Що таке ПРРО (програмний РРО) та чим відрізняється від традиційного?
РРО – реєстратор розрахункових операцій. Спеціальний пристрій, який потрібен для податкового контролю операцій між продавцем і покупцем.
Що він реєструє:
- розрахункові операції під час продажу товарів (надання послуг);
- кількість проданих товарів (наданих послуг);
- операції з прийому готівки для подальшого переказу.
Реєстратори можуть бути двох типів: традиційні та програмні.
Традиційний – наприклад, касові апарати або POS-термінали з фіскальним реєстратором, що видають паперові чеки. Покупець купив товар чи послугу, у фіскальному блоці відбулася реєстрація чека, блок надрукував паперовий чек. Чеки зберігаються у захищеній пам'яті реєстратора.
Програмний (ПРРО) – це програмне забезпечення або застосунок, які можна встановити на будь-який зручний для підприємця гаджет (програму – на комп'ютер або ноутбук, застосунок – на смартфон або планшет). У ньому створюється електронний чек, який реєструється автоматично на сервері податкової і там зберігається надалі. Покупець може отримати чек у роздрукованому вигляді (якщо є обладнання для цього) або в електронному (у месенджері, SMS-повідомленні, електронній пошті або скануванням QR-коду).
Схема роботи ПРРО досить проста:
- У момент покупки формується електронний чек, що відправляється на сервер податкової.
- Цьому чеку призначається індивідуальний фіскальний номер, після чого він відправляється назад у програму.
- Тепер чек можна видати покупцеві будь-яким зручним для нього способом (вони описані вище).
Алгоритм роботи програмного РРО
Кому потрібно використовувати РРО чи ПРРО з 1 січня 2022 року?
Усі ФОП, у яких покупці чи клієнти розплачуються за товар чи послугу готівкою чи банківською карткою, повинні використовувати РРО або його програмний варіант. Норма стосується всіх напрямків діяльності (у тому числі онлайн продаж товарів і послуг) без пільг за річним доходом. Виняток – підприємці 1 групи спрощеної системи оподаткування та ФОП, які працюють у селах.
Багато питань виникає щодо онлайн-комерції: чи потрібен ПРРО інтернет-магазину? Потрібен, якщо продавець використовує реквізити будь-якого електронного платіжного засобу чи будь-якої платіжної системи. Виняток – використання реквізитів розрахункового рахунку (прийом оплати у безготівковій формі за банківськими реквізитами або через касу банку).
Отже, підсумуємо.
Хто використовує РРО з 1.01.2022:
⊕Всі юридичні особи
⊕Всі ФОП на загальній системі оподаткування
⊕Всі ФОП 2-4 групи єдиного податку незалежно від виду діяльності та річного доходу
Хто може не використовувати РРО з 1.01.2022:
⊗ФОП 1 група
⊗ФОП, що ведуть діяльність у селах (крім торгуючих підакцизними товарами)
⊗ФОП та юридичні особи, які приймають від покупців/клієнтів оплату лише за допомогою банківського переказу за реквізитами
Яким законом керуватися:
Закон України №128 щодо обов'язкового використання РРО/ПРРО. Набирає чинності з 1 січня 2022 року.
Кому з 1.01.2022 потрібно використовувати ПРРО, а кому – ні
ПРРО простіше і економніше, ніж традиційний, і ще ряд переваг
Давайте пройдемося по важливим плюсам програмного РРО порівняно із звичайним.
Нижче вартість Вартість касового апарату (апаратний РРО) стартує від 9 тисяч грн, додатково будуть витрати на технічну підтримку та обслуговування. Для використання ПРРО підійде будь-який гаджет, на який можна встановити навіть безкоштовний софт від податкової. Якщо ж буде потрібний більш функціональний варіант ПРРО, витрати становитимуть від 150 грн/місяць.
Швидше та простіше реєстрація Процес реєстрації програмного РРО займає набагато менше часу та супроводжується оформленням мінімальної кількості документів. На реєстрацію апаратного РРО може піти до 5 днів і доведеться заповнити 5 документів (у разі ПРРО – це 2 дні та 2 документи). Додатково традиційний РРО доведеться опломбувати у спеціальному сервісному центрі.
Автоматичне оновлення.Щоб внести якісь зміни до апаратного РРО (наприклад, при зміні реквізитів), його потрібно перереєструвати в сервісному центрі. У випадку з програмним варіантом всі оновлення вносяться розробником без будь-якої участі власника ПРРО.
Необмежений термін роботи.Апаратний РРО потрібно міняти кожні 7 років, програмний працює без обмежень.
Відмова від паперових звітів та чеків. Якщо використовувати ПРРО, можна не друкувати z-звіти, вони автоматично передаються в ДПС і їх можна зберігати в хмарі або локально на своєму гаджеті. Надавати до податкової також можна в електронному вигляді. У традиційного РРО такої можливості немає: z-звіти обов'язково доведеться роздруковувати та зберігати протягом 3 років. Така сама ситуація і з чеками: ПРРО може видавати їх покупцю в електронному вигляді, РРО – лише у паперовому.
Як почати користуватись ПРРО: від вибору софту до реєстрації?
Щоб з нуля пройти весь процес фіскалізації, підключити програмний РРО та видавати покупцям фіскальні чеки, підприємцю потрібно подолати 4 нескладні етапи:
- Визначитися з ПРРО: який використовуватимете, від якого розробника.
- Зареєструвати господарську одиницю (торгову точку) у податковій.
- Отримати КЕП для касира та зареєструвати її у ДПС.
- Зареєструвати ПРРО у податковій.
Пройдемося по кожному пункту докладніше.
- Вибираємо ПРРО: які є варіанти?
Безкоштовний програмний реєстратор від податкової служби
Його можна завантажити у вигляді ZIP-архіву на сайті податкової за посиланням. Програма підходить для операційних систем Android та Windows. Містить базові функції: фіскалізація розрахункових операцій та робота з електронними чеками. Додаткові можливості та рішення тут не передбачені.
Платні ПРРО від незалежних розробників
Вони містять додаткові можливості та функції. Наприклад, дозволяють:
- інтегрувати ПРРО у вже існуючі облікові програми;
- адмініструвати роботу всіх кас та касирів одночасно;
- створювати товари та групи, завантажувати товари з інших систем;
- міняти ціни, надавати знижки;
- та ін.
Такий варіант коштуватиме підприємцю близько 150 грн на місяць і вище. У деяких розробників можна безкоштовно працювати до певної кількості чеків.
Рішення від розробників POS-систем
Розробники програм для автоматизації касової зони також запропонували свої рішення для фіскалізації. Вони вже інтегровані із софтами автоматизації.
Наприклад, наша компанія пропонує своїм клієнтам програмне забезпечення «Chameleon POS», що працює на ПК або сенсорному моніторі, а також мобільний додаток PayKit для Android-пристроїв. Складається програмний комплекс, зокрема, із софту для автоматизації робочих місць продавців та функціоналу для ведення повноцінного товарного та складського обліку.
Основні переваги POS-систем:
- Працюють у хмарі.
- Комплексне рішення автоматизації: робоче місце касира, єдина система обліку та контролю торгових операцій, фіскальні чеки, комплект необхідного для касової зони обладнання.
- Контроль руху коштів.
- Отримання даних про продажі та залишки.
- Управління асортиментом./li>
- Аналітика з усіх торгових точок.
- Налаштування будь-яких акцій та програм лояльності у зручному конструкторі.
- Проведення переобліків, контрольних інвентаризацій без зупинки торгового процесу.
- Стабільна робота навіть без мережі.
POS-система – найбільш підходяще рішення для магазинів та мереж, де великий асортимент та облік не обмежується лише видачею чеків. У програмне забезпечення «Chameleon POS» за запитом клієнта вже буде інтегрований модуль ПРРО вартістю 1 грн (одноразово).
Впровадження модуля (придбання бібліотек у ДПС, налаштування, супровід під час реєстрації у податковій, консультування) обійдеться підприємцю у 350 грн одноразово та 100 грн/місяць за технічну підтримку. Програмний РРО від PayKit більше підходить малому бізнесу з невеликою кількістю торгових точок та коштуватиме підприємцю від 150 грн на місяць. Детальніше про можливості та тарифи можна ознайомитись на сайті POSKIT.
Вартість впровадження та підтримки самого програмного комплексу залежить від кількості робочих станцій та індивідуальних потреб бізнесу. Ви можете звернутися до наших консультантів для розрахунку, заповнивши форму.
Як отримати електронний підпис для роботи з ПРРО?
Для реєстрації електронних чеків та звітів потрібен електронний підпис уповноваженої особи (касира) або електронна печатка компанії. Потрібно оформити ключ на кожного касира або один підпис печатки компанії, щоб усі касири могли користуватися одним сертифікатом під час роботи з ПРРО.
Якщо ви ФОП і використовуєте КЕП (Кваліфікований електронний підпис) для подання електронної звітності, можете використовувати цей ключ для роботи з програмним реєстратором.
Якщо КЕП немає, тоді потрібно:
- Звернутися до будь-якого відповідного центру сертифікації (за посиланням – список акредитованих центрів сертифікації ключів).
- Заповнити заявку у режимі онлайн.
- Зібрати пакет необхідних документів (як правило, паспорт, ІПН, флешка для запису ключа, але краще уточнювати на сайтах держорганів або в центрі, через який отримуєте).
- Отримати цифровий підпис.
- Як зареєструвати торгову точку у податковій?
Цей крок є обов'язковим перед реєстрацією ПРРО. Інакше не вдасться поставити на облік сам реєстратор. Для реєстрації існує спеціальна форма в електронному вигляді: 20-ОПП (F1312002).
- Потрібно зайти до особистого електроного кабінету платника податків на сайті ДПС.
- Щоб увійти до особистого кабінету, знадобиться КЕП.
При вході до особистого електронного кабінету платника податків потрібно вибрати центр сертифікації ключів, через який ви отримували КЕП, а також завантажити сам КЕП та ввести пароль захисту ключа, створений при отриманні КЕП.
3. Після входу зліва з'явиться панель з розділами кабінету. Нам потрібен розділ «Введення звітності».
У цьому розділі для створення нового документа необхідно натиснути кнопку «Створити»
4. Щоб випав список звітів, потрібно натиснути кнопку «Створити». Зі списку вибрати потрібну форму: 20-ОПП: F1312002.
5. У формі, що відкрилася, заповнюємо всі графи. Зберігаємо та чекаємо на квитанцію про реєстрацію торгової точки. Якщо все зроблено правильно, це займе пару годин.
4. Як зареєструвати ПРРО у податковій?
- Для цього нам знову потрібно зайти до особистого електронного кабінету платника податків на сайті ДПС та вибрати розділ «Введення звітності».
- Після натискання кнопки «Створити» у списку документів, що випав, знаходимо форму № 1-ПРРО (J/F1316602) і заповнюємо її (для заповнення користуйтеся інформацією з розділу «Особисті дані платника», копіюючи та вставляючи в потрібні графи форми).
- Графа 4 «Тип ПРРО». Є кілька типів:
- Стаціонарний: встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за конкретною адресою.
- Пересувний: зареєстрований на конкретну господарську одиницю (наприклад, автомобіль), але може використовуватись на всій території України.
- Каса самообслуговування: встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, що не передбачає залучення касира.
- Інтернет-торгівля:: встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за адресою, для застосування потрібен касир.
- Графа 5 – як працюватиме ПРРО за відсутності інтернет-з'єднання. Потрібно поставити галочку навпроти «Здійснюється», щоб надсилати дані до податкової, якщо на торговій точці зникне інтернет.
- Після заповнення натисніть кнопку «Перевірити». Якщо всі графи заповнені, перевірку форми буде підтверджено. Якщо ні – підсвічуються графи, які потрібно виправити.
- Після підтвердження перевірки потрібно натиснути кнопку «Зберегти». Вибрати цю збережену форму у списку документів та натиснути «Підписати». У вікні знову вибрати свій КЕП.
- Після підписання натиснути «Надіслати».
- Сервер ДПС обробляє заяву та видає квитанцію з привласненим фіскальним номером.
- Після у цьому ж розділі у списку документів потрібно знайти «Повідомлення про надання інформації про кваліфікований сертифікат відкритого ключа, який використовується в ПРРО» (форма «J/F 1391802) та заповнити його (для заповнення користуйтесь інформацією з розділу «Особисті дані платника», копіюючи і вставляючи в потрібні графи форми).
- У документі необхідно ввести ідентифікатор ключа суб'єкта. Його можна переглянути в сертифікаті вашого КЕП, який використовується для цифрового підпису.
- Тип підпису. Тут потрібно вказати «Касир».
- Заповнений документ перевіряємо, зберігаємо, підписуємо та відправляємо, як і з формою №1-ПРРО.
- Після отримання квитанції, яка підтверджує реєстрацію ПРРО та надає йому фіскальний номер, можна заходити у ваш ПРРО та починати роботу.
Як налаштувати роботу ПРРО у програмному рішенні від CHM Software?
Коли попередні пункти пройдені, залишається лише настроїти роботу свого ПРРО у вибраному програмному рішенні. На прикладі нашого софту PayKit покажемо покроково, як це відбувається.
- Зайдіть до особистого кабінету для керування та обліку PayKit.
- За допомогою системних адміністраторів налаштуйте сервер друку «Фантом».
- Додайте дані про електронний ключ і сертифікат.
- Отримайте ліцензії на використання бібліотек.
- Повноцінно працюйте з ПРРО та видавайте покупцям фіскальні чеки.
Залишилися питання щодо програмного РРО, хочете дізнатися, як швидко та легко пройти всі етапи фіскалізації з нашою компанією? Звертайтесь до наших фахівців, вони допоможуть вирішити всі питання щодо вибору, реєстрації та запуску ПРРО.
