, кадри, склад та інше.
Потрібна надійна і зручна програма для роботи касира із зрозумілим і простим товарним обліком? Шукаєте рішення, яке легко і швидко інтегрується з наявною у вас обліковою платформою? Потрібно налагодити безперебійний обмін даними? Звертайтеся до наших фахівців. Ми знаємо, як здійснити процес інтеграції швидко і в подальшому досягти стабільної роботи системи. Замовте демонстрацію можливостей прямо зараз.
