Автоматизація торгівлі передбачає використання на торговельному підприємстві спеціалізованих POS-систем разом з обладнанням - нефіскальним і фіскальним, таким як реєстратори розрахункових операцій (РРО). Останні не тільки фіксують факт продажу та надають клієнту чек про покупку, але й передають інформацію на сервер податкової служби. Для спрощення обліку товарних операцій і позбавлення від паперової тяганини Верховною Радою України був прийнятий законопроект №1053 про використання електронного РРО замість класичних касових апаратів. Проданий товар фіксується в програмному забезпеченні, а покупцеві надається електронний чек.
У цій статті ми вирішили більш детально розповісти про систему електронних чеків, про її можливості та хто її повинен використовувати.
Що таке електронний чек
Електронний чек - це аналог паперового чека в цифровій формі, який може бути наданий покупцю у вигляді QR-коду або файлу pdf. Покупцю не потрібно буде зберігати тонни паперових чеків, які можуть знадобитися, а можливо ні. Вся потрібна інформація знаходиться на його смартфоні - в смс, месенджерах або на пошті.
Для чого потрібен електронний чек
Впровадження електронного чека передбачає ще одну сходинку на шляху до більш технологічного і комфортного ведення обліку, особливо в умовах все більшої діджиталізації багатьох сфер бізнесу. У якості електронних РРО будуть використовуватися ПК, планшети або смартфони, на які потрібно встановити систему для автоматизації торгівлі.
У вересні 2018 року Державна фіскальна служба (ДФС) запустила пілотний проект E-Receipt. Проект передбачає встановлення на ПК або мобільний пристрій спеціальної програми, яка фіксує продажі на торговій точці і відправляє дані на сервер ДФС. Система електронних чеків в Україні знаходиться на стадії тестування, тому повноцінно використовувати програмні РРО можливо тільки через півроку після вступу в силу закону № 128 про застосування реєстраторів розрахункових операції, тобто з 19 квітня 2020 року.
Однак це не означає, що підприємець, який працює на звичайному касовому апараті, повинен використовувати програмний РРО - електронні чеки можна використовувати паралельно. Система впроваджується для того, щоб спростити формальності і створити більш гнучкий механізм для українського бізнесу.
Для ФОПів, які на сьогоднішній день не використовують фіскальну техніку, перехід на електронний касовий чек - це прекрасна альтернатива недешовому касовому апарату, ціна якого може варіюватись від 4 до 20 тис. грн.
Переваги використання електронного касового апарату для ФОП:
- економія часу. Підприємець буде позбавлений від походів до органів ДФС і Центру сервісного обслуговування, де потрібно оформляти значну кількість документів. Досить пройти оnline-реєстрацію програмного РРО через електронний кабінет ДФС. Пристрій буде зареєстровано протягом 1 дня;
- економія грошей. Власники бізнесу зможуть заощадити гроші на витратні матеріали і технічне обслуговування фіскальної техніки;
- впровадження системи лояльності для покупців. Використання електронного чека замість паперового дає можливість краще вивчити свого покупця. На основі даних про покупки та уподобання клієнта, ритейлер може сформувати для нього персоналізовані пропозиції та, разом з електронним чеком, відправити додаткову інформацію або спеціальні пропозиції, тим самим збільшити лояльність клієнта до свого бренду.
Як відправити електронний чек покупцю
Для того, щоб відправити чек покупцю в електронному вигляді, у продавця повинен бути номер телефону клієнта або email. Після того, як касир закриває електронний фіскальний чек і він фіксується в системі ДФС, у POS-системі генерується QR-код, який можна відправити клієнту в смс, месенджери або на електронну пошту.
Де можна перевірити електронний чек
Дані про товарний фіскальний чек доступні не тільки продавцю, а й покупцю - їх можна переглянути на сайті електронного кабінету платника у розділі «Реєстри» - «Пошук фіскального чека». Для пошуку чека, який був виданий РРО, потрібно заповнити поля з фіскальним номером (ФН), датою і часом. Для пошуку фіскального чека в електронному вигляді необхідно ввести його номер (ID) і дату видачі.
До речі, клієнт, який здійснив покупку від 100 грн. та виявив на сайті в електронному кабінеті, що чек не переданий в податкову службу, має право отримати «кешбек» у розмірі 100% вартості товару. Це регламентується законом №1073, який вступить в силу з 1 жовтня 2020 року.
І, наостанок, варто відзначити, що для автоматизації роздрібної торгівлі не достатньо просто відправити електронний чек у податкову. Для повноцінного обліку на торговій точці власнику важливо бачити інформацію про кількість товарних залишків, прибуток і витрати. Тому для комплексної автоматизації торгівлі потрібна POS-система, яка містила б таку аналітику, щоб в подальшому підприємець зміг створити стратегію розвитку і масштабування свого бізнесу.
