Электронный документооборот – это способ перенести все операции по работе с бумажными документами в цифровой формат. Благодаря этому исчезает множество действий, отнимающих много времени и ресурсов: распечатка, скрепление «мокрой» печатью и подписью, отправка по адресу и т.п.
Такой обмен данными в последнее время становится частым явлением в компаниях разных отраслей, размеров и форм собственности. Особенно активно используют эту функцию для организации внутреннего взаимодействия между отделами и сотрудниками. Свое влияние на это оказал и массовый переход бизнеса на отдаленный формат работы в карантинный период.
Деловая среда меняется. Способы коммуникации – тоже. Всё больше процессов переходит в онлайн. У предпринимателей есть возможность проводить таким образом собеседования, встречи, совещания, заключать соглашения. Поэтому без обмена материалами в электронном виде (в том числе и важных документов) становится сложно вести бизнес.
К тому же, электронный документооборот в Украине утвержден на законодательном уровне. В первую очередь это касается внешнего обмена между компанией и контрагентами, государственными учреждениями и другими субъектами. Начиная с 2003 года, у нас в стране принят ряд законодательных актов, установивших юридическую силу цифрового документообмена.
Что такое электронный документооборот магазина?
Электронный документооборот розничного магазина ничем не отличается от такого процесса в компании другой отрасли. Это быстрый способ обмениваться важными документами (например, первичными) с поставщиками или отправить отчеты в государственные службы. Но самое главное – это инструмент для организации эффективной внутренней коммуникации. Ведь большинство процессов, связанных с обменом информацией происходит именно внутри бизнеса. Это особенно актуально для розничных сетей, где торговые точки находятся на большом расстоянии друг от друга или администрация магазина территориально размещается отдельно от торговых помещений с кассовыми зонами.
Чтобы успешно внедрить электронный документооборот, необходимо автоматизировать все торговые операции.
Далее в статье мы подробнее расскажем, как организовать электронный документооборот в магазине с помощью полезных опций нашего программного обеспечения для автоматизации торговых операций.
Как вести электронный документооборот внутри бизнеса?
Конечно, для этого необходимо автоматизировать бизнес-процессы, перевести важные процедуры и цепочку товародвижения в диджитал-формат. Тогда и документы, необходимые для подтверждения всех этапов этой цепочки, будет легко оформлять в электронном виде.
Хорошим примером того, как перейти на электронный документооборот внутри розничной сети может служить кейс нашего клиента – сети киосков табачной продукции. Сеть оценила преимущества такого формата работы с документами еще в 2015 году: менеджеры головного офиса отправляли электронные накладные на торговые точки, там продавцы подтверждали или отменяли полученную информацию, самостоятельно осуществляли перемещение, возврат и т.д.
Тогда за год использования опций обмена данными в онлайн-режиме производительность сотрудников компании-клиента выросла в несколько раз, а затраты, напротив, сократились.
О деталях читайте в нашем материале «Кейс сети Кейс сети Кисет: как мы торговые остатки уменьшали» . Там мы рассказали не только о том, как наладить электронный документооборот в магазине, но также подробно описали, как клиент с помощью решений автоматизации справился с проблемами активного роста: остановил неконтролируемый рост товарных остатков, сократив их почти на 30%, вывел из дефицита оборотные средства и наладил эффективное управление продавцами.
Полезные опции и преимущества POS-систем для организации электронного документооборота
Правильно организованная система электронного документооборота магазина может дать управленческому составу массу преимуществ. Например, можно:
- Значительно меньше времени тратить на организацию документообмена: отправка, отслеживание доставки и возврат.
- Практически мгновенно обмениваться важной информацией между офисом и торговыми точками.
- Существенно сэкономить на печати и отправке документации (бумага, картриджи, обслуживание принтера и другого оборудования, курьерские и почтовые услуги и др.).
- Оптимизировать офисное пространство, ведь не нужно заботиться о хранении и архивации бумажных документов и организовывать для этого место.
- Улучшить обмен данными и информацией, потому что электронные документы сложнее потерять.
- Оптимизировать многие торговые операции: закупки, оприходование, перемещение, возврат товара, инвентаризацию и прочее.
Как внедрить электронный документооборот в магазине, используя решения автоматизации кассовых операций и товарного учета?
Теперь давайте более подробно разберем, как организовать электронный документооборот в магазине с помощью программ автоматизации кассы и ведения товарного учета.
- Автоматизировать работу торговцев и учет товарооборота. Если в магазине или торговой сети не автоматизированы эти участки, использовать функцию цифрового обмена данными не получится. Поэтому на первом этапе необходимо подумать о внедрении таких решений. Если хотите узнать больше о функциональных возможностях системы автоматизации и о том, как она помогает розничному бизнесу, заходите в раздел наших сервисов .
- Настроить кассовую и товарно-учетную программу под свои нужды: создать необходимые справочники и определиться с видами документов, которые будут использоваться в работе магазина.
- Подготовить общие правила и инструкции по работе с документами: создание, заполнение, отправка и т.д.
- Научите всех пользователей работе в программе.
Чтобы эффективно использовать все преимущества электронного документооборота, нужно общим программным решением связать в единую систему работу кассовой зоны и учет товарооборота
Chameleon POS – POS-система с функцией электронного документооборота
В нашем софте функция электронного документооборота существует около 10 лет. Еще в 2012 году вышла версия Chameleon POS, которая по функционалу и возможностям опережала время: внутренний обмен данными работал с помощью беспроводных GPRS каналов, а инвентаризацию стало возможно провести всего за пару часов, не закрывая магазин.
Сегодня с помощью возможностей Chameleon в интерфейсе системы пользователи могут:
- оформлять электронные документы в торговой точке и автоматически передавать в центральный офис;
- передавать электронные документы в обратном направлении из офиса на торговые точки с последующей корректировкой данных на точке;
- менеджмент головного офиса и сотрудники торговой точки могут создавать в программе основные первичные документы: приход, перемещение, возврат, заказ, списание;
- автоматически отправлять в офис финансовые документы: внесение денег в кассу, выдача, инкассации, хозяйственные нужды и др.;
- при разработке торговых документов кассир может переключиться в режим чека и реализовать продукт покупателю;
- кассиры могут проводить переучеты, не закрывая магазин;
- печатать ценники и этикетки прямо на рабочем месте кассира, торговые документы – из бэк-офиса Chameleon Cloud.
Как настроить электронный документооборот в POS-системе Chameleon POS?
А теперь небольшой обзор нашего софта, где торговая сеть может организовать внутренний электронный документооборот.
Следовательно, чтобы эффективно использовать все преимущества этого модуля, а также связать в единую систему работу кассовой зоны и учет товарооборота, на торговой точке в качестве фронт-офиса должна быть установлена кассовая программа Chameleon POS . А для бэк-офиса нужно использовать облачную систему товарного и денежного учета Chameleon Cloud.
Для создания и отправки электронных документов из торговой точки кассир использует окно "Торговые документы" в интерфейсе Chameleon POS.
Интерфейс рабочего места кассира в Chameleon POS. В верхней панели расположено 7 окон. Второе окно – «Торговые документы».
В этом окне кассир может осуществлять первичный документооборот, создавать и отправлять в центральный офис разные типы документов. В частности:
- Формировать заказ с помощью документа «Заказ».
- Делать прибыльные накладные. Подтверждать или отклонять получение товаров в прибыльной накладной, отправленной офисом.
- Делать возврат поставщику.
- Совершать перемещение товара с одной торговой точки на другую.
- Проводить инвентаризацию.
- Работать с документом переоценки, полученным из офиса.
Все эти документы кассир может создать с помощью одной клавиши, предварительно поместив курсор на нужный тип документа. После заполнения документа следует сохранить его и отправить в офис. Он станет доступен сотрудникам офиса, работающим в интерфейсе программы товарного учета Chameleon Cloud.
Электронный документооборот приложения для товарного учета Chameleon Cloud. Функционал для головного офиса
Работа с электронными материалами в программе Chameleon Cloud проводится в разделе «Документы».
Раздел "Документы" в интерфейсе облачной системы товарного и финансового учета Chameleon Cloud
Состоит раздел из 7 типов документации: приход, возврат, перемещение, переоценка, инвентаризация, кассовые документы, заказы.
Любой тип документа может быть создан с нуля, нажав соответствующую клавишу. А для документов прихода, возврата, перемещения, переоценки или заказа можно также сделать копию из уже существующих и просто отредактировать содержимое при необходимости. Это значительно экономит время. После создания и редактирования содержимого нужно нажать кнопку отправить и выбрать торговую точку, для которой адресована данная информация.
Для удобства у каждого документа есть индикатор, подсказывающий, на каком этапе подготовки он находится: проведен (зеленый цвет), ожидает подтверждения от торговой точки (желтый цвет), в процессе редактирования (голубой цвет).
Также внутреннюю коммуникацию значительно упрощает раздел «Сообщения». Он создан для обмена краткими сообщениями между сотрудниками офиса и торговых точек.
Кстати, нашу бэк-офисную программу можно интегрировать со сторонними сервисами (например, бухгалтерскими, кадровыми или управленческими). В этом случае можно эффективно управлять всеми участками торгового бизнеса с одной платформы. Подробно о том, как интегрировать наши решения с другими сервисами, мы рассказали в недавнем материале «Интегрировать POS-систему с внешними учетными системами: как осуществить и кому это нужно?»
Электронный документооборот для малого бизнеса в розничной торговле. Почему это важно?
Давайте подведем небольшие итоги. Переход внутренней коммуникации в цифровой режим существенно упрощает жизнь торговым сетям, помогая связать в единую информационную систему все торговые точки. Но и для малого бизнеса он тоже может быть полезен.
Даже одну-две торговые точки нужно администрировать. Управленческая команда не всегда может находиться в торговом зале 24/7. Но контролировать работу магазина нужно. Используя в работе электронные документы, можно ускорить и оптимизировать многие торговые операции:
- Создать и мгновенно отправить кассиру приходящую накладную (кассир сразу же увидит в программе созданную накладную, подтвердит ее и будет принимать по ней товар от поставщика).
- Видеть в режиме онлайн работу с документами (принял ли документ кассир, обработал его и т.д.).
- Провести инвентаризацию за несколько часов, не закрывая магазин.
- Осуществить переоценку и моментально сообщить об этом торговой точке.
- Быстро подтвердить возврат или перемещение, сделанные кассирами.
Это не исчерпывающий список преимуществ и плюсов, которые дает электронный документооборот розничному бизнесу. Менеджмент использующего его магазина значительно упрощает процесс управления и контроля за торговыми операциями, экономит время и денежные ресурсы. Хотите так же? Используйте рекомендации нашего материала, и тогда контролировать работу торговых точек будет гораздо проще.
А если вы еще не автоматизировали торговые операции, самое время сделать это. Узнайте больше о возможностях наших решений для розницы : кассовой и товарно-учетной программ.
