Програмний РРО: що це таке і чим відрізняється від класичного?
РРО – реєстратор розрахункових операцій. Це законодавчий термін, що позначає пристрій для податкового контролю обліку товарів і всіх грошових операцій, які відбуваються між продавцем і покупцем. Як приклад такого пристрою – касовий апарат або POS-термінал з фіскальним реєстратором. Реєстрація чеків відбувається в фіскальному блоці, який друкує паперові чеки.
Програмний РРО (скорочено – ПРРО) виконує ті самі функції, але створений у вигляді спеціального програмного забезпечення, яке можна встановити на будь-який зручний для підприємця гаджет (комп'ютер, смартфон, планшет, ноутбук). Реєстрація чеків відбувається на сайті ДПС. ПРРО видає електронні чеки, які пересилаються на сервер податкової служби. Покупцеві чек або роздруковується на будь-якому принтері, або відправляється одним із способів:
- через месенджер,
- у вигляді SMS,
- на електронну пошту,
- шляхом сканування QR-коду.
Схема роботи ПРРО досить проста:
1. В момент покупки формується електронний чек, який відправляється на сервер податкової.
2. Цьому чеку призначається індивідуальний фіскальний номер, після чого він повертається назад в програму.
3. Тепер чек можна видати покупцеві будь-яким зручним для нього способом (вони описані вище).
Можливість застосування підприємцями програмних реєстраторів не скасовує використання класичних. Бізнес сам вирішує, який РРО йому вибрати.
Де взяти ПРРО і скільки це коштує?
У підприємця є кілька варіантів впровадження і використання в роботі ПРРО:
- Безкоштовний софт від державної податкової служби України.
- Платні програмні реєстратори від українських компаній-розробників, які інтегруються з обліковими програмами підприємця.
- Рішення від розробників POS-систем (таких, як CHM Software), яке вже інтегровано в програму автоматизації.
Безкоштовний програмний реєстратор від податкової служби
Його можна завантажити у вигляді ZIP-архіву на сайті податкової за посиланням. Програма підходить для операційних систем Android і Windows. Софт вже запущений і працює. Його можна завантажувати, встановлювати та використовувати.
Містить він базові функції: фіскалізація розрахункових операцій та робота з електронними чеками. Додаткові можливості і рішення тут не передбачені.
Платні ПРРО від незалежних розробників.
На ринку представлено кілька таких рішень. Вони містять додаткові можливості та функції. Наприклад, дозволяють:
- інтегрувати ПРРО в уже існуючі облікові програми;
- адмініструвати роботу всіх кас і касирів одночасно;
- створювати товари і групи,
- завантажувати товари з інших систем;
- змінювати ціни, надавати знижки;
- та ін.
Такий варіант обійдеться підприємцю від 80 грн на місяць і вище. У деяких розробників можна безкоштовно працювати до певної кількості чеків.
Рішення від розробників POS-систем.
Розробники програм для автоматизації касової зони теж запропонували свої рішення для фіскалізації. Вони вже інтегровані з софтом автоматизації.
Наприклад, компанія CHM Software пропонує своїм клієнтам програмне забезпечення «Chameleon», що працює на ПК, сенсорному моніторі або як мобільний додаток на Android-пристрої. Складається програмний комплекс, зокрема, з софта для автоматизації робочих місць продавців і функціоналу для ведення повноцінного товарного і фінансового обліку.
Основні переваги POS-систем:
- Працюють в хмарі.
- Комплексне рішення автоматизації: робоче місце касира, єдина система обліку та контролю торгових операцій, фіскальні чеки, комплект необхідного для касової зони обладнання.
- Контроль руху грошових коштів.
- Отримання даних про продажі і залишки.
- Управління асортиментом.
- Аналітика зі всіх торгових точок в одному консолідованому звіті.
- Налаштування будь-яких акцій і програм лояльності в зручному конструкторі.
- Проведення переобліків, контрольних інвентаризацій без зупинки торгового процесу.
- Стабільна робота навіть без наявності мережі.
POS-система – найбільш відповідне рішення для магазинів і мереж, де є великий асортимент товарів, а облік не обмежується тільки видачею чеків.
У програмне забезпечення «Chameleon» при запиті клієнта вже буде інтегрований модуль ПРРО вартістю 1 грн (одноразово). Впровадження модуля (придбання бібліотек в ДПС, налаштування, супровід при реєстрації в податковій, консультування) обійдеться підприємцю в 750 грн/одноразово.
Вартість впровадження і підтримки самого програмного комплексу залежить від кількості робочих станцій та індивідуальних потреб бізнесу. Ви можете звернутися до наших консультантів для розрахунку, заповнивши форму.
Фіскальний сервер податкової та ПРРО: як взаємодіють?
Незалежно від того, який варіант буде використовувати підприємець, робота програми все одно відбувається через єдиний фіскальний сервер податкової служби, який забезпечує фіскалізацію чеків з програмними РРО в онлайн режимі.
Всі програмні реєстратори (безкоштовна і комерційні версії) повинні відповідати існуючим вимогам законодавства. Наприклад:
- регулярно відправляти дані про розрахункові операції на фіскальний сервер податкової служби, забезпечуючи при цьому безперебійне Інтернет-з'єднання;
- підтримувати функціонування ПРРО, якщо пропав зв'язок з сервером. В такому випадку працювати можна не більше 36 годин. Але заздалегідь потрібно оформити заявку в податкову службу, щоб отримати запас чеків на час відсутності зв'язку (податкова може видати не більше 168 таких чеків на місяць, після їх використання працювати програмний реєстратор не може до тих пір, поки проблема не буде вирішена);
- формувати і передавати для реєстрації на фіскальний сервер розрахункові документи і чеки;
- обов'язково використовувати посилений цифровий підпис або печатку для підтвердження розрахункових операцій і передавати дані про таке використання на фіскальний сервер.
Як почати використовувати і зареєструвати ПРРО?
Ось покроковий алгоритм, як почати користуватися програмним РРО:
1. Вибрати зручний для вас варіант впровадження ПРРО: безкоштовний сервіс податкової, комерційні програмні реєстратори або POS-система з інтегрованим модулем пРРО (описані вище).
2. Встановити програму, скачавши на сайті податкової (при використанні безкоштовного софту від податкової) або за допомогою фахівців компанії-розробника, який надає свій варіант програмного реєстратора.
3. Зареєструвати ПРРО, заповнивши бланк заяви на реєстрацію в кабінеті платника податків і відправивши його на фіскальний сервер податкової служби.
4. Податкова служба, якщо немає причин відмовити в реєстрації, реєструє програмний реєстратор і привласнює йому фіскальний номер, вносячи дані до Реєстру ПРРО (підприємцю відправляється квитанція з присвоєним номером).
5. Для роботи з встановленим ПРРО у касирів повинні бути посилені цифровий підпис або печатка (отримати їх можна у кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг, ознайомитися можна на сайті податкової служби).
6. Дані про отримання електронного підпису або печатки потрібно передати в податкову службу.
7. ПРРО можна використовувати.
