POS-система від А до Я: що вміє та чим корисна?

пос система

POS система – незамінний інструмент для роздрібної торгівлі

Буквально за кілька років POS-система перетворилася зі стандартного інструменту для реєстрації оплати покупок у багатофункціональну платформу, яка об'єднує облік, маркетинг, аналітику даних та ін. Останніми роками популярність таких систем ще більше посилилася у всьому світі, вони стали практично незамінним інструментом для роздрібної торгівлі.

Наприклад, американська дослідницька та консалтингова компанія Global Market Insights Inc. у своєму недавньому звіті поділилася прогнозами щодо розвитку світового ринку POS-систем у найближчому майбутньому. Експерти вважають, що сукупний річний темп зростання з 2021 до 2027 роки складе близько 13%. Одним з основних драйверів ринку виступає зростаючий попит на безконтактні та безготівкові платежі.

Очікується, що саме галузь роздрібної торгівлі домінуватиме на ринку до 2027 року як основний користувач POS-систем.

Pos система – це не лише облік продажів

POS розшифровується як «Point-Of-Sale», тобто «точка для продажу» або «торгова точка». Місце, де здійснюється продаж товару чи послуги та відбувається взаєморозрахунок з покупцями. Якщо у вас роздрібний магазин, то ваша точка продажу – каса. Якщо ви використовуєте для проведення продажів мобільний POS-термінал, то ваша точка продажів – будь-яке місце, де приймаються платежі.

POS-рішення сьогодні автоматизують весь процес руху товару в магазині: від моменту надходження до продажу покупцю. Вони призначені для виконання кількох базових завдань:

  • приймати платежі,
  • забезпечувати аналітику продажів,
  • керувати запасами,
  • збирати дані про клієнтів.

Словом, POS-система – це централізоване IT-рішення для управління усіма торговими операціями в магазині. Як правило, вона складається з апаратного (обладнання) та програмного забезпечення.

ПЗ для POS-системи

Програмне забезпечення POS потрібне для проведення транзакцій та збору даних про:

  • Закупівлі та продажі
  • Рівні залишків
  • Дисконтні програми та маркетингові активності
  • Працівників та зміни
  • Фінанси та облік
  • Звітність та аналітику

POS-обладнання

Устаткування POS – це всі пристрої та девайси, які використовуються на касі та інтегровані з софтом:

  • Комп'ютер або сенсорний термінал
  • Ваги
  • Принтер етикеток
  • Сканер штрих-кодів
  • Еквайринг
  • Грошова скринька
  • Фіскальний принтер
  • та ін.

! Примітка:

Програмне забезпечення POS-систем може встановлюватися на будь-який комп'ютер, ноутбук або навіть планшет або смартфон.

Як правило, POS-система складається з апаратного (обладнання) та програмного забезпечення

Які існують pos системи для роздрібної торгівлі?

Існує два основних типи POS-систем: локальні та хмарні.

Локальні POS-системи призначені для роботи у внутрішній мережі, інформація зберігається на локальних дисках. Тому власнику магазину потрібно мати спеціальний сервер, де буде знаходитись вся інформація.

У випадку з хмарною системою POS всі дані та інформація зберігаються на сервері постачальника POS рішень. А доступ до неї здійснюється, наприклад через браузер.

Як працює та чим корисна pos система для магазину?

На базовому рівні POS-система розраховує суму покупки, обробляє платіж, автоматично списує продані товари, змінюючи кількість залишків.

Типова схема роботи POS-системи виглядає так:

1. Покупець обирає товари для покупки

Чим допомагає система POS? Продавець може перевірити ціни та наявність товару у базі, а після вибору швидко знайти та додати товари в чек.

2. Програма розраховує загальну суму покупки

Чим допомагає система POS? Коли товари додані до чеку, POS-система розрахує загальну суму.

3. Покупець оплачує товари зручним способом

Чим допомагає система POS? Покупці можуть обирати спосіб оплати товару: використовувати готівку, банківську картку, бали лояльності, знижки та інше. Крім того, вони можуть використовувати так званий комбінований тип, коли в одному чеку застосовується будь-яке поєднання вищезазначених способів оплати. Програма фіксує отриману суму від покупця, автоматично розраховує здачу.

4. Транзакція завершена

Чим допомагає система POS? Для фіксації закриття рахунку та завершення транзакції продавець або роздруковує чек для покупця, або відправляє в електронному вигляді. Система оновлює кількість залишків, відобразивши таким чином продані товари.

  • ПОРАДА CHM Software: щоб покращити купівельний досвід та прискорити обслуговування на касі, підключіть до програмного забезпечення сканер штрих-кодів. Це дозволить миттєво додавати товари в чек. А для більшої зручності покупців використовуйте індикатори клієнта, який транслює покупцям докладний підрахунок суми покупки.

схема работы пос-системы

На базовому рівні POS-система автоматизує облік продажу товару.

6 корисних функцій pos системи для магазину

З часом POS-системи стають все більш досконалими та корисними для бізнесу. Сьогодні їх функціонал виходить далеко за межі базових операцій. Окрім обліку продажів та вдосконалення процесу оплати товарів у сучасних POS-систем є низка додаткових функцій, які допомагають оптимізувати роботу каси та товарний облік у роздріб. Ми виділили ТОР-6 таких опцій.

Контроль залишків. Інформація про наявність усіх позицій асортименту оновлюється автоматично. За допомогою опції інвентаризації та спеціальних звітів можна відслідковувати які товари необхідно дозамовити. Крім того, можна побачити, які продукти добре продаються, а які – ні, щоб постійно вдосконалювати асортимент магазину.

Управління закупівлею. У багатьох систем існує опція автозамовлення постачальникам, коли система самостійно розраховує потрібний обсяг закупівель на обраний період. Для цього вона аналізує дані про минулі продажі, відстежує рівень попиту на ті чи інші товари.

Програма лояльності. Крім ведення бази покупців, у POS-рішень часто є модуль для запуску акцій та розробки дисконтних програм. Менеджмент може відстежувати кількість та частоту покупок. Спираючись на інформацію, зібрану pos системою, можна запускати персоналізовані акції та проводити маркетингові активності, щоб підвищити залученість клієнтів, середній чек та обсяг повторних покупок.

Контроль персоналу. Завдяки системі можна відслідковувати продажі кожного продавця, щоб ефективно їх мотивувати і налаштувати справедливу оплату праці. Контроль дій продавців також допомагає зменшити нестачі та ризики махінацій.

Аналітика. Одна з найважливіших опцій будь-якої pos системи – вона збирає і зберігає дані про продажі, рух товару, покупців, постачальників. Надалі цими даними легко керувати. Формувати наочні та зрозумілі звіти, щоб розуміти результати діяльності торгової точки або цілої мережі. Завдяки цьому можна продавати більше та приймати більш виважені бізнес-рішення.

Дистанційне управління. Хмарні рішення дають можливість власнику управляти торговими точками дистанційно і мати доступ до аналітики в будь-який час і в будь-якому місці.

аналитика пос-системы

Завдяки хмарним POS-рішенням можна контролювати роботу магазину і мати доступ до даних будь-коли і де завгодно

Пос система для магазину від Chameleon POS: 5 фактів для знайомства

1500+. На стільки робочих місць касирів у 2021 році ми встановили програмне забезпечення Chameleon POS. Дедалі більше точок роздрібної торгівлі вибирають наше рішення для автоматизації каси.

Програмний РРО. У всіх наших програмних рішеннях є модуль для фіскалізації продажів.

Електронні платежі. Продавці, які використовують на касі програму Chameleon POS, можуть приймати від покупців оплату рахунків за послуги мобільних операторів, інтернет-провайдерів та комунальних служб.

Інвентаризація без зупинки продажів. Однією з особливостей нашої касової програми є можливість проводити інвентаризацію та паралельно обслуговувати покупців, не зупиняючи продажу.

16 звітів. Для відстеження та аналізу результатів діяльності торгової мережі у нашому програмному забезпеченні реалізовано розділ з корисною аналітикою, який складається з 16 звітів, що охоплюють найважливіші ділянки роботи торгової точки.

Chameleon POS: як у ній все влаштовано

Наше програмне рішення Chameleon POS складається з фронт-офісу – касової програми Chameleon POS та бек-офісу – хмарного веб-додатку для товарного обліку та управління Chameleon Cloud.

Процес автоматизації торгової точки та роботи у програмах можна умовно поділити на 3 етапи.

  1. В бек-офісі налаштовується вся робота торгових точок, щоб система могла коректно збирати дані про продажі та товари та зберігати їх для подальшого використання. Тут створюється та налаштовується номенклатура, бази постачальників та покупців, задаються параметри карток товарів, встановлюються рівні цін, податкові ставки, курси валют тощо. Тут налаштовуються всі рівні доступу для співробітників, розмежовуються їхні права.
  2. Після того, як усі необхідні налаштування в бек-офісі зроблено, можна користуватися фронт-офісом – програмою обліку продажів на касі. Кожна операція, пов'язана з продажем товару та розрахунком покупців на касі, автоматично потрапляє до облікової системи (бек-офіс).
  3. Далі в системі обліку менеджмент працює зі збереженою інформацією та базами даних: створює та надсилає торгові документи в електронному вигляді, формує звіти, контролює залишки, вчасно робить закупівлі товарів, управляє асортиментом, запускає акції, аналізує показники та інше.

как все устроено в хамелеон

Процес автоматизації торгової точки та роботи у програмах Chameleon POS можна умовно поділити на 3 етапи

Як відбувається впровадження pos системи в магазині?

Процес підключення нового клієнта до системи Chameleon POS складається з 5 основних етапів. Над їх реалізацією зазвичай працюють 4 відділи: продажу, фінансовий, навчання та впровадження та технічна підтримка.

  1. Вивчення вимог щодо системи. На першому етапі наші фахівці разом із клієнтом складають докладний список завдань, які має вирішувати система автоматизації. З'ясовують, які цифри та дані власник, хоче постійно контролювати та відстежувати. Складають також список вимог, яким має відповідати система. Як правило, список найчастіших потреб клієнтів виглядає так:
  • налагодити товарний облік;
  • фіскалізувати чеки;
  • бачити всі торгові процеси в режимі реального часу та оперативно реагувати на зміни;
  • усунути махінації з боку персоналу;
  • оптимізувати товарні запаси.

На основі всіх перелічених вимог формується і перелік необхідного обладнання для каси.

  1. Погодження пропозиції. Наші фахівці, ґрунтуючись на зібраній інформації та попередньому аналізі бізнес-процесів клієнта, готують пропозицію щодо автоматизації торгової точки. Узгоджують усі її деталі із клієнтом, підписуючи договори.
  2. Встановлення обладнання та ПЗ. Далі закуповується торгове обладнання. Наші технічні фахівці встановлюють програмне забезпечення та підключають необхідну периферію: сканер штрих-кодів, фіскальний реєстратор або принтер чеків, ваги тощо. Після отримання обладнання клієнту потрібно лише підключити його до мережі у своїй торговій точці!
  3. Навчання. Відділ впровадження проводить навчання персоналу, який працюватиме із програмами. Зазвичай на навчання виділяється 4 години, і більшість часу ми вчимо роботі в хмарній системі обліку Chameleon Cloud. Клієнт навчається заводити товари, постачальників, рівні цін, створювати та проводити документи приходу та переоцінки та багато іншого.
  4. Супровід. Після навчання клієнт може повноцінно працювати, а наша технічна підтримка супроводжує його надалі 365 днів на рік, консультуючи з поточних робочих питань щодня без вихідних.

пос система хамелеон

Якщо ви хочете дізнатися більше про нашу Chameleon POS, скачайте наш софт-тур, заповнивши форму за посиланням. Ви отримаєте докладний посібник з функціоналу та головних опцій програми.

Відповіді на 5 найпоширеніших питань про POS системи

1. Чим POS-система краща за касові апарати?

Касовий апарат може лише зафіксувати отримання оплати від покупця за товар. POS-система здатна набагато більше. Вона відстежує залишки, аналітику, моніторинг продажів та звітність, допомагає керувати даними про покупців, співробітників, забезпечує інтеграцію з іншими системами. Загалом вона допомагає власнику контролювати бізнес-процеси та приймати виважені управлінські рішення.

2. Навіщо бізнесу потрібна система POS?

По-перше, щоб прискорити та покращити процес обслуговування покупців, що сприяє збільшенню прибутку. По-друге, щоб спростити рутинні касові операції. Це заощаджує час, засоби, зусилля та виключає людські помилки. По-третє, щоб контролювати всі процеси та бачити результати діяльності бізнесу.

3. POS-система надає інформацію у режимі реального часу?

Так, в реальному часі можна отримати доступ до найважливіших показників діяльності торгових точок: динаміка продажів, ТОР-позицій, середній чек та інше.

4. Які базові функції мають бути в системі POS?

Облік продажів, управління запасами та залишками, контроль роботи продавців, робота зі складом, звіти та аналітика.

5. Чи можна інтегрувати систему POS з іншими програмами?

Так, як правило, будь-яка сучасна система підтримує поширені інтеграції. Наприклад, у роздрібній торгівлі найчастіше необхідна синхронізація даних із бухгалтерськими програмами, наприклад, 1С. Також pos-систему можна інтегрувати з програмами лояльності, CRM та ін.

Бажаєте дізнатися, як відбувається інтеграція? У нас у блозі є докладна стаття про це: «Інтегрувати POS-систему с 1С: як здійснити та кому це потрібно?»

Якщо ви ще не автоматизували роботу касирів, саме час це зробити. Дізнайтеся більше про можливості наших рішень для роздрібної торгівлі: касової та товарооблікової програми.

Успех