Товар пришел – товар ушел: как оприходовать товар и вести учет в POS-системе?
Учет товара от закупки до продажи: что нужно знать предпринимателю?
Учет товара в магазине – один из самых важных бизнес-процессов. Без его организации, должного ведения и контроля в розничном бизнесе будет царить хаос, а у руководителя не будет возможностей и ресурсов для стабильного развития и роста.
Как выглядит движение товара, из каких этапов состоит? Что, собственно, нужно учитывать и анализировать? Покажем примерную схему оборота товара в розничном магазине.
Как видим, товар проходит длинный путь и делится на определенные этапы.
На каждом этапе с товаром осуществляют какие-то операции. Информацию об этом необходимо фиксировать и сохранять, чтобы в дальнейшем можно было анализировать результаты продаж, грамотно строить прогнозы и совершать закупки следующих партий товара.
Для проведения в учете каждой операции существуют специальные документы: приходные, возвратные накладные, акты инвентаризации, переоценки, списания и другие. Например, чтобы полученный от поставщика товар отразился в системе учета (попал в базу), его нужно оформить соответствующим документом – приходной накладной. Или же, чтобы, например, отразить этап возврата товара от покупателя, для этого следует создать возвратную накладную.
Чтобы учет товаров в магазине был действительно эффективным и современным, его автоматизируют и настраивают электронный документооборот. Но это не единственный способ вести товарный учет. Есть несколько вариантов, коснемся их ниже.
Как вести учет товара в магазине: инструменты и возможности?
Вести учет товара в розничном магазине можно двумя способами: вручную, записывая операции с товарами в журнал или Excel, или же автоматически, с помощью разных специализированных программных решений.
Первый способ, хотя и не очень продуктивный, но все еще часто встречается в малом бизнесе с одной-двумя торговыми точками, где, как правило, малочисленный ассортимент и покупательский трафик. Но по мере роста и расширения предприниматель все же приходит к выводу, что вести товарный учет в тетради – это значит неэффективно использовать свои ресурсы и терять контроль над операционной деятельностью. И тогда он задумывается об автоматизации торговых процессов.
Здесь у него есть выбор из нескольких решений – CRM, учетные системы вроде 1С, облачные сервисы, POS-системы и прочее. Каждый бизнес выбирает именно тот инструмент, который максимально подходит под его цели и задачи, специфику и нюансы.
Программа для товароучета. Ее плюсы по сравнению с ручным управлением
Конечно, у автоматизированного учета масса плюсов перед ручным ведением. Вот самые ценные из них:
- Быстрый поиск товара в базе и добавление новых позиций.
- Результаты продаж в режиме реального времени.
- Инвентаризация за пару часов без остановки рабочего процесса.
- Удобный контроль остатков с помощью специальных отчетов.
- Рациональный прогноз закупок на основе статистики, а не интуиции.
- Оперативная динамика результатов: можно отслеживать популярные товары, менее востребованные позиции и корректировать ассортимент.
Контроль действий продавцов: уже не получится работать «мимо кассы».
Что значит оприходовать товар?
Вернемся к конкретным торговым операциям и их отражении в учете. Основная – это приход товара или ее еще называют «приемка товара».
Здесь сделаем небольшую ремарку. Зачастую, предприниматели под термином «оприходование товара» понимают процесс приемки товара и его оформление приходной накладной. Бухгалтеры же называют «оприходованием» операцию, когда в магазине выявлен неучтенный товар и его нужно добавить в базу, поставить на учет. В этом материале под приходом или оприходованием товара будем понимать обе операции. Так как и одна и вторая означают появление новых позиций товара.
Что значит оприходовать товар? Это значит, получить от поставщика нужное количество товаров по заранее сформированному заказу (или же выявить неучтенный товар в магазине) и поставить их на учет, то есть добавить в свою базу.
Для совершения и оформления этой операции используется специальный документ – приходная накладная. Как правило, она создается заранее ответственным менеджером и спускается на торговую точку, продавцу и поставщику.
Как оприходовать товар в электронной системе учета?
Как это происходит на практике, если розничный магазин использует специализированное программное решение для ведения товарного учета?
Процесс создания приходной накладной в системе учета Chameleon Cloud
Администратор создает в электронном виде приходную накладную и отправляет ее на торговую точку. Поставщику отправляется документ заказа с указанным перечнем необходимых товаров. Он привозит заказ на торговую точку. Продавец по приходной накладной принимает товар от поставщика, сверяя привезенные позиции по количеству и качеству с теми, что указаны в документе.
Если всё совпадает, накладную подтверждают, а товары заносят в базу системы учета. Если есть расхождения, то кассир записывает фактическое количество товара и отправляет документ обратно в офис. Дальше уже ответственный сотрудник работает с поставщиком по этому вопросу.
Как POS-система Chameleon помогает учитывать приход товаров
POS-система – это комплекс для автоматизации торгового процесса, состоящий из кассового оборудования (основное – это фискальный регистратор) и программного обеспечения. ПО не только автоматизирует работу продавца, расчеты с покупателями, но и учет товаров.
Система POS (что расшифровывается как Point of Sale, в переводе – точка продаж или торговая точка) значительно упрощает и ускоряет процесс обслуживания покупателей. Предприниматель может настроить такую систему под себя, выбрав минимально необходимое для работы оборудование и программные модули.
С помощью такого решения очень просто совершать любые операции с товаром, отражать их в учете и в дальнейшем анализировать деятельность.
Например, чтобы провести приход товара в POS-системе Chameleon, нужно просто создать нужный документ одним из доступных способов: из центрального офиса, то есть используя интерфейс системы учета Chameleon Cloud, или на рабочем месте кассира, используя интерфейс программы для работы продавца Chameleon POS. Рассмотрим пошагово первый способ.
Создание приходной накладной из главного офиса:
Для этого используется система учета Chameleon Cloud, в которой работает менеджмент торговой точки. Специалист может создать приходную накладную вручную или импортировать готовый файл в формате csv. Рассмотрим пошагово первый вариант.
1. Нужно перейти в раздел «Документы» и выбрать из выпадающего списка вкладку «Приход».
Раздел «Документы/Приход» в системе учета Chameleon Cloud
2. После перехода открывается список уже созданных документов с двумя активными кнопками «Новая приходная накладная» и «Приход с документа».
3. Кнопка «Новая приходная накладная» открывает новое окно для заполнения данных.
В появившемся окне нужно заполнить строки: номер накладной, дата документа, торговая точка, поставщик и нажать Ок.
4. Появится список товаров, из которого необходимо поочередно выбрать товары и добавьте их в документ.
5. Клик на товар открывает его карточку, в которой нужно указать количество, цену, единицу измерения и серию (если она есть). И так для каждого товара, который нужно добавить в накладную.
6. Кнопка «Приход из документа» откроет список доступных документов, на основе которых можно создать накладную: переоценка, возврат, заказ или перемещение. Нужно выбрать необходимый.
7. В открывшемся окне нужно заполнить: номер нового документа, дату, торговую точку, на которую документ будет отправлен, поставщика. Нажать «Ок». Список товаров, которые входили в этот документ, копируется в новую приходную накладную.
8. Если нужно откорректировать информацию о товарах, поочередно измените в карточке каждого товара количество, цену, единицу измерения и серию (если есть).
9. Когда все товары будут добавлены в накладную, нужно нажать «Отправить документ». Накладная отправится на торговую точку. У кассира в программе во вкладке «Приход», на ее иконке будет зеленым подсвечиваться информация о получении нового документа.
Вкладка «Приход» на рабочем месте кассира в программе Chameleon POS.
В этом случае продавец получает уже готовый приходный документ с перечнем товаров, которые должен привезти поставщик, и не тратит время на его заполнение. Ему нужно просто сверить полученные от поставщика товары по накладной по количеству и качеству.
Иногда бывают недовозы, брак или бой товара. Если количество привезенного поставщиком товара отличается от указанного в приходной накладной, кассир делает правки в электронном документе, указывая фактическое количество, сохраняет их и отправляет обратно в офис, нажав кнопку «Отправить». Таким образом, будет зафиксировано фактическое количество товара, которое поступило от поставщика. А несоответствия в накладной будут в частном порядке рассмотрены ответственным менеджером.
Если товары не удовлетворяют кассира по качеству, он может осуществить возврат, создав для этого соответствующую накладную возврата.
О втором способ создания приходной накладной с помощью нашего софта - на рабочем месте кассира – мы подробно рассказывали в видео-уроке. Для просмотра нажмите на изображении.
POS-система для магазина – шаг к современному и прибыльному бизнесу
Как может выглядеть идеальный современный магазин? Считаем, что это магазин:
- с доброжелательными кассирами, которые профессионально владеют кассовым оборудованием и оперативно обслуживают покупателей, не задерживая и не собирая очередь;
- с «умной» кассой, где можно рассчитаться любым удобным способом: наличными, карточкой, телефоном и др.;
- с понятной и выгодной программой лояльности, которая привлекает больше покупателей;
- с дополнительными сервисами, где можно пополнить мобильный, оплатить коммунальные услуги, приобрести билеты и т.д.;
Таким магазин становится после внедрения эффективного решения автоматизации – современной POS-системы.
Если хотите изменить свою торговую точку и превратить ее в современный, инновационный, прибыльный магазин, знакомьтесь ближе с CHAMELEON! Больше о возможностях программы читайте здесь.
Решили купить POS-систему для своего магазина? Наши менеджеры рассчитают стоимость для ваших целей. Оформить заявку.
