Товар прийшов – товар пішов: як організувати приймання товару і вести облік в POS-системі?

Облік товару від закупівлі до продажу: що потрібно знати підприємцю?

Облік товару в магазині – один з найважливіших бізнес-процесів. Без його організації, належного ведення та контролю в роздрібному бізнесі пануватиме хаос, а у керівника не буде можливості та ресурсів для стабільного розвитку і зростання.

Як виглядає рух товару, з яких етапів складається? Що, власне, потрібно враховувати і аналізувати? Покажемо приблизну схему обороту товару в роздрібному магазині..

Як бачимо, товар проходить довгий шлях і ділиться на певні етапи.

На кожному етапі з товаром здійснюють якісь операції. Інформацію про це необхідно фіксувати і зберігати, щоб в подальшому можна було аналізувати результати продажів, грамотно будувати прогнози і здійснювати закупівлі наступних партій товару.

Для проведення в обліку кожної операції існують спеціальні документи: прибуткові накладні, акти інвентаризації, повернення, переоцінки, списання та інші. Наприклад, щоб товар, що отримано від постачальника, відбився в системі обліку (потрапив в базу), його потрібно оформити відповідним документом – прибутковою накладною. Або ж, щоб, наприклад, відобразити етап повернення товару від покупця, для цього слід створити накладну повернення.

Щоб облік товарів в магазині був дійсно ефективним і сучасним, його автоматизують і налаштовують електронний документообіг. Але це не єдиний спосіб вести товарний облік. Є кілька варіантів, торкнемося їх нижче.

Як вести облік товару в магазині: інструменти та можливості?

Вести облік товару в роздрібному магазині можна двома способами: вручну, записуючи операції з товарами в журнал або Excel, або ж автоматично, за допомогою різних спеціалізованих програмних рішень.

Перший спосіб, хоча і не дуже продуктивний, але все ще часто зустрічається в малому бізнесі з однією-двома торговими точками, де, як правило, малочисельний асортимент і купівельний трафік. Але в міру зростання і розширення підприємець все ж приходить до висновку, що вести товарний облік в зошиті – це значить неефективно використовувати свої ресурси і втрачати контроль над операційною діяльністю. І тоді він замислюється про автоматизацію торговельних процесів.

Тут у нього є вибір з кількох рішень: CRM, облікові системи на кшталт 1С, хмарні сервіси, POS-системи та інше. Кожен бізнес вибирає саме той інструмент, який максимально підходить під його цілі і завдання, специфіку і нюанси.

Програма для товарного обліку. Її плюси в порівнянні з ручним керуванням

Звичайно, у автоматизованого обліку маса плюсів перед ручним веденням. Ось найцінніші з них:

• Швидкий пошук товару в базі і додавання нових позицій.
• Результати продажів в режимі реального часу.
• Інвентаризація за пару годин без зупинки робочого процесу.
• Зручний контроль залишків за допомогою спеціальних звітів.
• Раціональний прогноз закупівель на основі статистики, а не інтуїції.
• Оперативна динаміка результатів: можна відстежувати популярні товари, менш затребувані позиції і коригувати асортимент.

Контроль дій продавців: вже не вийде працювати «мимо каси».

ЧЩо значить оприбуткувати товар?

Повернемося до конкретних торговельних операцій і їх відображення в обліку. Основна – це прихід товару або її ще називають «приймання товару».

Тут зробимо невелику ремарку. Найчастіше, підприємці під терміном «оприбуткування товару» розуміють процес приймання товару і його оформлення прибуткової накладної. Бухгалтери ж називають «оприбуткуванням» операцію, коли в магазині виявлено неврахований товар і його потрібно додати в базу, поставити на облік. У цьому матеріалі під приходом або оприбуткуванням товару будемо розуміти обидві операції. Так як і одна і друга означають появу нових позицій товару.

Що значить оприбуткувати товар? Це означає, отримати від постачальника потрібну кількість товарів за заздалегідь сформованим замовленням (або ж виявити неврахований товар в магазині) і поставити їх на облік, тобто додати в свою базу.

Для здійснення приходу й оформлення цієї операції використовується спеціальний документ – прибуткова накладна. Як правило, вона створюється заздалегідь відповідальним менеджером і «спускається» на торгову точку, продавцеві та постачальнику.

Як оприбуткувати товар в електронній системі обліку?

Як це відбувається на практиці, якщо роздрібний магазин використовує спеціалізоване програмне рішення для ведення товарного обліку?

Процес створення прибуткової накладної в системі обліку Chameleon Cloud

Адміністратор створює в електронному вигляді прибуткову накладну та відправляє її на торгову точку. Постачальнику відправляється документ замовлення із зазначеним переліком необхідних товарів. Він привозить замовлення на торгову точку. Продавець за прибутковою накладною приймає товар від постачальника, звіряючи привезені позиції за кількістю і якістю з тими, що вказані в документі.

Якщо все збігається, накладну підтверджують, а товари заносять в базу системи обліку. Якщо є розбіжності, то касир записує фактичну кількість товару і відправляє документ назад в офіс. Далі вже відповідальний співробітник працює з постачальником з цього питання.

Як POS-система Chameleon допомагає враховувати прихід товарів

POS-система – це комплекс для автоматизації торгового процесу, що складається з касового обладнання (основне – це фіскальний реєстратор) і програмного забезпечення. ПЗ не тільки автоматизує роботу продавця, розрахунки з покупцями, але й облік товарів.

Система POS (що розшифровується як Point of Sale, в перекладі – точка продажів або торгова точка) значно спрощує і прискорює процес обслуговування покупців. Підприємець може налаштувати таку систему під себе, вибравши мінімально необхідне для роботи обладнання і програмні модулі.

За допомогою такого рішення дуже просто здійснювати будь-які операції з товаром, відображати їх в обліку і в подальшому аналізувати діяльність.

Наприклад, щоб провести прихід товару в POS-системі Chameleon, потрібно просто створити потрібний документ одним з доступних способів: з центрального офісу, тобто використовуючи інтерфейс системи обліку Chameleon Cloud, або на робочому місці касира, використовуючи інтерфейс програми для роботи продавця Chameleon POS. Розглянемо покроково перший спосіб.

Створення прибуткової накладної з головного офісу:

Для цього використовується система обліку Chameleon Cloud, в якій працює менеджмент торгової точки. Спеціаліст може створити прибуткову накладну вручну або імпортувати готовий файл у форматі csv. Розглянемо покроково перший варіант.

1. Потрібно перейти в розділ «Документи» і вибрати зі списку вкладку «Прихід».

Розділ «Документи/Прихід» у системе обліку Chameleon Cloud

2. Після переходу відкривається список вже створених документів з двома активними кнопками: «Нова прибуткова накладна» і «Прихід з документа».

3. Кнопка «Нова прибуткова накладна» відкриває вікно для заповнення даних.

У вікні потрібно заповнити рядки: номер накладної, дата документа, торгова точка, постачальник і натиснути Ок.

4. З'явиться список товарів, з якого необхідно по черзі вибрати товари і додати їх в документ.

5. Клік на товар відкриває його картку, в якій потрібно вказати кількість, ціну, одиницю виміру і серію (якщо вона є). І так для кожного товару, який потрібно додати в накладну.

6. Кнопка «Прихід з документа» відкриє список доступних документів, на основі яких можна створити накладну: переоцінка, повернення, замовлення або переміщення. Потрібно вибрати необхідний.

7. У вікні, потрібно заповнити: номер нового документа, дату, торгову точку, на яку документ буде відправлений, постачальника. Натиснути «Ок». Список товарів, які входили в цей документ, копіюється в нову прибуткову накладну.

8. Якщо потрібно відкоригувати інформацію про товари, по черзі змініть в картці кожного товару кількість, ціну, одиницю виміру і серію (якщо є).

9. Коли усі товари будуть додані в накладну, потрібно натиснути «Відправити документ». Накладна відправиться на торгову точку. У касира в програмі у вкладці «Прихід», на її іконці буде зеленим підсвічуватися інформація про отримання нового документа.

Вкладка «Прихід» на робочому місці касира в програмі Chameleon POS.

У цьому випадку продавець отримує вже готовий прибутковий документ з переліком товарів, які повинен привезти постачальник, і не витрачає час на його заповнення. Йому потрібно просто звірити отримані від постачальника товари за накладною за кількістю і якістю.

Іноді бувають недовезення, шлюб або бій товару. Якщо кількість привезеного постачальником товару відрізняється від зазначеного в прибутковій накладній, касир робить правки в електронному документі, вказуючи фактичну кількість, зберігає їх і відправляє назад в офіс, натиснувши кнопку «Відправити». Таким чином, буде зафіксовано фактична кількість товару, яке надійшло від постачальника. А невідповідності в накладній будуть в приватному порядку розглянуті відповідальним менеджером.

Якщо товари не задовольняють касира за якістю, він може здійснити повернення, створивши для цього відповідну накладну повернення.

Про другий спосіб створення прибуткової накладної за допомогою нашого софту – на робочому місці касира – ми докладно розповідали у відео-уроці. Щоб переглянути, натисніть на зображенні.

POS-система для магазину – крок до сучасного та прибуткового бізнесу

Як може виглядати ідеальний сучасний магазин? Вважаємо, що це магазин:

• з доброзичливими касирами, які професійно володіють касовим обладнанням і оперативно обслуговують покупців, не затримуючи і не збираючи чергу;
• з «розумною» касою, де можна розрахуватися будь-яким зручним способом: готівкою, карткою, телефоном тощо;
• зі зрозумілою і вигідною програмою лояльності, яка привертає більше покупців;
• з додатковими сервісами, де можна поповнити мобільний, оплатити комунальні послуги, придбати квитки тощо.

Таким магазин стає після впровадження ефективного рішення автоматизації – сучасної POS-системи.

Якщо хочете змінити свою торгову точку і перетворити її на сучасний, інноваційний, прибутковий магазин, знайомтеся ближче з CHAMELEON! Більше про можливості програми читайте тут.

Вирішили купити POS-систему для свого магазину? Наші менеджери розрахують вартість для ваших цілей. Оформити заявку.