Керуючий роздрібним магазином: що він повинен знати і як його знайти?

Хто такий керуючий магазином і які у нього обов'язки?

Адміністратор або керуючий магазином – це позиція, без якої складно обходитися зростаючому бізнесу: коли власнику вже не під силу самостійно справлятися з усіма процесами.

Наймаючи керівника для торгової точки, підприємець делегує йому основні управлінські функції і, найчастіше, розраховує, що найнятий менеджер буде забезпечувати необхідний рівень продажів в магазині, постійно покращувати показники діяльності і піклуватися про його репутацію.

Тому, по суті, ключові обов'язки керуючого магазином – організувати і контролювати операційну діяльність торгової точки так, щоб вона була успішною, приносила прибуток, а власник був задоволений результатами. Але, звичайно, в кожній конкретній ситуації вимоги до позиції можуть відрізнятися. Список функцій керуючого магазином може залежати від різних чинників:

• стратегічних цілей і бачення власника;
• розміру бізнесу (одна торгова точка або мережа, кількість персоналу, постачальників, товарних позицій тощо);
• напрямку ритейлу і формату магазину;
• рівня конкуренції;
• корпоративної культури і структури бізнесу;
• рівня технічної оснащеності магазину;
• та інших.

Власник повинен відразу чітко відповісти собі на питання, навіщо йому керуючий роздрібним магазином. Сформульована відповідь дасть розуміння того, які завдання в подальшому будуть покладені на цього менеджера, яких результатів від нього вимагати, як ці результати можна оцінити, які навички і знання будуть потрібні кандидату, який претендує на цю позицію.

Що робить керуючий магазином кожного дня?

Якщо відштовхуватися від стандартних посадових інструкцій, то завдання середньостатистичного управлінця в магазині можуть виглядати приблизно так:

• Рішення поточних господарських питань (щоденні рутинні завдання).
• Контроль за виконанням плану продажів.
• Робота з постачальниками: прогноз закупівель, оформлення документів тощо.
• Робота з товаром і асортиментом: облік товару, контроль приймання, оформлення, інвентаризації, повернення та інше.
• Контроль за дотриманням касової дисципліни.
• Робота з персоналом: організація, мотивація тощо.
• Спілкування з контролюючими органами.

Надання звітів власнику.

Керуючий робить так, щоб магазин працював без збоїв: товар завжди був в наявності, покупці обслуговувались швидко і якісно, фінансовий план ефективно виконувався

Що повинен знати керуючий магазином?

Проанализировав информацию на популярных кадровых ресурсах, мы составили ТОР-6 наиболее распространенных требований к сотруднику на руководящую должность в рознице.

Проаналізувавши інформацію на популярних кадрових ресурсах, ми склали ТОР-6 найбільш поширених вимог до співробітника на керівну посаду в роздробі.

1. Стратегічний менеджмент. Керівник магазину буде займатися розвитком бізнесу, працювати над поліпшенням показників його діяльності. І тут без знань в області стратегічного управління не обійтися. Навіть якщо стратегія буде спущена менеджеру зверху, великий плюс – якщо він знає інструменти стратегічного управління і вміє ними користуватися. Ці знання допомагають грамотно формулювати свої цілі, розподіляти відповідальність, делегувати і приймати вірні управлінські рішення.
2. Техніки продажів. Найчастіше власник магазину, який шукає собі керівника, зацікавлений, щоб у кандидата були знання і досвід в області продажів (наприклад, раніше працював менеджером з продажу або керував підрозділом в цьому напрямку). Претендент на посаду менеджера торгової точки повинен з легкістю орієнтуватися в показниках обсягу продажів, конверсії, середнього чека, побудові системи лояльності та інше. Розумітиме, за допомогою яких інструментів впливати на ці метрики.
3. Мерчандайзинг. Контролювати викладку товару, стежити за тим, як продукція виглядає на полицях, як сформований асортимент, які використовуються методи залучення уваги покупців – теж ділянка, підконтрольна керівникові магазину.
4. Товарний облік і касова дисципліна. Один з ключових процесів в роботі керуючого в ритейлі – це робота з товаром і документацією. Керівник повинен ідеально орієнтувати в ланцюжку руху товару від постачальника до покупця. Розуміти, як контролювати кожен етап роботи з товаром (від замовлення до продажу), як він відображається в обліку, якими документами супроводжується.
5. Сучасні технології. Для обслуговування покупців і ведення товарного обліку в роздрібному магазині сьогодні як мінімум використовується комп'ютерна програма Excel, як максимум – 1С або ж POS-система (наприклад, як наше рішення для автоматизации магазинов Chameleon). Керівнику торгової точки, з яким доведеться безпосередньо мати справу з урахуванням товарів, потрібно знати нюанси та специфіку роботи таких ПЗ.
6. Норми законодавства. Крім податкових моментів, правил фіскалізації, численних вимог до роботи торгової точки (маркування, оформлення етикеток, ліцензування та інше), майбутній керівник магазину повинен відмінно знати нюанси Закону про захист прав споживачів.

Претендент на посаду керівника магазину повинен мати широкий кругозір і знання в різних галузях: від стратегічного менеджменту до податкового законодавства

Що повинен уміти керуючий магазином?

Роботодавці чекають, що претенденти на цю позицію будуть володіти вмінням організувати, в першу чергу, себе, а потім – створити команду, мотивувати підлеглих на виконання планів і досягнення стратегічних цілей.

Власники шукають лідерів, здатних самостійно стратегічно мислити, не боятися брати на себе відповідальність, шукати можливості для розвитку і поліпшення показників бізнесу, вміло їх використовувати.

Звичайно, управлінець в ритейлі повинен вміти ефективно спілкуватися з абсолютно різними людьми: з підлеглими, покупцями, постачальниками, контролюючими органами, керівниками тощо. З кожним важливо знайти спільну мову і розуміння, щоб досягати поставлених цілей.

Скільки отримує керуючий магазином?

Нещодавно в своєму телеграм-каналі ми публікували цікаве дослідження про те, яких співробітників шукає роздрібний бізнес. Торкнулися в ньому ми і зарплати керівника магазином. Так, кандидат на цю позицію може розраховувати на ставку від 14000 до 30000 грн. Найвищий розмір заробітку можуть отримати фахівці в Києві. Варто зауважити, що майже 30% роботодавців з ритейл-сфери зовсім не вказували розмір заробітної плати, вважаючи за краще домовлятися про оплату зі здобувачем в процесі співбесіди.

З повними результатами дослідження ви можете познайомитися в нашому телеграм-каналі «Ритейли без фейлу».

Керуючий магазином: що потрібно знати, щоб знайти ідеального фахівця?

А тепер про те, як власнику ритейл-бізнесу знайти відмінного керівника для магазину, на що звертати увагу і як проводити бесіду.

Звичайно, якщо у вас є менеджер з підбору персоналу, пошуки повністю ляжуть на його плечі, а ви тільки проведете фінальне інтерв'ю з кандидатами, щоб визначити, чи відповідають вони вашим вимогам. Але якщо такого немає, тоді весь шлях пошуку доведеться пройти самостійно. Пропонуємо вам покроковий план, як це зробити.

Сформулюйте мету пошуку

Для початку потрібно визначити, навіщо взагалі потрібен на даний момент керуючий. Яких змін в бізнесі чекає власник після найму нового менеджера. Відповіді на ці питання будуть служити вектором для пошуку потрібної людини, змісту та оцінки його майбутньої роботи. Свої очікування власнику обов'язково потрібно озвучувати в ході інтерв'ю з кандидатом, щоб вже на старті домогтися взаєморозуміння, і щоб потім реальна ситуація максимально збіглася з очікуваннями.

Очікування озвучуйте кандидату відразу, щоб вони «не розбилися» про реальність

Визначте розмір винагороди

Варто подивитися, що пропонує ринок, і які запити у самих кандидатів. Оцінити свої можливості і цілі. Визначившись з рівнем оплати, буде зрозуміло, на що можна розраховувати: взяти відмінно підготовленого досвідченого професіонала або ж – фахівця з менш завидним послужним списком, але з перспективою навчання та зростання.

Визначте свої вимоги

Вище ми говорили про середньостатистичні вимоги до кандидата на керівну посаду в роздрібному магазині. Можна спиратися на них. Але, звичайно, буде і ряд додаткових, індивідуальних, які пов'язані зі специфікою роботи конкретного бізнесу. Наприклад, якщо на торговій точці вже встановлено певне ПЗ для ведення товарного обліку, то логічно – озвучити в списку вимог до претендента знання таких або схожих програм. Або, якщо майбутньому співробітнику доведеться, крім усього іншого, постійно працювати з рекламаціями і спілкуватися з покупцями, запускати маркетингові активності або PR-проекти, залучати інвестиції та інше, – має сенс заздалегідь це озвучити і шукати кандидата з відповідними знаннями та досвідом.

Не варто також забувати, що в компанії вже сформована корпоративна культура і вже є чітке розуміння, яка саме людина, з яким характером і світоглядом, зможе відмінно вписатися в колектив.

Подивіться на своїх співробітників

Для пошуку потрібного фахівця є два шляхи: всередині компанії або за її межами. Досить часто відмінні керівники виростають з рядових співробітників всередині компанії. Цей шлях непоганий. Співробітник, вже працює в магазині, знає нюанси, специфіку, з ним налагоджений контакт тощо.

Мінус в цьому підході – співробітнику, який отримав підвищення, буде складно вибудовувати нову модель відносин з колегами і переходити на інший рівень субординації.

Визначте канали пошуку

Щоб знайти відповідного фахівця поза компанією, доведеться задіяти кілька каналів. Ось список популярних, які найчастіше використовують HR-менеджери, і пара не зовсім очевидних в кінці:

• сайти для пошуку роботи (шукати підходящих кандидатів доведеться серед численних резюме, опублікованих здобувачами, а також через оголошення про відкриту вакансію, тобто активним і пасивним методами);
• сайт магазину (якщо такий є, тут можна розмістити інформацію про вакансії у відповідному розділі, але це буде дуже пасивний метод пошуку);
• соціальні мережі (можна опублікувати інформацію про пошук співробітника у себе на сторінці і поділитися нею серед колег і друзів або ж розмістити пост в спільнотах, присвячених розвитку ритейлу або управління бізнесом);
• рекомендації колег (можна зателефонувати або написати в месенджері з проханням порадити хорошого фахівця);
• спеціалізовані групи в месенджерах (є такі групи, де фахівці певної галузі шукають роботу, а роботодавці розміщують свої вакансії);
• таргетована реклама (якщо пошук керівника – дуже пріоритетне і термінове завдання, і ви готові виділити для цього бюджет, то непоганий інструмент – поширити оголошення про відкриту вакансію через таргетовану рекламу серед потрібної аудиторії).

Підготуйте список питань

Після перегляду резюме, що надійшли і відбору тих, що максимально збігаються з вимогами, настає найвідповідальніший етап пошуку – інтерв'ю. Власнику важливо визначити, чи відповідає інформація з резюме дійсності, чи зможе претендент ефективно виконувати покладені в майбутньому на нього функції і без проблем влитися в колектив, ставши для нього лідером.

Ставте правильні питання, щоб визначити, чи зможе претендент ефективно виконувати покладені на нього в майбутньому функції

У заключному розділі матеріалу HR-менеджер дасть конкретний список питань і рекомендації, які допоможуть дізнатися краще респондента.

Як програмне забезпечення та обладнання Chameleon допомагає менеджменту магазина в роботі?

Керівник торгової точки постійно повинен відслідковувати показники ефективності, знати, що відбувається кожен день з товаром, як працюють продавці, які позиції асортименту більш популярні, а які – менше. Відстежувати ці дані без спеціального софту проблематично. Наприклад, наш програмний комплекс для автоматизації роботи каси і товарного обліку Chameleon відмінно підходить для таких завдань.

Для фронт-офісу, тобто касової зони, у нас є рішення для автоматизації роботи продавців Chameleon POS. Програма допомагає касирові швидко обслуговувати покупців: знаходити товар в базі і фіксувати продажу за секунди, надавати покупцям на вибір різні методи оплати (готівка, карта, змішаний тип), миттєво друкувати чек і пропонувати додаткові послуги (поповнення мобільного, оплата комунальних рахунків, бонусні програми та інше).

Для бек-офісу, тобто управління даними, ми встановлюємо на торговій точці програму для товарного і фінансового обліку Chameleon Cloud. Вона відкриває менеджеру ряд можливостей і дозволяє аналізувати показники в режимі реального часу:

• Відстежувати динаміку продажів.
• Контролювати залишки і грамотно прогнозувати закупівлі.
• Аналізувати позиції асортименту і коригувати його.
• Бачити дії продавців.
• Проводити інвентаризацію без закриття магазину.
• Користуватися електронними документами, а не збирати купу паперів і нескінченно шукати в ній потрібні.

Більше про те, як керівнику ефективно керувати магазином, бачити всі результати в режимі реального часу і що це дає бізнесу, дізнайтеся з наших кейсів.

Як розпізнати хорошого керівника магазину: поради HR-менеджера?

У якості висновків поділимося декількома корисними порадами від фахівця з підбору кадрів аудиторсько-консалтингової корпорації «Глобал Консалтинг». HR підкаже, як власнику не помилитися на співбесіді і як найняти дійсного гарного фахівця, щоб потім не було нестерпно боляче за прийняте рішення.

«Крім усього вже сказаного вище, важливим також буде визначитися з soft skills (особистими навичками) і hard skills (професійними навичками) майбутнього керівника. Перед складанням списку питань для співбесіди, потрібно визначити, якими компетенціями та навичками повинен володіти потенційний керівник. Для підтвердження кожної компетенції варто підготувати приблизно по три питання. Не зайвими будуть і робочі кейси.

Побудуйте діалог так, щоб спочатку дізнатися у претендента про минулий досвід роботи, потім поставити питання за компетенціями та в завершенні провести кейс-інтерв'ю. Звертайте увагу, наскільки претендент правдивий з вами. Поспостерігайте за його голосом, жестами, поведінкою. Наприклад, якщо на запитання кандидат відводить очі вбік, ховає долоні рук, можна припустити, що він намагається приховати правду або частину інформації. Змініть питання на інше, але пізніше поверніться до сумнівного, задавши його в іншій інтерпретації.

Ось список приблизних питань, які можна задати здобувачеві на посаду керуючого:

1. Яку роботу ви виконували на попередньому місці? Що входило в обов'язки, які завдання перед вами ставилися?
2. Як ви розподіляли обов'язки між підлеглими і контролювали їх роботу?
3. Як ви думаєте, ви робили свою роботу добре? Чому ви так вважаєте?
4. Що робить команду гарною? Опишіть ідеальний колектив.
5. Яким методам управління віддаєте перевагу, як реагуєте на помилки підлеглих?
6. Яким ви бачите магазин через певний період часу?
7. Звідки черпаєте знання і як підвищуєте свій професійний рівень?
8. Що таке відповідальність у вашому розумінні?
9. Метою будь-якої компанії є задоволення потреб клієнта. Наведіть приклад з вашого особистого досвіду, коли ви зробили все можливе, щоб покупець залишився задоволений.
10. Наведіть приклад ситуації, в якій ви ініціювали зміни в існуючих робочих процесах. До чого це призвело?
11. Що ви будете робити, щоб кожен місяць виконувати план продажів?
12. Як ви ставитеся до золотого правила «покупець завжди правий»? Що ви і ваш колектив будете робити для виконання цього правила?
13. Опишіть ваш робочий день на посаді керуючого магазином.
14. 1Ви бачите, що план виконаний на 75%, а до кінця місяця залишилася менше тижня, що ви будете робити, щоб виконати план?
15. У магазині незапланована перевірка контролюючими органами, їхня вимога – негайне закриття торгової точки. Ваші дії?
16. У вас в підпорядкуванні три продавця і один касир. Два продавця і касир захворіли і не вийшли на роботу. Ваші дії?
17. У вас відкриття магазину (період запуску), але сім'я змушує в цей період перебувати поруч з ними. Що ви будете робити в ситуації, що склалася?
18. У Вас є хобі? Чому ви вибрали саме його?
19. Якими цінностями і принципами керуєтеся в житті?

Після співбесіди подякуйте здобувачеві і домовтеся про зворотний зв'язок. Коли ви визначитеся з кандидатом, підготуйте фідбек не тільки йому, але і всім, хто не пройшов співбесіду. Це посилить ваш бренд на ринку праці і допоможе претендентам стати краще.

Пам'ятайте, немає правильних або неправильних відповідей! Важливо відчувати, наскільки претендент ваш, чи підходить він вам і наскільки комфортно буде разом працювати».

Сподіваємося, вам було цікаво і корисно. Хочете більше дізнатися про автоматизацію процесів в магазині? Переходьте в розділ наших рішень.