Как улучшить управление товарными запасами в розничном магазине? Контролируем, анализируем, автоматизируем
Зачем нужно управление товарными запасами в розничном магазине?
Товарные запасы в розничном магазине – это своеобразная «товарная подушка», главная задача которой – закрыть потребности покупателей и исключить дефицит.
В розничном магазине, как правило, товар не хранится длительное время, а менеджмент старается сделать все, чтобы реализовать его как можно быстрее. Складское помещение зачастую в небольшой сети или одиночном магазине отсутствует. Его роль выполнят специально отведенное место (возможно, отдельная комната), торговый зал или собственно полочное пространство. У средних и крупных сетей могут быть центральные склады, где и хранятся товарные запасы.
Идеальная ситуация – когда в торговой точке закупается именно столько товаров, сколько нужно для покрытия спроса на определенный период времени (до следующего поступления продукции), а объём остатков при этом минимальный. Для этого и нужно грамотное управление товарными запасами в магазине.
Идеальная ситуация с товарным запасом в магазине – товаров столько, сколько нужно для покрытия спроса на до следующей закупки, а остатки – минимальны
Товарные запасы и товарные остатки – одно и то же?
Можно сказать, что запасы – это то, что прогнозирует и формирует менеджмент, их наличие обязательно. А остатки – наоборот: формируются сами (часто из-за неэффективного управления и прогноза запасами) и их появление нежелательно.
Это товары, которые были закуплены, но по ряду причин не продались и долгое время «пылятся» на полках или в другом месте, превращаясь в неликвидные.
Остатки неликвидных товаров и постоянный рост их объёмов – одна из главных проблем для торговой точки. Ниже расскажем, почему.
Почему товарные остатки – это проблема? ТОР-5 бед от роста остатков
- Блокируются оборотные средства. Они попросту заморожены в товарах, которые «болтаются» в остатках. Из-за этого у собственника торговой точки может не хватать финансовых ресурсов, появится необходимость в кредитах. Это дополнительные расходы и утраченная прибыль.
- Возникает дисбаланс в ассортименте. Большой процент остатков мешает рациональному прогнозу закупок и формированию востребованного ассортимента. Чтобы распродать остатки, менеджмент может заказывать меньше ходовых товаров или новинок, в которых заинтересованы покупатели.
- Растет процент упущенных продаж из-за большого количества неликвидных товаров или списания тех, срок годности которых уже вышел.
- Снижается прибыль. Из-за того, что товары не продаются, менеджеру приходится устраивать распродажи и предлагать акции.
- Рост и развитие затрудняется. Из-за того, что у магазина присутствует «балласт» в виде остатков и он то и дело увеличивается, бизнес не может развиваться в полную силу.
Что делать чтобы снизить товарные остатки?
Если управлению запасами товаров уделять должное внимание, то все описанные выше проблемы можно минимизировать. Расскажем о факторах, которые нужно учитывать в процессе работы с запасами и оптимизацией остатков.
Сотрудничество с поставщиками.
Очень важно подобрать надежных поставщиков и добиться стабильных условий работы с ними. Особенно в части сроков поставок. Если они будут строго соблюдаться, то влиять на запасы и снизить остатки будет не трудно.
Предпочтения покупателей.
Динамика спроса, изменения потребительского настроения, сезонность, тенденции рынка сильно влияют на ассортимент, а значит и на формирование запасов нужных позиций. Если следить за изменениями рынка и корректировать ассортимент, объём остатков можно снизить до минимума.
Анализ товарооборота.
Без этого эффективно управлять резервом товаров не получится. Показатели оборачиваемости товаров дают понимание, за какой период их можно продать, на сколько хватит запаса продукции, когда вложения в закупку окупятся и принесут прибыль. Рассчитывать, в большинстве случаев, достаточно такие метрики: период оборачиваемости в днях, в разах, средний товарный запас. Приведем формулы их расчета на рисунке.
О чем расскажут показатели:
- Высокая оборачиваемость – вложения вернутся быстро.
- Низкая – вложенные средства могут надолго «зависнуть» в товарах.
- Запасы товаров с высокой оборачиваемостью нужно тщательно отслеживать и вовремя пополнять, учитывая фактор сезонности (возможно, показатель высок именно по этой причине).
- Закупку товаров с низкой оборачиваемостью, вероятно, стоит отложить.
Инвентаризация.
В качестве превентивной меры в работе с запасами товаров хорошо подходит регулярное проведение инвентаризации. Рекомендуем это делать как минимум один раз в месяц, чтобы держать остатки под контролем.
Активация продаж.
Акции, распродажи помогут снизить процент остатков. Но с ними нужно быть осторожными. Они могут привести к значительному недополучению прибыли. Тут нужно хорошо рассчитать эффект и все взвесить.
Мотивация менеджеров.
Если неликвиды все же появляются с регулярной периодичностью, стоит подумать о системе мотивации для менеджмента. Пусть один из пунктов оценки их качества работы включает снижение остатков и поддержание запасов товаров на нужном уровне.
Управление товарными запасами с помощью товароучетной программы.
Если контролировать запасы продукции вручную, ошибки, несовпадения, а, следовательно, и рост остатков – просто неизбежны. Если же использовать товароучетную программу, этот процесс будет простым и прозрачным, построенным на анализе и статистике. Прогнозы закупок будут точные и рациональные, а остатки – минимальными.
Как автоматизация товарного учета помогает бороться с остатками?
Задача любого программного решения для автоматизации товарного учета (например, такого, как наш комплекс Chameleon POS) – упростить, ускорить процессы, связанные с закупкой и продажей товаров в магазине.
Программа помогает быстро в электронном виде формировать заказы поставщикам, учитывая предыдущие показатели продаж и динамику спроса на те или иные позиции в ассортименте.
Ведя учет товарооборота с помощью специализированной POS-системы, менеджер четко понимает:
- Какие товарные позиции заказать.
- Сроки и объёмы закупок.
- Какой должен быть товарный запас.
Как работать с остатками в программе учета товаров?
Расскажем на примере нашего программного решения Chameleon.
Автоматизация охватывает сразу две зоны: кассовую и административную. Так называемые фронт-офис (программа для работы кассиров Chameleon POS) и бэк-офис (сервис для работы менеджеров Chameleon Cloud).
Благодаря использованию специализированного программного обеспечения на рабочем месте продавца фиксируются и сохраняются все операции и данные, связанные с продажей товаров покупателям.
Эта информация – база для работы менеджера. Он анализирует данные и, основываясь на сделанных выводах, формирует прогнозы по закупкам и товарным запасам. Главный инструмент для этого – документы и отчеты системы учета Chameleon Cloud. В частности, для управления запасами и оптимизации остатков менеджер может использовать несколько отчетов: «Топ товаров», «Остатки», «Анализ критических товаров».
Расскажем более подробно о них далее и о возможностях, которые дает программа учета товарооборота.
5 фишек системы учета Chameleon Cloud, чтобы управлять товарными запасами
Анализировать результаты продаж и грамотно прогнозировать закупку
Чтобы грамотно спланировать количество закупаемых товаров (с учетом запаса, конечно), не обойтись без анализа продаж за предыдущий период. Менеджер должен понимать: какие позиции и как быстро продаются. Эти данные можно получить из отчетов «Динамика продаж» и «Отчет по продажам». Первый покажет общие результаты за выбранный период (день, месяц, год и т.д.). Второй – более детальную информацию в разрезе поставщиков, товарных групп, отдельных продуктов и прочего.
Отчет «Динамика продаж» в интерфейсе Chameleon Cloud показывает общие результаты за выбранный период
«Отчет по продажам» в интерфейсе Chameleon Cloud показывает информацию в разрезе поставщиков, товарных групп, отдельных продуктов и т.д.
Анализировать ассортимент: закупать востребованные позиции
Постоянное отслеживание спроса, сезонных предпочтений покупателей тоже значительно упрощают прогнозирование закупок и запасов. Непопулярные позиции могут вылиться в большой процент остатков и недополучение прибыли. Поэтому очень важно смотреть на предыдущий опыт продаж в магазине и предпочтения покупателей.
В системе учета Chameleon Cloud для этого есть отчет «Топ товаров». Он показывает, какие продукты чаще всего покупают.
О том, как управлять ассортиментом, мы подробно рассказывали в одном из наших недавних материалов.
Отслеживать остатки товара, не допуская дефицита и распродавая неликвиды
Отчеты по остаткам – ключевой инструмент менеджера в управлении товарными запасами. В системе учета Chameleon Cloud предусмотрено несколько возможностей отслеживать излишки. Один из них – отчет «Остатки». Его можно сформировать в разрезе различных параметров, в зависимости от задач пользователя: торговых точек, поставщиков, групп товаров, уровням цен и сериям и т.д. Периодически отслеживая данные этого отчета, можно держать остатки под контролем. Вовремя формировать заказ, если остатки минимальны. Или планировать маркетинговые мероприятия, если они в избытке.
Контролировать критические остатки, чтобы обеспечить запасы ходовых позиций
В рознице очень важен минимальный объём товарного запаса. Его называют неснижаемым остатком. Менеджмент самостоятельно устанавливает этот показатель на торговой точке, исходя из спроса, сезонности, результатов продаж и других факторов. Если запас товаров приближается к установленной границе, необходимо оперативно формировать закупку.
В нашем софте для этого есть отчет «Анализ критических остатков». В нем отображается товары, остатки по которым на критическом уровне или вообще отсутствуют. После чего менеджер сможет быстро провести правильные заказы товаров.
Или же этот отчет можно использовать, чтобы контролировать запасы ходовых позиций. Отслеживая остатки по конкретной группе товаров, можно вовремя делать их закупки.
Провести инвентаризацию за несколько часов без закрытия магазина
Мы уже упоминали, что инвентаризация важна для управления товарными запасами и контроля остатков. Она помогает выявлять излишки, неучтённые товары, недостачи и корректировать запасы с учетом полученной информации.
Если магазин использует товароучетную программу, инвентаризация проходит без остановки торгового процесса. Продавцы могут обслуживать покупателей, а менеджмент в это время за пару часов проведет инвентаризацию.
В нашем софте для этой функции есть документ «Инвентаризация». Он показывает информацию о состоянии товарных запасов на торговой точке на момент проведения сверки. Сделать это можно по всему ассортименту или выборочно по товарным группам, по одной или нескольким позициям.
Как автоматизация магазина помогает управлять остатками: на примере нашего клиента
В завершении поделимся одним из кейсов нашего клиента, который благодаря использованию системы товарного учета и автоматизации кассовой зоны добился уменьшения товарных остатков в 3 раза.
Менеджмент торговой сети столкнулся с трудностями из-за быстрого роста. Бизнес активно развивалась: количество торговых точек увеличивалось, расширялся и углублялся ассортимент. У клиента появился дефицит оборотных средств, а товарные остатки бесконтрольно росли.
Мы помогли избавить от этих проблем, автоматизировав работу магазинов. Читайте подробности в нашем кейсе.
Узнайте больше о возможностях Chameleon POS и о том, как она помогает магазинам был прибыльными и современными.
