Товар пришел – товар пошел: как организовать приемку товара и вести учет в POS-системе?

Учет продукта от закупки к реализации: что необходимо знать бизнесмену?

Учет товара в магазине – один из важнейших бизнес-процессов. Без его организации, надлежащего ведения и контроля в розничном бизнесе господствует хаос, а у руководителя не будет возможности и ресурсов для стабильного развития и роста.

Как выглядит движение товара, из каких этапов состоит? Что собственно нужно учитывать и анализировать? Покажем приблизительную схему оборота товара в розничном магазине.

Как видим, товар проходит долгий путь и делится на некоторые этапы.

На каждом этапе с товаром совершают какие-либо операции. Информацию об этом необходимо фиксировать и хранить, чтобы в дальнейшем можно было анализировать результаты продаж, грамотно строить прогнозы и производить закупки следующих партий товара.

Для проведения в учете каждой операции есть особые документы: прибыльные накладные, акты инвентаризации, возврат, переоценки, списания и остальные. Например, чтобы товар, полученный от поставщика, отразился в системе учета (попал в базу), его нужно оформить соответствующим документом – прибыльной накладной. Или, чтобы, например, отразить этап возврата товара от покупателя, для этого следует создать накладной возврат.

Чтобы учет товаров в магазине был действительно эффективным и современным, его автоматизируют и настраивают электронный документооборот. Но это не единственный способ вести товарный учет. Есть несколько вариантов, коснемся их ниже.

Как вести учет товара в магазине: инструменты и возможности?

Вести учет товара в розничном магазине можно двумя способами: вручную, записывая операции с товарами в журнал или Excel, или автоматически, с помощью различных специализированных программных решений.

Первый способ, хоть и не очень производительный, но все еще часто встречается в малом бизнесе с одной-двумя торговыми точками, где, как правило, малочисленный ассортимент и покупательский трафик. Но по мере роста и расширения предприниматель все же приходит к выводу, что вести товарный учет в тетради – значит неэффективно использовать свои ресурсы и терять контроль над операционной деятельностью. И тогда он задумывается об автоматизации торговых процессов.

Здесь у него есть выбор по нескольким решениям: CRM, учетные системы, облачные сервисы, POS-системы и прочее. Каждый бизнес выбирает именно тот инструмент, максимально подходящий под его цели и задачи, специфику и нюансы.

Программа для товарного учета. Ее плюсы по сравнению с ручным управлением

Конечно, у автоматизированного учета масса плюсов перед ручным ведением. Вот самые ценные из них:

• Быстрый поиск товара в базе и добавление новых позиций.
• Результаты продаж в режиме реального времени.
• Инвентаризация за пару часов без остановки рабочего процесса.
• Удобный контроль остатков с помощью специальных отчетов.
• Рациональный прогноз закупок на основе статистики, а не интуиции.
• Оперативная динамика результатов: можно отслеживать популярные товары, менее востребованы позиции и корректировать ассортимент.

Контроль действий продавцов: уже не получится работать «мимо кассы».

Что значит оприходовать товар?

Вернемся к конкретным торговым операциям и их отражению в учете. Основная – это приход товара или его еще называют «прием товара».

Здесь сделаем небольшую ремарку. Чаще всего, предприниматели под термином «оприходование товара» понимают процесс приемки товара и его оформление прибыльной накладной. Бухгалтеры же называют «оприходованием» операцию, когда в магазине обнаружен неучтенный товар и его нужно добавить в базу, поставить на учет. В этом материале под приходом или оприходованием товара будем понимать обе операции. Так как одна и другая означают появление новых позиций товара.

Что значит оприходовать товар? Это значит, получить от поставщика нужное количество товаров по заранее сформировавшемуся заказу (или обнаружить неучтенный товар в магазине) и поставить их на учет, то есть добавить в свою базу.

Для осуществления прихода и оформления этой операции используется специальный документ – прибыльная накладная. Как правило, она создается заранее ответственным менеджером и спускается на торговую точку, продавцу и поставщику.

Как оприходовать товар в электронной системе учета?

Как это происходит на практике, если розничный магазин использует программное решение для ведения товарного учета?

Процесс создания прибыльной накладной в системе учета Chameleon Cloud

Администратор создает в электронном виде прибыльную накладную и отправляет ее в торговую точку. Поставщику отправляется документ заказа с указанным перечнем необходимых товаров. Он привозит заказы на торговую точку. Продавец по прибыльной накладной принимает товар от поставщика, сверяя привезенные позиции по количеству и качеству с указанными в документе.

Если все совпадает, подтверждают накладную, а товары заносят в базу системы учета. Если есть разногласия, то кассир записывает фактическое количество товара и отправляет документ обратно в офис. Дальше уже ответственный сотрудник работает с поставщиком по этому вопросу.

Как POS-система Chameleon помогает учитывать приход товаров

POS-система – это комплекс для автоматизации торгового процесса, состоящий из кассового оборудования (основное – это фискальный регистратор) и программного обеспечения. ПО не только автоматизирует работу продавца, расчеты с покупателями, но и учет товаров.

Система POS (расшифровывающаяся как Point of Sale, в переводе – точка продаж или торговая точка) значительно упрощает и ускоряет процесс обслуживания покупателей. Предприниматель может настроить такую систему под себя, выбрав минимально требуемое для работы оборудование и программные модули.

Посредством такого решения очень просто совершать любые операции с товаром, отражать их в учете и в дальнейшем анализировать деятельность.

К примеру, чтобы провести приход товара в POS-системе Chameleon, нужно просто создать нужный документ одним из доступных способов: из центрального офиса, то есть используя интерфейс системы учета Chameleon Cloud, или на рабочем месте кассира, используя интерфейс программы для работы продавца Chameleon POS. Рассмотрим пошагово первый способ.

Создание прибыльной накладной из головного офиса:

Для этого используется система учета Chameleon Cloud , в которой работает менеджмент торговой точки. Специалист может создать вручную прибыльную накладную или импортировать готовый файл в формате csv. Рассмотрим пошагово первый вариант.

1. Перейдите в раздел «Документы» и выберите из списка вкладку «Приход».

Раздел "Документы/Приход" в системе учета Chameleon Cloud

2. После перехода открывается список уже созданных документов с двумя активными кнопками: "Новая прибыльная накладная" и "Приход из документа".

3. Кнопка «Новая прибыльная накладная» открывает окно заполнения данных.

В открывшемся окне нужно заполнить строки: номер накладной, дата документа, торговая точка, поставщик и нажать Ок.

4. Появится перечень продуктов, из которого нужно поочередно избрать продукты и добавить их в документ.

5. Клик на товар открывает его карточку, в которой нужно указать количество, цену, единицу измерения и серию (если она есть). И так для каждого продукта, который необходимо добавить в накладную.

6. Кнопка «Приход из документа» откроет список доступных документов, на основе которых можно создать накладную: переоценку, возврат, заказ или перемещение. Нужно выбрать нужный.

7. В открывшемся окне нужно заполнить: номер нового документа, дату, торговую точку, на которую документ будет отправлен, поставщика. Нажмите «Ок». Список товаров, входивших в этот документ, копируется в новую прибыльную накладную.

8. Если нужно откорректировать информацию о товарах, поочередно измените в карточке каждого товара количество, цену, единицу измерения и серию (если есть).

9. Когда все товары будут добавлены в накладную, нужно нажать «Отправить документ». Накладная отправится на торговую точку. У кассира в программе во вкладке «Приход», на ее иконке будет зеленым подсвечиваться информация о получении нового документа.

Вкладка "Приход" на рабочем месте кассира в программе Chameleon POS.

В этом случае продавец получает готовый доходный документ с перечнем товаров, которые должен привезти поставщик, и не тратит время на его заполнение. Ему нужно просто сверить полученные от поставщика товары по накладному по количеству и качеству.

Иногда бывают недовоз, брак или бой товара. Если количество привезенного поставщиком товара отличается от указанного в доходной накладной, кассир делает поправки в электронном документе, указывая фактическое количество, сохраняет их и отправляет обратно в офис, нажав кнопку «Отправить». Таким образом, будет зафиксировано фактическое количество поступившего от поставщика товара. А несоответствия в накладной будут в частном порядке рассмотрены ответственным менеджером.

Если товары не удовлетворяют кассиру по качеству, он может совершить возврат, создав для этого соответствующую накладную возврат.

О втором способе создания прибыльной накладной с помощью нашего софта – на рабочем месте кассира – мы подробно рассказывали в видео-уроке. Для просмотра нажмите на изображение.

POS-система для магазина – шаг к современному и прибыльному бизнесу

Как выглядит идеальный современный магазин? Считаем, что это магазин:

• с доброжелательными кассирами, профессионально владеющими кассовым оборудованием и оперативно обслуживающими покупателей, не задерживая и не собирая очередь;
• с «умной» кассой, где можно рассчитаться любым удобным способом: наличными, картой, телефоном и т.п.;
• с понятной и выгодной программой лояльности, привлекающей больше покупателей;
• с дополнительными сервисами, где можно пополнить мобильный, оплатить коммунальные услуги, купить билеты и т.д.

Таким магазин становится после внедрения эффективного решения автоматизации – современной POS-системы.

Если хотите изменить свою торговую точку и превратить ее в современный, инновационный, прибыльный магазин, знакомьтесь поближе с CHAMELEON! Больше о возможностях программы читайте здесь .

Решили купить POS-систему для своего магазина? Наши менеджеры рассчитают стоимость для ваших целей. Оформить заявку .