Як працювати з чеком у касовій програмі, щоб покращити сервіс у магазині?

Чек у законі: правила, вимоги, помилки…

Але для початку давайте розберемося, які існують законодавчі вимоги та норми щодо оформлення та видачі чеків покупцям роздрібних магазинів.

Чеки бувають різні. Наприклад, є фіскальний, а є товарний. І хоч зовні вони виглядають практично однаково, різниця в них є, і вона є суттєвою. Нижче поговоримо про кожен з них детальніше.

Фіскальний касовий чек на товари: що це таке, що має містити, як видається?

Отже, почнемо із фіскального чека. Це офіційний розрахунковий документ, який може бути у паперовому чи електронному вигляді. Він створюється за допомогою реєстратора розрахункових операцій (класичного чи програмного): усі дані чека фіксуються та передаються до фіскальної служби. Покупцеві чек видається у роздрукованому з фіскального блоку вигляді або може бути відправлений в електронному вигляді через месенджер, SMS-повідомлення, на e-mail, шляхом сканування QR-коду.

Такий чек повинні видавати всі компанії та ФОП, які підпадають під вимоги використовувати під час продажу товарів чи послуг РРО чи пРРО. До речі, якщо ви ще не вивчили норм законодавства на цю тему, ознайомтеся з нашою статтею «Головне про РРО. Правила використання в 2021 році». У ній ми розповіли про головні нововведення 2021-2022 рр., які стосуються фіскалізації роздрібного бізнесу.

На законодавчому рівні затверджено певну форму фіскального чека, дотримуватися правил і вимог якої мають усі ритейлери. Актуальні обов'язкові реквізити описані у п. 2 ІІ розділу Положення №13 «Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов'язаної з використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книг), форми № ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книг)».

Список обов'язкових даних, які мають бути в такому чеку, – на ілюстрації нижче.

Обов_язкові реквізити фіскального чека

Що обов'язково має бути у фіскальному чеку?

Товарний чек: чим відрізняється від фіскального?

Товарний чек (або розрахункова квитанція) – це розрахунковий документ на товари чи послуги, який касир видає покупцю у роздрукованому чи написаному від руки вигляді. Для створення такого чека не потрібно використовувати РРО. Як правило, такий чек друкують за допомогою принтера чеків, але для цього підходить і звичайний.

Оформляти його можна у довільній формі, а видавати – на вимогу покупця. Але в будь-якому випадку товарний чек повинен містити такі ж реквізити, як і фіскальний. Різниця тільки в тому, що замість позначки «Фіскальний чек» має бути позначка «Товарний чек» і не буде вказано фіскальний номер РРО.

Видавати такий чек мають право ФОП на першій групі єдиного податку та підприємці, які приймають платежі за товари, роботи, послуги у безготівковій формі. А до кінця 2021 року цим правом ще можуть скористатися ФОП 2-4 груп, чий річний дохід не перевищує 1,32 млн. грн.).

Чи не видали чек або видали з помилкою: яке покарання?

Що буде, якщо касир не видав покупцю чек або надав його з помилкою: без потрібних реквізитів, недостовірними даними та інше? Це загрожує грошовим штрафом: 10% вартості проданих з порушеннями товарів (робіт, послуг) магазину доведеться заплатити, якщо це було перше порушення, і – 50%, якщо воно повторилося.

Програма для каси магазину допомагає оптимізувати та автоматизувати роботу з чеком

Якщо магазин автоматизований і для роботи касира та для товарного обліку використовує спеціалізоване програмне забезпечення, власнику не потрібно турбуватися про відстеження законодавчих норм та приведення форм розрахункових документів до актуальних вимог. Наприклад, наші клієнти не відволікаються на ці моменти. Всі подібні питання вирішують спеціалісти відділу розробки усередині нашої компанії. А користувачі програми працюють із актуальними документами та функціоналом, у яких уже враховано всі останні зміни законодавства.

Крім цього, у касира, який працює з касовою програмою, зручно організовано та оптимізовано робочий процес, і він може набагато швидше:

  • знаходити в базі та додавати в чек потрібні товари, не затримуючи покупців;
  • автоматично розрахувати підсумкову суму покупок та розмір здачі;
  • видавати покупцеві чек будь-яким зручним для нього способом;
  • автоматично надсилати інформацію про розрахунки до податкової служби.

Розкажемо та покажемо всі корисні функції автоматизації роботи з чеком на прикладі нашого програмного рішення для касової зони Chameleon POS.

автоматизация для кассира

Програма для касира Chameleon POS: як працювати з чеком?

Щоб максимально ефективно організувати роботу продавців у роздрібному магазині та досягти швидкого обслуговування покупців, на обладнання, з яким працюють касири, необхідно встановити нашу касову програму Chameleon POS. Вибрати можна одну з двох версій для різних операційних систем: Linux та Android. Перша призначена для роботи на комп'ютері з клавіатурою або touch-монітором (POS-монітором), друга встановлюється як додаток на смартфон або планшет.

До речі, якщо вам потрібна допомога у виборі відповідного комплекту обладнання для роботи каси, можете ознайомитись з нашими фіскальними та нефіскальними рішеннями в каталозі.

Після інсталяції касового ПЗ касирам не доведеться кілька днів освоювати софт. У нього лаконічний і зрозумілий інтерфейс, повноцінно працювати у програмі та обслуговувати покупців можна вже за кілька годин.

Головне меню касової програми складається із 7 вікон/режимів. Основний інструмент для касира – це «Чек». Тут відбувається 90% його операцій: продажі, повернення, скасування та інше.

кассовая программа

Основна вкладка для роботи касира в програмі Chameleon POS – «Чек» (у ній відбувається 90% всіх операцій, що здійснюються)

Додавання товарів у чек на робочому місці касира

Щоб не створювати чергу і швидко обслужити кожного клієнта, продавець може шукати товари в базі та додавати їх у чек декількома різними способами.

Найшвидший і зручний – за штрих-кодом. Для цього у касира має бути сканер штрих-кодів, яким він просканує код, вказаний на товарі. Система автоматично знайде його в каталозі та додасть у чек разом із зазначеною вартістю.

Якщо ж сканеру немає, продавець може вручну ввести штрих-код або внутрішній код товару у вікні «Чек», і він додасться автоматично.

Також є спосіб шукати товар за його найменуванням у спеціальному вікні «Пошук товару».

сканер штрихкодов

Шукати товар і додавати в чек можна кількома способами. Найшвидший і зручний - за штрих-кодом за допомогою сканера.

На етапі пошуку та додавання товарів у чек є ще ряд корисних опцій:

  • зміна кількості кожної товарної позиції;
  • видалення непотрібних позицій із чека;
  • зміна ціни тієї товарної позиції, де в атрибутах передбачено таку можливість (вільна ціна);
  • зміна одиниці вимірювання товару (наприклад, зі штук на упаковку).

Розрахунок покупців та закриття чека

Для розрахунку покупців у програмі передбачено кілька способів оплати: готівка, банківська картка, сертифікат або бали, нараховані на дисконтну картку. Розкажемо нижче докладніше про найпопулярніші.

Оплата готівкою

Програма автоматично порівнює отриману від покупця суму із сумою чека та розраховує розмір здачі. Це спрощує та прискорює процес оплати покупок.

Оплата банківською карткою

Для цього типу розрахунків із покупцями на робочому місці касира має бути підключений банківський термінал. Здійснити оплату можна в автономному режимі (через сам термінал) або в касовій програмі магазину. Після зарахування оплати інформація потрапить в систему і чек закриється.

Змішаний тип оплати

У касовій програмі можна вибрати одразу кілька видів оплат за одним чеком: готівка, картка, бали, кредит, чек, сертифікат. Для покупців – це додаткова зручність, оскільки частину покупок одного чека можна оплатити, наприклад, готівкою, а ті, що залишилися – балами з дисконтної картки. Магазин таким чином підвищує рівень сервісу та лояльність покупців.

оплата наличными и картой

Приклад оплати чека в касовій програмі Chameleon POS готівкою та банківською карткою

Оплата балами дисконтної програми або подарунковим сертифікатом

Щоб застосовувати цей варіант оплати, крім касової програми, в магазині як бек-офіс має використовуватися система аналітики та обліку Chameleon Cloud. У ній налаштовується система лояльності та дисконтна програма. Після цього на касі можна використовувати типи оплати балами та сертифікатами. Що також додатковий бонус для покупців та спосіб їх утримання.

Автоматизація каси з Chameleon POS: багато фішок та корисних опцій для роботи з чеком

Наприкінці ще кілька корисних функцій у режимі роботи з чеком.

1. Скасування чека.

Зробити це можна лише до оплати.

2. Повернення товару за чеком.

Скористатися цією опцією може лише співробітник, який має на це право (в налаштуваннях програми встановлюються повноваження та права для кожного співробітника). Є можливість зробити повернення всього списку товарів у чеку чи окремій позиції.

3. Відкладені чеки.

Касир може створювати одночасно кілька чеків, щоб не затримувати покупців, якщо один із них вирішив добрати товари, а інший – уже готовий сплатити.

4. У меню оплати чека змішаним типом у касира є низка додаткових можливостей:

  • зміна валюти;
  • вибір іншого терміналу для оплати;
  • а також кілька варіантів роботи із рештою: поповнити на решту рахунок мобільного телефону, перевести суму решти в бали.

5. Режим підказок для касира

Дуже зручна функція, яка значно полегшує роботу продавця та прискорює процес обслуговування покупців. Це підтверджують і наші клієнти, які активно користуються цим режимом. Одним кліком можна розгорнути вкладку з кнопками для швидкого доступу до найчастіших касових операцій. Навіть якщо продавець забув потрібну комбінацію клавіш, ці кнопки допомоги чудово рятують, підказуючи, які дії потрібно вчинити.

Режим підказок з кнопками швидкого доступу до найчастіших касових операцій

Це ще не всі можливості та плюси, які дає автоматизація касової зони роздрібному бізнесу. Менеджмент магазину, використовуючи широкі можливості сучасної POS-системи, може ефективно організувати роботу продавця та значно прискорити процес обслуговування покупців. Хочете так само? Використовуйте рекомендації нашого матеріалу, і тоді контролювати роботу торгових точок буде набагато простіше.

А якщо ви ще не автоматизували роботу касирів, саме час зробити це. Дізнайтесь більше про возможностях наших решений для розницы: касової та товарооблікової програм.

Успех