Касова програма для магазину: must have чи зайві витрати?

программа для кассира

«Передовий фронт» магазину: що таке касова програма?

Касова програма – це спеціалізоване програмне забезпечення для встановлення на пристрій, на якому працює продавець на касі (наприклад, комп'ютер з клавіатурою або тач монітором, планшет або смартфон). Програма враховує (реєструє) продажі. З її допомогою продавець розраховує вартість покупки та приймає оплату, формує, друкує, фіскалізує чеки.

Касова програма – це зв'язуючий елемент POS-системи, що поєднує між собою інші пристрої та обладнання, що використовується на касі. Тому ПЗ для каси також можуть називатися фронт-офісом системи автоматизації.

Чим відрізняється від касового апарату?

Касовий апарат необхідний для виконання платіжних операцій на касі: внести дані про товари, розрахувати вартість, видати чек. При цьому частина цих операцій робиться касиром вручну (наприклад, внесення назви товару чи суми). Додаткових функцій у цього пристрою немає. У нього може бути вбудована грошова скринька та принтер. Решту обладнання потрібно використовувати окремо.

Касова програма поєднує між собою всі пристрої POS-системи та має набагато більше можливостей. Завдяки їй практично всі операції на касі відбуваються автоматично: додавання товарів у чек, розрахунок вартості тощо. До того ж усі дані про кожну продану одиницю товару фіксуються та зберігаються в базі. Їх можна відслідковувати в реальному часі, а надалі використовувати для керування асортиментом, залишками, закупівлями та інше. Використання касової програми виводить роботу продавця на інший якісний рівень.

кассовый аппарат

Програма для каси магазину: навіщо потрібна та чим корисна?

Пройдемося по основним завданням ПЗ для каси. І відповімо на запитання, навіщо її використовувати магазину. Ось наших 7 відповідей «щоб»:

Прискорити процес обслуговування покупців. Програма автоматизує практично всі касові операції (особливо пошук та додавання товару в чек). Більшість рішень мають зручний наочний інтерфейс із зрозумілими кнопками. Завдяки цьому всі дії для оплати здійснюються буквально за пару кліків.

Надати покупцям різні способи оплати. Завдяки тому, що касове програмне забезпечення пов'язує все обладнання в єдину систему (у тому числі термінал для прийому банківських карток), продавець може прийняти від покупця оплату будь-яким способом: готівкою, банківською картою, навіть комбінованим типом тощо.

Аналіз продажів. Касова програма збирає всю інформацію про продані товари: кількість, вартість, динаміка тощо. Ці дані можна переглядати в режимі реального часу, а надалі на їхній основі (використовуючи товарооблікову програму) можна формувати різні звіти: динаміка продажів за певний період, залишки, середній чек, ТОР-товарів та інше.

Зменшити недостачі та захиститися від махінацій. У касовому ПЗ можна оперативно змінювати вартість товару і при цьому розмежувати права адміністратора та продавця, щоб останній не робив цього самостійно. Так можна уникнути махінацій із ціною та вагою та контролювати дії продавців.

Підвищити лояльність покупців. Крім зручних та швидких розрахунків з покупцями, можна також підключити програму лояльності та пропонувати знижки та бонуси, оплату покупок балами дисконтної програми та багато іншого.

Інтегрувати все обладнання із касою.  До пристрою з касовою програмою (наприклад, ПК) підключається решта обладнання: сканер штрих-кодів, фіскальний реєстратор (або використовують програмний РРО), грошовий ящик, ваги. Інформація з цих пристроїв автоматично відображається в касовій програмі.

Організувати роботу касира. Крім фіксації продажів у касовій програмі продавець виконує й інші свої функціональні обов'язки: закриває/відкриває зміну, формує касові документи та Z-звіти, проводить інвентаризацію та працює з іншими документами складського обліку, контролює залишок коштів у касі та багато іншого.

Касова програма для магазину: 5 ситуацій, коли вона сильно рятує

Зараз торкнемося основних функцій стандартної касової програми та розповімо, у яких практичних ситуаціях вона значно спрощує роботу продавця та допомагає магазину ефективніше працювати.

  1. Пошук товару

Завдяки використанню в магазині касової програми у складі POS-системи можна значно спростити роботу з товарами. Наприклад, через товарооблікову програму створюється номенклатура кожної торгової точки та завантажується готова база товарів із цінами та артикулами. Товар можна швидко знайти за штрих-кодом, назвою або артикулом.

  1. Продаж товару

Формувати чек у касовій програмі, приймати оплату від покупця максимально просто та швидко. Все відбувається автоматично. Особливо, якщо на касі підключено сканер штрих-кодів. Тоді касир просто сканує товари, а програма автоматично додає їх у чек, розраховує суму покупки, решту, якщо оплата приймається готівкою, та інші дані.

  1. Фіскалізація продажів

Особливо актуальною ця опція стає в 2022 році. Оскільки всі підприємці єдиного податку 2-4 групи зі сфери роздрібної торгівлі повинні застосовувати у себе на касі реєстратори розрахункових операцій. Ідеальним варіантом у цьому випадку для ритейлу стає програмний РРО. Як правило, він інтегрований у касову програму. І всі видані чеки автоматично фіскалізуються. 

Про всі нюанси вибору та реєстрації ПРРО ми писали у нашому нещодавньому матеріалі Велика фіскалізація 2022: все, що ви хотіли знати про програмний РРО

  1. Інвентаризація та робота зі складом

Касова програма у складі POS-системи дає можливість касиру працювати з документами складського обліку. Наприклад, продавець може самостійно здійснити замовлення товару, провести повернення та переміщення. Створити документ інвентаризації та перевірити залишки.

  1. Електронний документообіг

Ще одна дуже важлива опція касової програми – продавець всі дії здійснює у програмі, а всі документи готує та передає в електронному вигляді. Так магазин позбавляється від паперової рутини та багатьох незручностей, пов’язаних з нею.

Сучасна програма для каси: мастхев можливостей та опції

Виходячи зі всього вище сказаного, можна вивести умовний список обов’язкових вимог до сучасної касової програми чи POS-системи. Що вона повинна вміти:

  • збирати дані для керування ключовими етапами ланцюжка руху товару;
  • інтегруватися з різними апаратними пристроями та сторонніми програмними рішеннями типу 1С;
  • підтримувати будь-які засоби оплати;
  • легко масштабуватись;
  • забезпечувати ліцензійну чистоту бізнесу та безпеку даних;
  • підтримувати кілька інтерфейсних рішень;
  • мати постійну технічну підтримку та сервіс.

Програма для касирів Chameleon POS – суперсила для касира

На прикладі нашої касової програми Chameleon POS розповімо про основні опції та переваги такого софту.

Наше ПЗ для роботи касира реалізовано для операційної системи Linux і має два інтерфейсні рішення для ПК: клавіатурне та для touch-монітора (POS-монітора).

кассовая программа

Повноцінно працювати у програмі та обслуговувати покупців можна вже за кілька годин після її інсталяції на комп'ютер. Меню програми складається з 7 режимів/вкладок, які охоплюють усі напрямки роботи касира: від формування чека до звітності. Для ще більшої функціональності реалізовано меню з підказками, яке містить кнопки для швидкого доступу до найчастіших касових операцій.

кассовая программа для магазина

Проведемо софт-тур 7 розділами нашої касової програми

1. Зручна робота з чеком

У режимі «Чек» відбувається 90% дій касира. Завдяки лаконічному інтерфейсу та підказкам продавець легко здійснює продаж товарів і оперативно розраховує покупців, не створюючи черг і не здійснюючи помилок у розрахунках. Товари легко шукати в базі та додавати в чек, редагувати інформацію в чеку, проводити розрахунки, скасування та повернення.

продажа товара в кассовой программе

Докладно про те, як працювати з чеком у нашій касовій програмі, ми писали у статті «Як працювати з чеком у касовій програмі, щоб покращити сервіс у магазині?».

2. Робота з торговими документами

В нашій касовій програмі реалізовано функціонал для роботи з основними документами складського обліку. Касир на робочому місці може не тільки сформувати замовлення постачальнику, оприбуткувати товар, а й провести інвентаризацію, не зупиняючи торгівлю та обслуговування покупців, здійснити повернення чи переміщення. У цьому розділі можна працювати з 6 різними документами: замовлення, інвентаризація, прихід, повернення, переміщення, переоцінка.

программа в кассовой программе

3. Робота з касовими документами

Ще один дуже важливий для щоденної роботи касира розділ. У ньому продавець може створювати різні касові документи: надходження, витрати, реєстрація залишку грошей, службове внесення та службова видача. Тут також відображаються документи, зроблені за допомогою меню фіскального реєстратора.

программа для торговли

4.Оплата рахунків для покупців

Одна з фірмових особливостей нашої касової програми – це можливість на касі приймати від покупців оплату за рахунками мобільних операторів чи комунальних організацій. Для цього у всі наші програмні рішення інтегровано спеціальний платіжний модуль. У четвертому вікні програми «Поповнення» відображається інформація про всі прийняті від покупців платежі. Касир може самостійно перевірити, які номери поповнював, коли і у який день.

5.Звіти для касира

Розділ «Звіти» зробить роботу продавця максимально продуктивною. Тут можна контролювати залишок коштів на робочому місці, надсилати до головного офісу фінансові документи в електронному вигляді. Загалом у цьому розділі можна формувати 5 типів документів: звіт про продані товари, залишок коштів у касі, звіт за поповненнями, виторг, чеки.

кассовые программы

6. Повідомлення

Розділ «Повідомлення» – зручний внутрішній чат для швидкого обміну інформацією між касиром торгової точки та головним офісом. Допомагає налагодити продуктивну та оперативну комунікацію між співробітниками.

7. Додаткове вікноо

Цей режим реалізований для того, щоб швидко переглянути залишки товарів на торговій точці та провести підрахунок купюр у касі.

До речі, на нашому YouTube-каналі є докладний відеоогляд інтерфейсу касової програми Chameleon POS. Запрошуємо до перегляду:

кассовая программа для магазина

Касові програми для магазину: що потрібно знати?

Як висновок підіб'ємо невеликі підсумки: що ритейлеру потрібно знати про касову програму, щоб ефективно організувати роботу продавця у своєму магазині.

  1. Касова програма враховує продаж товарів, що проходять через касу, формує чек та фіскалізує його (за допомогою фіскального реєстратора або вбудованого ПРРО).
  2. Програма працює на комп'ютері, але можуть бути варіанти для смартфона, які встановлюються на телефон як мобільний додаток.
  3. Касова програма – це фронт-офіс POS-системи, що поєднує між собою інші пристрої та обладнання, що використовується на касі.
  4. Для ефективної роботи торгової точки разом із касовою програмою підключають другий елемент POS-системи, її бек-офіс – товарооблікову програму. Це дає можливість працювати з даними про продажі, які фіксує та зберігає касова програма, а також інтегрувати програму з іншими сервісами: наприклад, бухгалтерськими та управлінськими.
  5. Касова програма значно спрощує роботу касира, а саме такі її ділянки: продаж товарів та інші операції з чеком, фіскалізацію чеків, роботу із замовленнями, залишками та іншими торговими документами, формування звітності.
  6. Вибираючи програмне забезпечення для каси, керуйтеся основними вимогами до сучасної POS-системи: кілька інтерфейсних рішень, підтримка інтеграцій, будь-які способи оплати, легке масштабування, ліцензійна чистота бізнесу та безпека даних, наявність технічної підтримки.

Якщо ви ще не автоматизували роботу касирів, саме час це зробити. Дізнайтесь більше про можливості наших рішень для роздробу: касову та товарооблікову програми.

Успех