Автоматизація ведення обліку у торгових мережах із програмою для супермаркету є сьогодні обов'язковим для підтримки рентабельності кроком. Без цієї міри важко розраховувати на грамотне управління робочими процесами та якісне обслуговування покупців. Старт бізнесу у сфері громадського харчування та сфери розваг також значно спроститься, якщо вчасно автоматизувати заклад.
Один із користувачів системи обліку в Україні вирішив поділитися своїм досвідом про те, який шлях було пройдено власниками до вирішення автоматизувати свій кальянний клуб. А ще – розповісти про зміни, що сталися у бізнесі з моменту інтеграції програмного рішення.
Про ідеї оптимізації управління кальянною
Розуміння того, що управління процесами за допомогою програми життєво необхідне як мінімум для підтримки себе на плаву, прийшло не відразу. Однак періодично виникаючі складнощі з урахуванням товару на складі, моніторинг роботи співробітників змусили задуматися про пошук рішень проблем. Адміністративний склад став розглядати різні ідеї для вдосконалення фінансового та складського обліку.
Як варіант розглядалася можливість створення власної системи обліку кальянної, для чого знадобилося залучення програмістів-фрілансерів. Однак незабаром нам довелося відмовитися від цієї витівки, оскільки виконавець, на якого ми вийшли, не виправдав очікувань і за кілька тижнів розробок не подав слушної пропозиції хоча б у чорновому вигляді.
На допомогу прийшов старий добрий Excel. Щоправда, особливої зручності та ефективності від застосування стандартної таблички не відчули. Перелом у пошуку IT-рішень та в управлінні бізнесу загалом відбувся після візиту знайомого, який обладнав свою кав'ярню-кондитерську функціональним програмним продуктом. Після недовгих роздумів було ухвалено рішення щодо впровадження системи обліку і на нашому підприємстві.
Після реєстрації в системі ми почали освоювати навички оперування інструментами та пристосовуватись до ведення обліку в ній, виходячи зі специфіки нашої діяльності.
Перше та ключове питання, з яким ми зіткнулися в процесі використання програми, – це формат внесення до системи кальяну з урахуванням витрати тютюну, фруктових добавок, наповнювачів для колби. Одним із найвдаліших та інформативних варіантів нам видався такий: створення технологічної карти з позиціями «кальян на воді», «на молоці», «на соку», «з сиропом», «з чаєм». При цьому вказали фіксовану вартість послуги та середній параметр тютюну, який витрачається під час куріння одного кальяну.
Маючи цей показник, ми почали налаштовувати програму. Для тютюну з конкретним смаком було обрано інгредієнт, який і перенесли в технологічну карту, визначаючи для кожної картки окрему націнку. Таким чином вдається контролювати наявність залишків тютюну та своєчасно постачати ходові види.
Цей принцип був використаний при внесенні асортименту чаю в основу програми. Вираховувалася орієнтовна середня витрата для заварки, і це число вносилося до технологічних карт.
Інтуїтивна зрозумілість програми та доброзичливість інтерфейсу дозволили нам швидко розібратися з таким моментом, як внесення постачальників тютюну, чаю, напоїв.
Основна робота була виконана, потрібно лише вказати планування столів, перевірити правильність внесення продуктів. Після виконання необхідних завдань залишалося одне завдання – стартувати і керувати процесами в кальянній більш ефективно та раціонально, з меншою тратою часу та сил. Що, власне, і відзначаємо до сьогодні.
