Проверки в розничном магазине: кто может прийти и что делать?

Что говорит закон: кто может проверить бизнес в течение года?

В нашей стране процесс проведения проверок всех видов бизнеса (юридических лиц и ФЛП) регулируется Законом Украины «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности». Это главный документ, который описывает нюансы, этапы, нормы, требования к этой процедуре. Также некоторые моменты относительно ее регламентирования могут содержать и другие законодательные акты. В частности, нормы указанного закона не распространяются на налоговый контроль, который осуществляется на основании Налогового Кодекса Украины.

В зависимости от вида деятельности предприятия и от специфики товаров, которыми торгует магазин, перечень контролирующих органов меняется.

В течение года контролирующие органы могут проводить плановые и внеплановые проверки коммерческих предприятий.

Плановые мероприятия для контролирующих органов, деятельность которых регулируется ЗУ «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности», готовятся на год вперед не позже 1 декабря предшествующего года. Согласовывается список всех юридических лиц и ФЛП, которых планирует проверять государство (любые контролирующие органы), утверждаются даты старта каждой проверки и период ее проведения каждым органом. Эта информация размещается в свободном доступе не позже 15 октября на специальном инспекционном портале (в законодательных актах он называется интегрированной автоматизированной системой государственного надзора (контроля)). Например, после 15 октября 2021 года (но не позднее 17.10.2021) инспекционный портал автоматически сгенерирует проект плана проверок на 2022 год.

Относительно плановых налоговых проверок сроки публикации плана на текущий год другие. Он публикуется на официальном веб-сайте центрального органа исполнительной власти, который реализует государственную налоговую политику, до 25 декабря года, что предшествует тому, в котором будут проводиться документальные плановые проверки.

Плановые проверки могут быть комплексным. Это когда одно предприятия проверяют сразу несколько контролирующих служб одновременно (в один и тот же период).

Обращаем внимание, что бизнес может отказаться от проведения комплексной проверки. Для этого ему нужно подготовить и отправить письменное обращение в государственную регуляторную службу. После этого все контролеры, которые указаны в плане, будут проверять бизнес по очереди в течение года в разные периоды.

ЗУ «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности» предусматривает, что для проведения внеплановых проверок, необходимы основания, которые мы приведем на иллюстрации ниже.

Для проведения внеплановых проверок необходимы основания, которые прописаны в ЗУ «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности»

Для внеплановых проверок по налоговому контролю предусмотрены иные основания и для разных видов проверок они разные. Для документальной внеплановой проверки это следующие:

- выявление фактов, свидетельствующих о нарушении налогоплательщиком налогового законодательства. Проводится проверка в случае, если плательщик не предоставит пояснение по обязательному письменному запросу сотрудников налоговой;

- нарушение сроков подачи отчетности или сроков уплаты налогов и сборов;

- выявление недостоверности данных в отчетности, которая не объяснена плательщиком налогов в течение 15 рабочих дней со дня получения запроса налоговой службы;

- налогоплательщиком подано возражение на акт проверки или жалоба на принятое налоговое уведомление-решение;

- началась процедура реорганизации юридического лица (кроме преобразования), прекращения юридического лица или ФЛ-П, началась процедура банкротства.

Полный список оснований указан в ст. 78.1. Налогового кодекса.

Следует особое внимание обратить на фактическую проверку, которая проводится по месту проведения налогоплательщиком деятельности (в частности, по месту расположения торговой точки). Фактическая проверка всегда проводится без предупреждения, проверяющие в магазины зачастую приходят под видом покупателей и проверяют порядок соблюдения расчетов.

Основаниями для фактической проверки есть:

- случай, если по результатам проверок других налогоплательщиков выявлены факты, свидетельствующие о возможных нарушениях налогоплательщиком законодательства относительно производства и оборота подакцизных товаров, осуществления налогоплательщиком расчетных операций, ведения кассовых операций, наличия патентов, лицензий;

- письменного обращения покупателя (потребителя) о нарушении налогоплательщиком порядка проведения расчетных операций, кассовых операций, патентования или лицензирования;

- непредставление в установленный законом срок обязательной отчетности об использовании регистраторов расчетных операций и / или программных регистраторов расчетных операций, расчетных книжек и книг учета расчетных операций, представления их с нулевыми показателями;

- при наличии информации об использовании труда наемных лиц без надлежащего оформления трудовых отношений и выплаты работодателями доходов в виде заработной платы без уплаты налогов в бюджет, а также осуществления физическим лицом предпринимательской деятельности без государственной регистрации.

От чего зависит, какие именно органы будут проверять деятельность предприятия и как часто?

На законодательном уровне утверждены критерии, которые оценивают степень риска от ведения того или иного вида бизнеса. От уровня риска зависит периодичность и перечень вопросов для проведения проверок. Всего установлено три уровня риска: незначительный (проверки могут проводиться не чаще одного раза в 5 лет), средний (не чаще одного раза в 3 года) и высокий (не чаще одного раза в 2 года).

Для определения уровня риска Государственная регуляторная служба оценивает степень опасности, масштаб, вид и сферу деятельности, наличие нарушений за предыдущие периоды. В целом же на возникновение к бизнесу интереса со стороны той или иной проверяющей службы могут влиять и другие характеристики. Например:

• форма хозяйственной деятельности: ФЛП или юрлицо;
• система налогообложения (общая или же единый налог);
• для розничной торговли дополнительно может играть роль, какие товары продаются: продовольственные или непродовольственные, реализуется ли подакцизная продукция и т.д.;
• попадает ли бизнес под законодательное требование использовать РРО;
• ведет ли бизнес интернет-торговлю;
• с какими поставщиками ведется сотрудничество;
• имеется ли склад;
• есть ли наемные работники, их количество;
• и другие.

В план-график проведения плановых налоговых проверок отбираются налогоплательщики, имеющие риск неуплаты налогов и сборов, неисполнение другого законодательства. Периодичность проведения документальных плановых проверок налогоплательщиков тоже определяется в зависимости от степени риска в деятельности таких налогоплательщиков, который так же делится на высокий, средний и незначительный. Налогоплательщики с незначительной степенью риска включаются в план-график не чаще, чем раз в три календарных года, средним – не чаще чем раз в два календарных года, высокой – не чаще одного раза в календарный год.

Как узнать, будут ли проверять магазин в следующем году и когда именно?

1. Для этого нужно открыть инспекционный портал после 17.10.2021, когда уже будет готов план на 2022 год.
2. На главной странице в окне поиска нужно ввести ЕГРПОУ, идентификационный код или название юрлица.
3. Нажать кнопку «Найти». Если бизнес попал в список плановых проверок, система выдаст результат (какие органы и когда будут проводить проверку).

Узнать, будут ли проверять магазин в следующем году, можно на инспекционном портале

Какие изменения в проведения проверок внесла пандемия?

Когда в нашей стране из-за пандемии начали вводить жесткие карантинные меры и большинству сфер бизнеса запрещалось работать, власти в качестве поддержки ввели мораторий на проведение любых плановых проверок в период карантина (Закон №1071-IX). Этот запрет должен действовать до последнего дня месяца, в котором заканчивается карантин. И он не распространяется на внеплановые ревизии.

Но, как всегда, законодатель предусмотрел и ряд исключений. Например, плановые проверки во время карантина все же можно проводить, если:

• деятельность бизнеса отнесена к высокой степени риска;
• проверяется соблюдение требований, касающихся государственных регулируемых цен;
• проверяется сфера санитарного и эпидемического благополучия населения;
• проверяются сферы валютного, таможенного, налогового контроля, контроля за соблюдением законодательства о защите экономической конкуренции, контроля непищевой продукции и т.п. (остальные проверки, которые не предусматривает Закон № 877-V).

Кто может прийти в магазин с проверкой и что будут проверять? 

Приведем перечень служб, которые наиболее часто приходят с визитами к розничному бизнесу.

1. Один из самых главных проверяющих – Государственная служба по вопросам безопасности пищевых продуктов и защиты потребителей (Госпродпотребслужба). Особенно актуальны проверки этого органа для продуктового магазина. Что проверяет: соблюдение законодательства о защите прав потребителей; законодательства о пищевых продуктах, кормах, побочных продуктах животного происхождения, здоровье и благополучии животных; законодательства по формированию, установлению и применению государственных регулируемых цен.
2. Государственная служба Украины по чрезвычайным ситуациям. Прийти контролер может как в продуктовый магазин, так и в торговую точку с непродовольственными товарами. Что проверяет: соблюдение требований законодательства в сфере техногенной и пожарной безопасности, и других форм распорядительных документов.
3. Пенсионный фонд Украины. Проверка этого органа актуальная для любой сферы розничного бизнеса. Что проверяет: соблюдение магазином требований законодательства в сфере общеобязательного государственного пенсионного страхования, и других организационно-распорядительных документов.
4. Государственная служба по вопросам труда. Что проверяет: соблюдение законодательства в сфере охраны труда в части безопасного ведения работ, гигиены труда, промышленной безопасности, безопасности работ в сфере обращения со взрывчатыми материалами промышленного назначения;
5. Государственная налоговая служба. Налоговые проверки возможны в любой сфере бизнес-деятельности, в том числе и в розничном магазине. Что проверяет: правильность, своевременность уплаты налогов; соблюдение требований о применение РРО, оформление трудовых отношений.

Об этом виде контроля поговорим немного подробнее.

Что нужно знать розничному бизнесу о налоговых проверках?

Чтобы проверка в магазине не стала чем-то пугающим и внезапным, собственнику торговой точки лучше в общих чертах понимать, какие могут быть налоговые проверки и какие у контролера полномочия в каждом виде такой ревизии. В нашей инфографике наглядно показано, чем они отличаются.

Налоговый кодекс предусматривает несколько видов налоговых проверок: камеральные, документальные, фактические

Что делать собственнику и сотрудникам розничного магазина, если пришла проверка?

Итак, давайте пошагово пройдемся по этапам проведения плановой проверки и сформируем план действий, что нужно делать на каждом этапе.

1. Пришел контролер. Что делать? Это плановая проверка, поэтому собственника магазина проверяющие должны были уведомить о ней за 10 дней, отправив соответствующее сообщение. В нем указывается дата начала и окончания проверки, название юрлица или ФИО физического лица-предпринимателя, наименование контролирующей службы. Если уведомления нет или информация в нем неверная или неполная, собственник бизнеса может не допускать контролера к проверке, но нужно подготовить обращение о недопуске. Сделать это можно, например, на инспекционном портале в личном кабинете помощника предпринимателя. Найти «Помощник предпринимателя» и пособие можно на Инспекционном портале по адресу: inspections.gov.ua/ready4.
2. Сообщение о проверке со всей необходимой информацией есть. Что делать? Нужно проверить наличие и правильность оформления документов контролера: удостоверение (направление) на проведение проверки и его копия, служебное удостоверение инспектора. Если документов нет или они некорректно оформлены, можно отказаться от проверки, сформировав обращение о недопуске.
3. Документы инспектора в порядке. Что делать? Если в магазине есть журнал регистрации проверок, его нужно дать контролеру для заполнения. Если он отказывается заполнять, есть повод отказаться от проверки, сформировав обращение о недопуске.
4. Контролер заполнил журнал (или же магазин работает без журнала). Что делать? Проверить у инспектора форму акта для проведения проверки на соответствие двум параметрам:

• соответствует форме, утвержденной действующим приказом (решением) проверяющего органа или соответствующего министерства;
• размещена на официальном сайте проверяющего органа.

Если форма не в порядке – это повод не допускать контролера к проверке магазина.

        5. Форма в порядке. Что делать? Можно допускать инспектора к проверке. Чтобы процесс этот был корректным и прошел без нарушений, контролируйте действия ревизора и воспользуйтесь дальнейшими рекомендациями юристов из нашей статьи.

Если в магазине проверка, ведите себя уверенно, знайте свои права и полномочия инспектора

Советы юристов: как пережить проверку в магазине и что делать с ее результатами?

Мы попросили юристов харьковской аудиторско-консалтинговой корпорации «Глобал Консалтинг» дать несколько рекомендаций, как собственнику магазина вести себя во время проверки.

1. Если ревизор пришел во время отсутствия руководителя или уполномоченного им лица, сотрудник может попросить его подождать руководство для получения и проверки направления. Рядовые сотрудники магазина могут отказаться общаться с инспектором. Выгонять же его из помещения нельзя. У него есть право проводить в это время фото и видео фиксацию.
2. Снимать на фото или видео весь процесс проверки могут и представители бизнеса. Советуем этим правом обязательно воспользоваться.
3. Каждый контролирующий орган имеет право проверять только ту сферу деятельности, на проверку которой его уполномочило законодательство. Поэтому проверяйте этот момент и предоставляйте контролеру только ту документацию, которая касается проверяемой сферы. Также несколько органов не имеют право проверять магазин по одному и тому же вопросу.
4. Во время проверки контролеру запрещено изымать из магазина оригиналы их финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, а также компьютеры, их части, кроме случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством.
5. Если в ходе проверки руководитель магазина заметил ошибки или нарушения со стороны контролера, лучше сразу не сообщать о них инспектору, а только зафиксировать. Это будет полезным, если придется обжаловать результат проверки.
6. Результат проведенной проверки – это акт о выявленных/не выявленных нарушениях. Руководитель внимательно должен изучить заключение инспектора в акте. Если есть факты, с которыми не согласен, он подписывает акт с пометкой, что с изложенной информацией не согласен и будут предоставлены замечания. Их можно подготовить в течение 3-5 дней с момента подписания акта.
7. Даже если проверка магазина контролирующим органом прошла не в пользу бизнеса, последний всегда может обжаловать решение.

Вместо заключения: чтобы проверки не пугали, держите финансовую деятельность магазина под контролем

Контролировать бизнес-процессы магазина и понимать, что каждый день происходит на торговых точках, проще, если деятельность автоматизирована.

Например, автоматизировав кассовые операции и товарный учет, собственник ежедневно получает достоверную информацию обо всех расчетных операциях, выторге, движении денежных средств, товарных остатках, показателях рентабельности и прибыльности.

Наши программные решения, кассовая программа Chameleon POS и учетная система Chameleon Cloud, помогают создать единую систему контроля в магазине. Опция электронного документооборота помогает выстроить эффективный процесс обмена данными между торговыми точками и главным офисом. Результаты продаж, первичные документы быстро создаются надежно хранятся в системе учета. Они всегда в быстром доступе. А возможность проведение быстрой инвентаризации без остановки торгового процесса, помогает держать документацию и учетные операции магазина в порядке.

Благодаря фиксированию каждого этапа движения товаров и денег, руководителю магазина легко контролировать финансовую деятельность. При возникновении вопросов у контролеров у него всегда есть документальное подтверждение любой операции с товаром или расчетами с покупателями.

Внедряйте системы автоматизации в товарный учет, чтобы с документами, торговыми и расчетными операциями всегда был полный контроль и порядок. Узнайте о возможностях наших сервисов более подробно.