«Передовой фронт» магазина: что такое кассовая программа?
Кассовая программа – это специализированное программное обеспечение для установки на устройство, на котором работает продавец на кассе (например, на компьютер с клавиатурой или тач монитором, планшет или смартфон). Программа учитывает (регистрирует) продажи. С ее помощью продавец рассчитывает стоимость покупки и принимает оплату, формирует, печатает, фискализирует чеки.
Кассовая программа – это связующий элемент POS-системы, объединяющий между собой остальные устройства и оборудование, используемое на кассе. Поэтому ПО для кассы также могут называть фронт-офисом системы автоматизации.
Чем отличается от кассового аппарата?
Кассовый аппарат нужен для выполнения платежных операций на кассе: внести данные о покупаемом товаре, рассчитать стоимость, выдать чек. При этом часть этих операций делается кассиром вручную (например, внесение названия товара или суммы). Дополнительных функций у этого устройства нет. У него может быть встроенный денежный ящик и принтер. Остальное оборудование нужно использовать отдельно.
Кассовая программа объединяет между собой все устройства POS-системы и имеет гораздо больше возможностей. Благодаря ей практически все операции на кассе происходят автоматически: добавление товаров в чек, расчёт стоимости и т.д.. К тому же все данные о каждой проданной единице товара фиксируются и сохраняются в базе. Их можно отслеживать в реальном времени, а в дальнейшем использовать для управления ассортиментом, остатками, закупками и прочее. Использование кассовой программы выводит работу продавца на совершенно иной качественный уровень.
Программа для кассы магазина: зачем нужна и чем полезна?
Давайте пройдемся по основным задачам ПО для кассы. И ответим на вопрос, зачем магазину ее использовать. Вот наших 7 ответов «чтобы»:
Ускорить процесс обслуживания покупателей. Программа автоматизирует практически все кассовые операции (особенно поиск и добавление товара в чек). У большинства решений удобный наглядный интерфейс с понятными кнопками. Благодаря этому все действия для проведения оплаты совершаются буквально за пару кликов.
Предоставить покупателям разные способы оплаты. Благодаря тому, что кассовое ПО связывает все оборудование в единую систему (в том числе терминал для приема банковских карт), продавец может принять от покупателя оплату любым способом: наличными, банковской картой, комбинированным типом и т.д.
Анализировать продажи. Кассовая программа собирает всю информацию о проданных товарах: количество, стоимость, динамика и т.д.. Эти данные можно просматривать в режиме реального времени, а в дальнейшем на их основе (используя товароучетную программу) можно формировать разные отчеты: динамика продаж за определенный период, остатки, средний чек, ТОР-товаров и другое.
Уменьшить недостачи и защититься от махинаций. В кассовом ПО можно оперативно менять стоимость товара и при этом разграничить права администратора и продавца, чтобы последний не делал этого самостоятельно. Так можно избежать махинаций с ценой и весом и контролировать действия продавцов.
Повысить лояльность покупателей. Кроме удобных и быстрых расчетов с покупателями, можно также подключить программу лояльности и предлагать скидки и бонусы, оплату покупок баллами дисконтной программы и многое другое.
Интегрировать все оборудование с кассой. К устройству с кассовой программой (например, ПК) подключается все остальное оборудование: сканер штрихкодов, фискальный регистратор (или используют программный РРО), денежный ящик, весы. Информация с этих устройств автоматически появляется в кассовой программе.
Организовать работу кассира. Кроме фиксации продаж в кассовой программе продавец выполняет и остальные свои функциональные обязанности: закрывает/открывает смену, формирует кассовые документы и Z-отчеты, проводит инвентаризацию и работает с другими документами складского учета, контролирует остаток денежных средств в кассе и многое другое.
Кассовая программа для магазина: 5 ситуаций, когда она сильно выручает
Сейчас коснемся основных функций стандартной кассовой программы и расскажем, в каких практических ситуациях она значительно упрощает работу продавца и помогает магазину эффективней работать.
- Поиск товара
Благодаря использованию в магазине кассовой программы в составе POS-системы, можно значительно упростить работу с товарами. Например, через товароучетную программу создается номенклатура каждой торговой точки и загружается готовая база товаров с ценами и артикулами. Товар можно быстро найти по штрихкоду, названию или артикулу.
- Продажа товара
Формировать чек в кассовой программе, принимать оплату от покупателя максимально просто и быстро. Все происходит автоматически. Особенно, если на кассе подключен сканер штрихкодов. Тогда кассир просто сканирует товары, а программа автоматически добавляет их в чек, рассчитывает сумму покупки, сдачу, если оплата принимается наличными, и другие данные.
- Фискализация продаж
Особенно актуальна эта опция становится в 2022 году. Так как все предприниматели единого налога 2-4 группы из сферы розничной торговли должны будут применять у себя на кассе регистраторы расчетных операций. Идеальным вариантом в этом случае для ритейла становится программный РРО. Как правило, он интегрирован в кассовую программу. И все выданные чеки автоматически фискализируются.
Обо всех нюансах выбора и регистрации ПРРО мы писали в нашем недавнем материале «Большая фискализация 2022: все, что вы хотели знать про программный РРО».
- Инвентаризация и работа со складом
Кассовая программа в составе POS-системы дает возможность кассиру работать с документами складского учета. Например, продавец может самостоятельно выполнить заказ товара, провести возврат и перемещение. Создать документ инвентаризация и проверить остатки.
- Электронный документооборот
И еще одна очень важная опция кассовой программы – продавец все действия совершает в программе, а все документы готовит и передает в электронном виде. Так магазин избавляется от бумажной рутины и многих неудобств, связанных с ней.
Современная программа для кассы: мастхев возможностей и опций
Исходя из всего вышесказанного можно вывести условный список обязательных требований к современной кассовой программе или POS-системе. Что она должна уметь:
- собирать данные для управления ключевыми этапами цепочки движения товара;
- интегрироваться с различными аппаратными устройствами и сторонними программными решениями типа 1С;
- поддерживать любые способы оплаты;
- легко масштабироваться;
- обеспечивать лицензионную чистоту бизнеса и безопасность данных;
- поддерживать несколько интерфейсных решений;
- иметь постоянную техническую поддержку и сервис.
Программа для кассиров Chameleon POS – суперсила для кассира
На примере нашей кассовой программы Chameleon POS расскажем об основных опциях и преимуществах такого софта.
Наше ПО для работы кассира реализовано для операционной системы Linux и имеет два интерфейсных решения для ПК: клавиатурное и для touch-монитора (POS-монитора).
Полноценно работать в программе и обслуживать покупателей можно уже через несколько часов после ее инсталляции на компьютер. Меню программы состоит из 7 режимов/вкладок, которые охватывают все направления работы кассира: от формирования чека до работы с отчетностью. Для еще большей функциональности реализовано меню с подсказками, которое содержит кнопки для быстрого доступа к самым частым кассовым операциям.
Проведём софт-тур по всем 7 разделам нашей кассовой программы
1. Удобная работа с чеком
В режиме «Чек» происходит 90% действий кассира. Благодаря лаконичному интерфейсу и подсказкам продавец легко совершает продажи товаров и оперативно рассчитывает покупателей, не создавая очередей и не совершая ошибок в расчетах. Товары легко искать в базе и добавлять в чек, редактировать информацию в чеке, производить расчеты, отмены и возвраты.
Подробно о том, как работать с чеком в нашей кассовой программе, мы писали в статье «Как работать с чеком в кассовой программе, чтобы улучшить сервис в магазине?».
2. Работа с торговыми документами
В нашей кассовой программе реализован функционал для работы с основными документами складского учета. Кассир на рабочем месте может не только сформировать заказ поставщику, оприходовать товар, но и провести инвентаризацию, не останавливая торговлю и обслуживание покупателей, произвести возврат или перемещение. В этом разделе можно работать с 6 разными документами: заказ, инвентаризация, приход, возврат, перемещение, переоценка.
3. Работа с кассовыми документами
Еще один очень важный для ежедневной работы кассира раздел. В нем продавец может создавать разные кассовые документы: поступление, расход, регистрация остатка денег, служебное внесение и служебная выдача. Здесь же отображаются документы, сделанные через меню фискального регистратора.
4. Оплата счетов для покупателей
Одна из фирменных особенностей нашей кассовой программы – это возможность на кассе принимать от покупателей оплату по счетам мобильных операторов или коммунальных организаций. Для этого во все наши программные решения интегрирован специальный платежный модуль. В четвертом окне программы «Пополнения» отображается информация обо всех принятых от покупателей платежах. Кассир может самостоятельно проверить, какие номера пополнял, в какое время и день.
5. Отчеты для кассира
Раздел «Отчеты» сделает работу продавца максимально продуктивной. Здесь можно контролировать остаток денежных средств на рабочем месте, отправлять в главный офис финансовые документы в электронном виде. Всего в этом разделе можно формировать 5 типов документов: отчет о проданных товарах, остаток денежных средств в кассе, отчет по пополнениям, выторг, чеки.
6. Сообщения
Раздел «Сообщения» – удобный внутренний чат для быстрого обмена информацией между кассиром торговой точки и главным офисом. Помогает наладить продуктивную и оперативную коммуникацию между сотрудниками.
7. Дополнительное окно
Этот режим реализован для того, чтобы быстро просмотреть остатки товаров на торговой точке и провести подсчет купюр в кассе.
Кстати, на нашем YouTube-канале есть подробный видео-обзор интерфейса кассовой программы Chameleon POS. Приглашаем к просмотру:
Кассовые программы для магазина: что нужно знать?
В качестве заключения подведем небольшие итоги: что ритейлеру нужно знать о кассовой программе, чтобы эффективно организовать работу продавца в своем магазине.
- Кассовая программа учитывает продажу товаров, проходящих через кассу, формирует чек и фискализирует его (с помощью фискального регистратора или встроенного ПРРО).
- Программа работает на компьютере, но могут быть и варианты для смартфона, которые устанавливаются на телефон как мобильное приложение.
- Кассовая программа – это фронт-офис POS-системы, объединяющий между собой остальные устройства и оборудование, используемое на кассе.
- Для эффективной работы торговой точки вместе с кассовой программой подключают второй элемент POS-системы, ее бэк-офис – товароучетную программу. Это дает возможность работать с данными о продажах, которые фиксирует и сохраняет кассовая программа, а также интегрировать программу с другими сервисами: например, бухгалтерскими и управленческими.
- Кассовая программа значительно упрощает работу кассира, а именно такие ее участки: продажи товаров и другие операции с чеком, фискализацию чеков, работу с заказами, остатками и другими торговыми документами, формирование отчетности.
- Выбирая ПО для кассы, руководствуйтесь основными требованиями к современной POS-системе: несколько интерфейсных решений, поддержка интеграций, любые способы оплаты, легкое масштабирование, лицензионная чистота бизнеса и безопасность данных, наличие технической поддержки.
Если вы еще не автоматизировали работу кассиров, самое время сделать это. Узнайте больше о возможностях наших решений для розницы: кассовой и товароучетной программ.