Інвентаризація в магазині: як провести і не зійти з розуму?

Що таке інвентаризація і які плюси вона дає магазину?

Инвентаризация в магазине

Інвентаризація в магазині – це процес, в ході якого працівники торгової точки порівнюють фактичну кількість товарів на полицях або на складі з тим, яке відображено в облікових документах.

Для чого потрібна?

По-перше, для того, щоб у керівника бізнесу була об'єктивна і актуальна картина того, що відбувається на торговій точці: актуальний обсяг залишків і запасів, які позиції товару залежалися, як йдуть продажі тощо.

По-друге, в магазині часто можуть відбуватися недостачі, а інвентаризація - це дієвий спосіб знизити їх до мінімуму і запобігти будь-які махінації з боку продавців.

По-третє, це допомагає тримати в порядку товарний облік, усунути помилки (виявити пересортицю, не враховану, браковану або списану продукцію, прорахунки в реалізації та ін.).

По-четверте, щоб навести порядок у викладенні товарів: перевірити актуальність і коректність інформації на цінниках, розміщенні товарів, терміни придатності тощо.

Регулярне проведення переобліку допомагає менеджменту відповісти на важливі для управління питання:

  • Які товари і в якому обсязі є в наявності на момент інвентаризації?
  • Які позиції і як скоро потрібно закупити у постачальників?
  • Чи раціонально відбуваються закупівлі: товарів, що замовляються саме стільки, скільки потрібно для покриття попиту в певний період часу?
  • Що відбувається з асортиментом: які позиції більш затребувані, а які практично не продаються?
  • Чи є підстави, щоб відмовитися від продажу певного товару?
  • Чи є підстави, щоб запустити акцію або влаштувати розпродаж?

Ритейлери в своїй практиці використовують різні способи інвентаризувати товари. Це може бути глобальна ревізія, яка зачіпає абсолютно весь асортимент торгової точки, а може бути і вибіркова - коли звіряють наявність окремої групи товарів (швидкопсувні, ті, за якими часто залишаються великі залишки, або, навпаки, найбільш затребувані позиції, щоб встигати вчасно поповнювати запаси).

Як часто потрібно проводити інвентаризацію в магазині?

Порядок проведення інвентаризації в магазині не закріплений законодавчо. Управлінець сам вирішує, коли і як часто проводити переоблік на торгових точках. У нього можуть бути свої власні внутрішні аргументи і нюанси для цього, які і визначають частоту і глибину інвентаризації. Наприклад, часті надлишки, відсутність в магазині програми для товарного обліку, зміна продавців. Також на регламент переобліків можуть впливати: розмір торговельної мережі, типи продукції в асортименті (для продуктів харчування - частіше, для непродовольчих товарів - рідше, для великих - рідше, для дрібних - частіше і т.д.), маркетингові заходи тощо.

Але в будь-якому випадку ритейлери радять проводити таку ревізію не рідше одного разу в квартал, а якщо магазин не автоматизовано, то набагато частіше.

Як проходить інвентаризація в магазині, якщо він не автоматизований?

Як проводиться інвентаризація в магазині, де відсутня програма автоматизації роботи каси і товарного обліку, уявити не складно. В цьому випадку весь облік руху товару ведеться або в зошиті, або в офісній програмі типу Excel. Для переобліку працівникам торгової точки потрібно роздрукувати файл зі списком товарів або ж озброїтися зошитом і вручну перераховувати всі позиції, які є на даний момент в запасі, звіряючи з записами.

Займає такий спосіб інвентаризації каси в магазині досить багато часу, все залежить від розміру торговельних площ, глибини і ширини асортименту, кількості точок та ін.

Працювати в цей час магазин, звичайно, не може. Тому, як правило, ревізію проводять вночі, щоб якомога менше втрачати виручки. Але в будь-якому випадку такі нічні переобліки не кращим чином позначаються на працездатності персоналу, співробітники втомлюються, а вірогідність помилок зростає в рази.

инвентаризация без автоматизации

Інвентаризація в магазині без автоматизації - тривалий, складний, нервовий процес

Інвентаризація в роздрібному магазині з товарнообліковою програмою: 5 переваг для власника

Зовсім інакше йдуть справи в роздрібному магазині, який використовує програмне забезпечення, що автоматизує роботу каси і ведення товарного обліку. Наприклад, це може бути POS-система. У цьому випадку обсяг товарних запасів автоматично коректується кожного разу, коли касир робить продаж, додатково записувати і відзначати нічого не потрібно. А під час інвентаризації звірити фактичні залишки з тим, що проведено в системі обліку, не важко і не займе багато часу.

Які ще вигоди дає автоматизація обліку магазину під час інвентаризації?

  1. Втрати виручки сильно зменшуються, бо магазин закривається на дуже нетривалий час або ж не закривається взагалі, як у випадку з нашою касової програмою Chameleon POS.
  2. Кількість помилок і вплив людського фактора зводиться до мінімуму, тому що у кожного товару є свій штрихкод, який можна просканувати і таким чином ідентифікувати його в системі.
  3. Можна значно скоротити витрати на зберігання товарів, так як надлишки будуть мінімальними.
  4. Задоволеність і лояльність покупців зростає, так як потрібні продукти завжди присутні в потрібній кількості.
  5. Виручка зростає за рахунок своєчасних продажів продуктів з мінімальним терміном придатності.

Інвентаризація товару в магазині сталася. Що робити з результатами?

Підсумки звірки можуть бути різними. І в кожному з варіантів необхідно вжити відповідних заходів. Інакше навіщо тоді взагалі проводити переоблік? Отже, давайте розберемося більш докладно з кожним з можливих результатів, виявлених під час інвентаризації.

Недостача. Середній допустимий рівень цього показники близько 2%. Якщо він вище, як правило, це означає, що в магазині працюють недобросовісні продавці. В цьому випадку необхідно або ретельніше проконтролювати їхні дії, щоб підтвердити підозри, або замінити персонал.

Пересортиця. Коли одного товару конкретної групи менше, а іншого більше рівно на ту ж кількість. Найчастіше, причина – людський фактор під час прийому товару, оприбуткування або розрахунку покупців.

Надлишки. Цей результат, швидше за все, свідчить про те, що на торговій точці нераціонально відбуваються закупівлі товарів. Можливо, відсутня актуальна статистика продажів, дані для аналізу затребуваності асортименту тощо. Позбутися від цих проблем можна за допомогою впровадження програми товарного обліку. Вона дозволить відстежувати ланцюжок руху товару, аналізувати продажі і купівельні потреби. А також здійснювати замовлення продукції на основі попередньої статистики. У нашій статті Товарні запаси: як автоматизувати і керувати ефективно? ми детально розповідали про це.

Брак і порушення термінів придатності. Якщо виявлені такі нюанси з товарами, то в цьому випадку варто краще контролювати продукцію, що швидко псується. Наприклад, в системі обліку можна такі товари виділити в окрему групу і регулярно контролювати їхні продажі, щоб своєчасно дозамовляти або вчасно збувати за допомогою маркетингових інструментів.

результат инвентаризации

Позбутися від багатьох проблем, виявлених в результаті інвентаризації, можна за допомогою впровадження програми товарного обліку

Яким би не був результат, завдання керівництва знайти причину і знизити ймовірність повторення такої ситуації. А для цього потрібно, щоб була можливість швидко встановити відповідального і бачити весь ланцюжок руху товарів.

Інвентаризація товарів за допомогою системи обліку Chameleon Cloud

У нашому софті у клієнтів є можливість не закривати магазин на час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. Продавець може в будь-який момент розрахувати покупця, а після продовжити переоблік.

Для того щоб швидко і точно провести переоблік товарів, на робочому місці касира повинна бути встановлена ​​касова програма Chameleon POS, а в якості адміністративної панелі повинна використовуватися хмарна система обліку Chameleon Cloud.

Давайте більш детально розберемося, як це працює всередині програмного комплексу.

Проведення інвентаризації в касовій програмі. Що робить касир?

Касир може або сам ініціювати проведення переобліку або здійснити інвентаризацію по документу, отриманому з центрального офісу. Для цього в інтерфейсі програми є вікно «Документи», що містить 7 видів електронних документів. Один з них – інвентаризація.

Раздел документы на рабочем месте кассира

Інтерфейс програмного забезпечення для роботи касира Chameleon POS, вікно «Торгові документи»

У нашій програмі є можливість здійснити звірку в двох варіантах: з передачею відповідальності і без. Перший варіант - після того як співробітник офісу підтвердить отриманий від касира документ, залишки на торговій точці змінюються відповідно до внесеній фактичній кількості товарів. Другий варіант - залишки залишаються незмінними, просто фіксується факт перерахунку в конкретний час на конкретній торговій точці.

документ инвентаризация с передачей ответственности

Документ інвентаризації з передачею відповідальності в інтерфейсі касової програми Chameleon POS

Редагувати дані про кількість товару можна тільки на робочому місці.

Після заповнення документа, касир відправляє його в центральний офіс (ПЗ облікової програми Chameleon Cloud). Співробітник офісу переглядає звірку і підтверджує її.

Проводити переоблік касир може, не перериваючи торговий процес. З моменту створення документа програма фіксує час, коли позиція була вбита, продана або оприбуткована, і автоматично вираховує кінцевий результат. Немає необхідності записувати проданий товар на листочку, щоб потім додати або прибрати з відомості.

Якщо введене фактичне значення не збігається з обліковим, то фон рядка підсвітиться червоним кольором.

Якщо в результаті звірки виявлено невідповідності, менеджмент шукає причину і усуває її.

Проведення інвентаризації в магазині в управлінському інтерфейсі Chameleon Cloud

Користувач хмарної системи Chameleon Cloud (співробітник центрального офісу) працює з документами інвентаризації в розділі «Документи». Як правило, такий файл менеджер створює для того, щоб дізнатися фактичну кількість конкретного виду товарів, групи товарів на конкретній точці. Тому він використовує тип «без передачі відповідальності», щоб залишки не змінювалися після його підтвердження.

Для цього він створює документ в інтерфейсі товарнооблікової програми, заповнює його позиціями товарів, які потрібно порахувати (вибірково) і відправляє на робоче місце касира (в касову програму). При відкритті такого документа касир побачить тільки ті позиції, які йому доручає порахувати офіс. Краще робити список без кількості, щоб продавці не змогли його підігнати.

документы инвентаризация бэкофис

Створення нового документа інвентаризації в інтерфейсі ПЗ облікової програми Chameleon Cloud

Документ приходить на торгову точку (в касову програму), продавець вводить наявність зазначених товарів і проводить даний документ (підтверджує). Підтверджений документ повертається в програму обліку, його бачить співробітник центрального офісу в своєму інтерфейсі. Він бачить, скільки товарів є в наявності, чи є розбіжності і далі працює з цією інформацією для виявлення причин невідповідності.

Як правильно провести інвентаризацію в магазині. 4 важливих умови

У висновку – кілька корисних рекомендацій, як організувати звірку правильно, щоб вона не заважала торговому процесу, не забирала багато часу і була ефективною:

  1. Автоматизувати товарний облік. Провести інвентаризацію, щоб виявити недостачі, розбіжності та інші помилки, складно, якщо товари не враховані, а ланцюжок їх руху не відстежується і не оформлюється відповідними первинними документами.
  2. Встановити відповідальних. За операції з рухом товарів повинні відповідати конкретні співробітники. З ними краще підписати договір про матеріальну відповідальність.
  3. Проводити спонтанні звірки. Щоб перевірити дисципліну і сумлінність продавців, ревізію краще проводити позапланово.
  4. Працювати з результатами. З виявленими помилками і невідповідностями необхідно працювати. Не просто покарати відповідального, а знайти першопричину і усунути проблему.

І ще кілька тонкощів для магазинів різних напрямків.

Інвентаризація в магазині одягу. На що звернути увагу?

У магазині одягу є свої особливості, які потрібно враховувати при підготовці та організації переобліків. Наприклад, речі постійно курсують між торговим залом і примірочними. Вони можуть псуватися, губитися тощо. Краще інвентаризувати товар частіше, щоб вчасно замінити зіпсований. Ще одна особливість цього напряму торгівлі - угруповання за колекціями, брендами, розмірами, статями тощо. Цей момент теж варто враховувати під час звірок.

инвентаризации магазина одежды

В магазині одягу є ряд особливостей, що впливають на інвентаризацію

Інвентаризація продуктового магазину. Головні нюанси

Інвентаризація магазину продуктів, як правило, найбільш трудомістка. Тут свої особливості, пов'язані з асортиментом. Наприклад, є ваговий товар. Його складніше і довше інвентаризувати і потрібно заздалегідь визначити, як це буде відбуватися. Також присутня ймовірність усушки і утруски деякої продукції. Велику роль відіграють терміни придатності окремих товарів. Потрібно розуміти особливості кожного продукту і коригувати частоту звірок відповідно до них.

Ми в CHM Software професійно займаємося автоматизацією товарного обліку вже більше 10 років. Тому ми раді поділитися з вами деякими знаннями, щоб ви могли приводити інвентаризацію товару без стресу і великих витрат.

Впроваджуйте системи автоматизації в товарний облік, щоб із залишками і запасами завжди був повний контроль і порядок. Дізнайтеся про можливості наших сервісів більш докладно.

Успішно