Электронный документооборот – это способ перенести все операции по работе с бумажными документами в цифровой формат. Благодаря этому исчезает множество действий, которые отнимают уйму времени и ресурсов: распечатывание, скрепление «мокрой» печатью и подписью, отправка по адресу и др.
Такой обмен данными в последнее время становится частым явлением в компаниях разных отраслей, размеров и форм собственности. Особенно активно используют эту функцию для организации внутреннего взаимодействия между отделами и сотрудниками. Свое влияние оказал на это и массовый переход бизнесов на удаленный формат работы в карантинный период.
Деловая среда меняется. Способы коммуникации тоже. Все больше процессов переходит в онлайн. У предпринимателей есть возможность проводить таким образом собеседования, встречи, совещания, заключать сделки и т.д. Поэтому без обмена материалами в электронном виде (в том числе и важными документами) становится сложно вести бизнес.
К тому же электронный документооборот в Украине утвержден на законодательном уровне. В первую очередь, это касается внешнего обмена между компанией и контрагентами, государственными учреждениями и другими субъектами. Начиная с 2003 года, у нас в стране принято ряд законодательных актов, которые установили юридическую силу цифрового документообмена.
Что такое электронный документооборот магазина?
Электронный документооборот розничного магазина ничем не отличается от такого процесса в компании другой отрасли. Это быстрый способ обмениваться важными документами (например, первичными) с поставщиками или же отправить отчеты в государственные службы. Но самое главное – это инструмент для организации эффективной внутренней коммуникации. Ведь большинство процессов, связанных с обменом информацией, происходит именно внутри бизнеса. Это особенно актуально для розничных сетей, где торговые точки находятся на большом расстоянии друг от друга или администрация магазина территориально размещается отдельно от торговых помещений с кассовыми зонами.
Чтобы успешно внедрить электронный документооборот в магазине, нужно автоматизировать все торговые операции
Далее в статье мы более подробно расскажем, как организовать электронный документооборот в магазине с помощью полезных опций нашего программного обеспечения для автоматизации торговых операций.
Как вести электронный документооборот внутри бизнеса?
Конечно, для этого необходимо автоматизировать бизнес-процессы, перевести важные процедуры и цепочку движения товара в диджитал-формат. Тогда и документы, которые нужны для подтверждения всех этапов этой цепочки, будет легко оформлять в электронном виде.
Хорошим примером того, как перейти на электронный документооборот внутри розничной сети, может быть кейс нашего клиента – сети киосков табачной продукции. Сеть оценила преимущества такого формата работы с документами еще в 2015 году: менеджеры главного офиса отправляли электронные накладные на торговые точки, там продавцы подтверждали или отменяли полученную информацию, самостоятельно осуществляли перемещения, возвраты и т.д..
Тогда за год использования опций обмена данными в онлайн-режиме продуктивность сотрудников компании-клиента выросла в несколько раз, а издержки, наоборот, сократились.
О деталях читайте в нашем материале «Кейс сети «Кисет»: как мы торговые остатки уменьшали». Там мы рассказали не только о том, как наладить электронный документооборот в магазине, но также подробно описали, как клиент с помощью решений автоматизации преодолел проблемы активного роста: остановил неконтролируемый рост товарных остатков, сократив их почти на 30%, вывел из дефицита оборотные средства и наладил эффективное управление продавцами.
Полезные опции и преимущества POS-систем для организации электронного документооборота
Правильно организованная система электронного документооборота магазина может дать управленческому составу массу преимуществ. Например, можно:
- Значительно меньше времени тратить на организацию документообмена: отправка, отслеживание доставки и возврата и т.д..
- Практически мгновенно обмениваться важной информацией между офисом и торговыми точками.
- Существенно сэкономить на печати и отправке документации (бумага, картриджи, обслуживание принтера и другого оборудования, курьерские и почтовые услуги и т.д.).
- Оптимизировать офисное пространство, так как не нужно будет заботиться о хранении и архивировании бумажных документов и организовывать для этого место.
- Улучшить обмен данными и информацией, так как электронные документы сложнее потерять.
- Оптимизировать многие торговые операции: закупки, оприходование, перемещение, возврат товара, инвентаризацию и прочее.
Как внедрить электронный документооборот в магазине, пользуясь решениями автоматизации кассовых операций и товарного учета?
Теперь давайте более подробно разберем, как организовать электронный документооборот в магазине с помощью программ для автоматизации кассы и ведения товарного учета.
- Автоматизировать работу продавцов и учет товарооборота. Если в магазине или торговой сети не автоматизированы эти участки, то использовать функцию цифрового обмена данными не получится. Поэтому на первом этапе необходимо подумать над внедрением таких решений. Если хотите больше узнать о функциональных возможностях системы автоматизации и о том, как она помогает розничному бизнесу, заходите в раздел наших сервисов.
- Настроить кассовую и товароучетную программу под свои нужды: создать необходимые справочники и определиться с видами документов, которые будут использоваться в работе магазина.
- Подготовить общие правила и инструкции для работы с документами: создание, заполнение, отправка и т.д.
- Обучить всех пользователей работе в программе.
Чтобы эффективно использовать все преимущества электронного документооборота, нужно общим программным решением связать в единую систему работу кассовой зоны и учет товарооборота
Chameleon POS – POS-система с функцией электронного документооборота
В нашем софте функция электронного документооборота существует почти 10 лет. Еще в 2012 году вышла версия Chameleon POS, которая по функционалу и возможностям опережала время: внутренний обмен данными работал с помощью беспроводных GPRS каналов, а инвентаризацию стало возможным провести всего за пару часов, не закрывая магазин.
Сегодня с помощью возможностей Chameleon в интерфейсе системы пользователи могут:
- оформлять электронные документы на торговой точке и автоматически передавать в центральный офис;
- передавать электронные документы в обратном направлении из офиса на торговые точки с последующей корректировкой данных на точке;
- менеджмент главного офиса и сотрудники торговой точки могут создавать в программе основные первичные документы: приход, перемещение, возврат, заказ, списание;
- автоматически отправлять в офис финансовые документы: внесение денег в кассу, выдача, инкассации, хозяйственные нужды и др.;
- во время создания торговых документов кассир может переключиться в режим чека и продать товар покупателю;
- кассиры могут проводить переучеты, не закрывая магазин;
- печатать ценники и этикетки прямо на рабочем месте кассира, торговые документы – из бэк-офиса Chameleon Cloud.
Как настроить электронный документооборот в POS-системе Chameleon POS?
А теперь небольшой обзор нашего софта, в котором торговая сеть может организовать внутренний электронный документооборот.
Итак, чтобы эффективно использовать все преимущества этого модуля, а также связать в единую систему работу кассовой зоны и учет товарооборота, на торговой точке в качестве фронт-офиса должна быть установлена кассовая программа Chameleon POS. А для бэк-офиса необходимо использовать облачную систему товарного и финансового учета Chameleon Cloud.
Для создания и отправки электронных документов с торговой точки кассир использует окно «Торговые документы» в интерфейсе Chameleon POS.
Интерфейс рабочего места кассира в Chameleon POS. В верхней панели расположено 7 окон. Второе окно – «Торговые документы».
В этом окне кассир может осуществлять первичный документооборот, создавать и отправлять в центральный офис разные типы документов. В частности, он может:
- Формировать заказы с помощью документа «Заказ».
- Делать приходные накладные. Подтверждать или отклонять получение товаров в приходной накладной, которая отправлена офисом.
- Делать возврат поставщику.
- Осуществлять перемещение товара с одной торговой точки на другую.
- Проводить инвентаризацию.
- Работать с документом переоценки, полученным из офиса.
Все эти документы кассир может создать с помощью одной клавиши, поместив предварительно курсор на нужный тип документа. После заполнения документа нужно сохранить его и отправить в офис. Он станет доступен сотрудникам офиса, работающем в интерфейсе программы товарного учета Chameleon Cloud.
Электронный документооборот программы для товарного учета Chameleon Cloud. Функционал для главного офиса
Работа с электронными материалами в программе Chameleon Cloud происходит в разделе «Документы».
Раздел «Документы» в интерфейсе облачной системы товарного и финансового учета Chameleon Cloud
Состоит раздел из 7 типов документации: приход, возврат, перемещение, переоценка, инвентаризация, кассовые документы, заказы.
Любой тип документа можно создать с нуля, нажав соответствующую клавишу. А для документов прихода, возврата, перемещения, переоценки или заказа можно также сделать копию из уже существующих и просто отредактировать содержимое при необходимости. Это значительно экономит время. После создания и редактирования содержимого нужно нажать кнопку отправить и выбрать торговую точку, которой адресована данная информация.
Для удобства у каждого документа есть индикатор, который подсказывает, на каком этапе подготовки он находится: проведен (зеленый цвет), ожидает подтверждения от торговой точки (желтый цвет), в процессе редактирования (голубой цвет).
Также внутреннюю коммуникацию значительно упрощает раздел «Сообщения». Он создан для обмена короткими сообщениями между сотрудниками офиса и торговых точек.
Кстати, нашу бэк-офисную программу можно интегрировать со сторонними сервисами (например, бухгалтерскими, кадровыми или управленческими). В этом случае можно продуктивно управлять всеми участками торгового бизнеса с одной платформы. Подробно о том, как интегрировать наши решения с другими сервисами мы рассказали в недавнем материале «Интегрировать POS-систему с 1С: как осуществить и кому это нужно?»
Электронный документооборот для малого бизнеса в рознице. Почему это важно?
Давайте подведем небольшие итоги. Перевод внутренней коммуникации в цифровой режим значительно облегчает жизнь торговым сетям, помогая связать в единую информационную систему все торговые точки. Но и для малого бизнеса он тоже может быть полезен.
Даже одну-две торговые точки необходимо администрировать. Управленческая команда не всегда может находиться в торговом зале 24/7. Но контролировать работу магазина нужно. Используя в работе электронные документы можно ускорить и оптимизировать многие торговые операции:
- Создать и мгновенно отправить кассиру приходную накладную (кассир сразу же увидит в программе созданную накладную, подтвердит ее и будет принимать по ней товар от поставщика).
- Видеть в режиме онлайн работу с документами (принял ли документ кассир, обработал ли его и т.д.).
- Провести инвентаризацию за несколько часов, не закрывая магазин.
- Осуществить переоценку и моментально уведомить об этом торговую точку.
- Быстро подтвердить возврат или перемещение, которые сделали кассиры.
Это не исчерпывающий список возможностей и плюсов, которые дает электронный документооборот розничному бизнесу. Менеджмент магазина, который его использует, значительно упрощает процесс управления и контроля за торговыми операциями, экономит время и денежные ресурсы. Хотите так же? Используйте рекомендации нашего материала, и тогда контролировать работу торговых точек будет намного проще.
А если вы еще не автоматизировали торговые операции, самое время сделать это. Узнайте больше о возможностях наших решений для розницы: кассовой и товароучетной программ.
