Тайм-менеджмент в бизнесе. Как все успевать и быть продуктивным?

С чего начать управление временем? Начните с себя

«Тайм-менеджмент» в переводе с английского – управление временем. Но, по сути, эта система учит нас организовать самого себя. Мы не можем влиять на время, но мы можем влиять на себя и на обстоятельства, в которых находимся. Осознав это, будет проще выбрать подходящие конкретно вам инструменты и принципы тайм-менеджмента и добиваться желаемых результатов. 

С таким подходом тайм-менеджмент действительно открывает больше возможностей и повышает эффективность.

Проанализируйте свое поведение, сильные и слабые стороны, стиль управления и принятия решений. Можно задать себе такие вопросы:

• Какие качества помогают, а какие тормозят действия? 
• Что мотивирует и демотивирует больше всего?
• Какие задачи выполняются охотно, а какие вызывают скуку, раздражение или даже страх?
• Как окружение и обстоятельства влияют на вас и ваши действия?

Выводы помогут понять себя, реально смотреть на вещи, объективно планировать дела, справляться с возникающими проблемами и избегать многих ошибок.

Успевать не все, а – все, что нужно. Фундамент тайм-менеджмента – цель и планирование

Умение легко и просто организовать свои дела начинается именно с правильной постановки цели. Здесь не лишним будет напомнить про известную и популярную методику SMART:

• Specific (конкретность)
• Measurable (измеримость)
• Achievable (достижимость)
• Relevant (уместность, важность)
• Time bound (ограниченность по срокам)

Ставя цели по этому методу, вы точно и максимально конкретно описываете желаемый результат и конечный срок его получения, реально оцениваете важность цели и свои возможности для ее достижения, понимаете цифры, по которым будете подводить итоги.

Если вы точно знаете, к чему стремитесь, появляется вполне определенный путь из точки А в точку В, ограниченный по времени. Чтобы его успешно преодолеть, нужно выполнять конкретные задачи и действия с дедлайнами. Тут и возникает необходимость организовать все так, чтобы получить запланированный результат. А техники и практики тайм-менеджмента помогают все структурировать и держать под контролем.

План – король. Несколько фишек, чтобы планировать эффективно

Мы собрали для вас несколько действенных советов и лайфхаков для ежедневного планирования задач.

1. Все идеи, важная информация, проекты, заметки – в одном месте.

Это главный принцип всемирно известной методики тайм-менеджмента Getting Things Done (что означает «Привести дела в порядок»). Ее автор Дэвид Аллен – один из основоположников системы управления временем и автор многих популярных книг по тайм-менеджменту. Он предлагает всю информацию, необходимую для ежедневной деятельности, хранить в одном месте, структурировать ее так, как будет удобно работать с ней именно вам: разделить на категории, проекты и т.д. Проводить регулярные ревизии, удаляя ненужное и неактуальное. В итоге вы будете видеть всю картину целиком, не забывая про детали и нюансы, а на планирование дня тратить намного меньше времени.

2. Учитывайте свои биоритмы.

Вы знаете себя, свои возможности и свои биоритмы. Понимаете, в какой период дня вы наиболее продуктивны, а когда – активность снижается.

Если утро для вас – самое продуктивное время, планируйте на этот период самые важные, креативные и сложные задачи, а встречи, митинги и прочее – на вторую половину дня.

3. Используйте «метод чемодана».

Этот метод заключается в том, что при планировании вы четко понимаете, что за определенный отрезок времени или рабочий день вы сможете выполнить ограниченный список задач. Аналогия с чемоданом, который вы собираете в отпуск. В него влезет определенное количество вещей, он не резиновый.

Планируя свой день, реально оценивайте свои возможности.

4. Фокус и приоритетность.

Очень многие предприниматели и менеджеры говорят, что правильно планировать и быть продуктивным им помогает фокус. Не нужно стараться охватить огромное количество задач. Лучше сосредоточиться на 2-3 важных задачах в день. Определяя свой фокус, вы будете более критично подходить к выбору проектов, правильно расставлять приоритеты. Такой подход помогает пересмотреть ценность каждой задачи, возможно, некоторые вы навсегда вычеркните из своего списка за ненадобностью.

5. Планируйте с запасом.

При составлении плана помните, что в процессе могут возникать форс-мажоры, незапланированные встречи и т.д. Лучше сразу в плане предусмотреть время на такие моменты. Например, из 8 рабочих часов, расписывайте на задачи только 6, а оставшиеся 2 будут приходиться на перерывы и непредвиденное.

6. Визуализируйте результат.

Заранее представьте и конкретно опишите результат каждой задачи. Визуализируйте его в деталях. Это поможет планировать только самые необходимые шаги и не делать ненужную работу или переделывать ее из-за неудовлетворительного результата.

7. Публичное обязательство.

Бывает, что мы сами переносим дедлайны по незначительным причинам, постоянно откладывая решение тех или иных вопросов. Вот вам лайфхак – применяйте публичное обязательство. Ставя дедлайн себе, давайте обещание представить свое решение к конкретному сроку другим участникам команды или причастным коллегам. Так результативность вырастет в разы. 

8. Приложения-планировщики и прочие инструменты.

И, конечно, важнейшие помощники в планировании дня, задач и проектов – это полезные приложения, ПО, сервисы и другие инструменты, которые делают работу более удобной и результативной.

Существуют даже полезные боты, помогающие планировать, расставлять приоритеты и отсекать лишнее.

Мы подготовили для вас список наиболее популярных помощников от ТОР-менеджеров CHM Software.

Но не стоит забывать, что это только инструменты, а не волшебная пилюля, и эффективность их использования зависит только от конкретного человека.

«Враги» тайм-менеджмента: прокрастинация, поглотители времени и прочие неприятности

Сложность в управлении своим временем и делами, в первую очередь, состоит в том, что нам постоянно что-то мешает, отвлекает, забирает внимание, расфокусирует и т.д. Совсем избавиться от влияния этих факторов, скорее всего, не получится, но можно его минимизировать. Для этого всех «врагов» тайм-менеджмента нужно знать в лицо.

Наверное, самый главный враг – это мы сами. Но об этом мы уже поговорили выше, сейчас же коснемся других моментов, которые вносят дисбаланс в нашу деятельность.

Прокрастинация. Хочу избавиться от нее, но сделаю это завтра

Это привычка откладывать дела на потом, занявшись в этот момент чем-то более приятным: перерыв, чаепитие, интернет-серфинг, прочее. Специалисты утверждают, что с ленью она не имеет ничего общего. У прокрастинации совершенно другие причины, более глубокие и психологические. Например, страх, перфекционизм, выгорание и др.

Как бороться:

• Некоторым помогают жесткие дедлайны и расписание задач буквально по минутам.
• Отсекать все лишнее: подумайте, какие инструменты вам действительно нужны для работы, остальное – отсекайте. Например, если вы пользуетесь только одним мессенджером, удалите все остальные, если, для планирования вы используете в основном только один инструмент, не открывайте другие, если в процессе работы вам не нужен интернет и социальные сети, не запускайте браузер и т.д.
• Мотивация. Можно повысить весомость процесса работы или результата. Например, организовать выполнение задачи так, чтобы вам не терпелось к ней приступить, или же пообещать себе приятный бонус по завершению. 

Лангольеры – поглотители времени

У Стивена Кинга есть произведение «Лангольеры». Это существа, которые поедают время и пространство. Так вот: вокруг нас они тоже есть. Правда, не такие пугающие и жуткие, как у писателя????. Они значительно милее. Это то, что отвлекает наше внимание от важных дел и сбивает фокус. Например, звонки, уведомления, социальные сети, беспорядок и т.д.

Как бороться?

• Умение говорить «нет». Хороший навык, который поможет сэкономить время и потратить его на решение важных вопросов. Не бойтесь отказать, если чувствуете, что решение этого вопроса под силу собеседнику. Установите собственные границы и принципы. Строго следуйте им.
• Уединение. Нужно сосредоточиться на проекте, чтобы никто не дергал? Найдите место, где вас никто и ничто не будет отвлекать.
• Режим полета. На время работы отключайте все уведомления, так вы не будете отвлекаться на новые сообщения и письма. Не будет повода «зависнуть» там надолго.
• Порядок на столе. Беспорядок на рабочем столе, в компьютере и папках тоже «съедает» наше время. В попытках найти что-то важное мы можем потратить драгоценные минуты, а то и часы. Поэтому нещадно искореняйте любой хаос.

Как подружиться со временем? 5 действенных рекомендаций

Мы разобрались с целями и планированием, изучили «врагов» тайм-менеджмента. Теперь о том, как эффективно организовать работу над ежедневными задачами и проектами. 
 

1. Кто рано встает

Многие известные бизнесмены и руководители практикуют раннее пробуждение. Американский предприниматель Тимоти Феррисс (который, кстати, написал несколько книг по тайм-менеджменту) как-то сказал: «Если вам удалось выиграть утро, вы выиграете день». Подъем с утра пораньше дает возможность не спеша настроиться на предстоящий день, обдумать фокус и расставить приоритеты, почитать полезную, вдохновляющую литературу и т.д. Словом, провести время приятно и настроиться на позитивную волну.

К примеру, генеральный директор Apple Тим Кук бодрствует уже с 4:00, руководитель Amazon Джефф Безос просыпается в 5:30, а глава Tesla Илон Маск – в 7:00.

Вы тоже можете попрактиковать ранние подъемы и самостоятельно оценить их эффективность.

2. Делегирование

Умение делегировать задачи подчиненным – ключевой навык для менеджера. Отлично если у вас есть помощник, это сэкономит уйму времени и позволит вам быть более продуктивным. Освободит от рутины и даст возможность сосредоточиться на более важных, стратегических проектах. Но не забывайте, что ответственность и контроль все равно остаются за вами.

3. Автоматизация процессов 

Для эффективной организации рабочего процесса сегодня не обойтись без автоматизации. Мы уже упоминали о пользе CRM-системы для планирования и контроля. Такие программы значительно упрощают деятельность руководителя и компании в целом, делая ее более результативной. 

Как и наша система учета и контроля торговых процессов Chameleon Cloud, подобные софты позволяют полностью автоматизировать важные процессы в компании, в режиме онлайн отслеживать все показатели, анализировать результаты и принимать правильные стратегические решения.

С помощью инструментов автоматизации гораздо проще организовать себя и свою деятельность.

4. Логистика

Управляя своим временем, не забывайте и о правильной логистике. Если в течение дня вам предстоит много встреч и разъездов, старайтесь рационально планировать свои перемещения и качественно использовать каждую минуту.

К примеру, если можете, назначайте встречи в местах, которые близко к дому или офису, чтобы не тратить на дорогу драгоценные минуты.

Напоминайте в этот же день о предстоящей встрече и о вашем скором прибытии партнерам, с которыми встречаетесь, чтобы избежать накладок или форс-мажоров. Конечно же, старайтесь быть пунктуальным.

Хороший вариант более рационально использовать время – передвигаться на такси или на авто с водителем, если есть такая возможность. Время, проведенное в машине, вы можете использовать для изучения документов, проверки почты, ответов на письма, важных звонков и т.д.

5. Популярные техники тайм-менеджмента

Упростить работу помогают многочисленные методики, разработанные специалистами и экспертами в области управления временем.

Мы собрали самые популярные из них в инфографике.

6. Продукт – главный показатель эффективности

Быть продуктивным – это давать продукт, результат своей деятельности. Делать больше, пользоваться продвинутыми техниками, регулярно заполнять календарь и чистить почту не всегда значит – быть продуктивным. Поэтому не забывайте возвращаться к намеченным целям и оценивать свою эффективность.

Проверяйте, ведут ли ваши результаты к вашим целям. Фокусироваться на результате, а не на процессе. И продуктивность будет на высоте.

«Когда хочешь успеть – успеваешь». Тайм-правила менеджеров

В завершении – несколько полезных тайм-правил от менеджеров CHM Software.

• Действовать согласно плану. 
• Понимать, что требуется для выполнения поставленной задачи: какие ресурсы, инструменты и т.д..
• Помнить, что все успеть нельзя! Надо уметь расставлять приоритеты.
• Высыпаться. Утром распланировать день и приоритетность.
• Не откладывать дела на потом.
• Мотивировать себя. Когда хочешь успеть – успеваешь.

Список полезных книг по тайм-менеджменту:

• «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен
• «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», Брайан Трейси
• «Съесть слона по кусочкам: один за раз», Брайан Клеммер
• «Семь навыков высокоэффективных людей», Стивен Кови
• «Мой продуктивный год», Крис Бейли
• «Легкий способ перестать откладывать дела на потом», Нейл Фьоре