Что такое инвентаризация и какие плюсы она дает магазину?
.png)
Инвентаризация в магазине – это процесс, в ходе которого работники торговой точки сравнивают фактическое количество товаров на полках магазина или на складе с тем, которое отражено в учетных документах.
Для чего нужна?
Во-первых, для того, чтобы у руководителя бизнеса была объективная и актуальная картина того, что происходит на торговой точке: актуальный объём остатков и запасов, какие позиции товара залежались, как идут продажи и т.д.
Во-вторых, в магазине часто могут происходить недостачи, а инвентаризация – это действенный способ снизить их до минимума и предотвратить любые махинации со стороны продавцов.
В-третьих, это помогает держать в порядке товарный учет, устранить ошибки (выявить пересортицу, неоприходованную, бракованную или списанную продукцию, просчеты в реализации и др.).
В-четвертых, чтобы навести порядок в выкладке товаров: проверить актуальность и корректность информации на ценниках, размещении товаров, сроках годности и т.д.
Регулярное проведение переучётов помогает менеджменту ответить на важные для управления вопросы:
- Какие товары и в каком объеме есть в наличии на момент инвентаризации?
- Какие позиции и как скоро нужно закупить у поставщиков?
- Рационально ли происходят закупки: заказываемых товаров именно столько, сколько нужно для покрытия спроса в определенный период времени?
- Что происходит с ассортиментом: какие позиции более востребованы, а какие практически не продаются?
- Есть ли основания, чтобы отказаться от продажи определенного товара?
- Есть ли основания, чтобы запустить акцию или устроить распродажу?
Ритейлеры в своей практике используют разные способы инвентаризировать товары. Это может быть глобальная ревизия, которая затрагивает абсолютно весь ассортимент торговой точки, а может быть и выборочная – когда сверяют наличие отдельной группы товаров (скоропортящиеся, те, по которым часто остаются большие остатки, или, наоборот, наиболее востребованные позиции, чтобы успевать вовремя пополнять запасы).
Как часто нужно проводить инвентаризацию в магазине?
Порядок проведения инвентаризации в магазине не закреплен законодательно. Управленец сам решает, когда и как часто проводить переучет на торговых точках. У него могут быть свои собственные внутренние аргументы и нюансы для этого, которые и определяют частоту и глубину инвентаризации. Например, частые излишки, отсутствие в магазине программы для товарного учета, смена продавцов. Также на регламент переучетов могут влиять: размер торговой сети, типы продукции в ассортименте (для продуктов питания – чаще, для непродовольственных товаров – реже, для крупных – реже, для мелких – чаще и т.д.), маркетинговые мероприятия и др.
Но в любом случае ритейлеры советуют проводить такую ревизию не реже одного раза в квартал, а если магазин не автоматизирован, то намного чаще.
Как проходит инвентаризация в магазине, если он не автоматизирован?
Как проводится инвентаризация в магазине, где отсутствует программа автоматизации работы кассы и товарного учета, представить не сложно. В этом случае весь учет движения товара ведется или в тетради, или в офисной программе типа Excel. Для переучета работникам торговой точки нужно распечатать файл со списком товаров или же вооружиться тетрадью и вручную пересчитывать все позиции, которые есть на данный момент в запасе, сверяя с записями.
Занимает такой способ инвентаризации кассы в магазине достаточно много времени, все зависит от размера торговых площадей, глубины и ширины ассортимента, количества точек и т.д.
Работать в это время магазин, конечно, не может. Поэтому, как правило, ревизию проводят ночью, чтобы как можно меньше терять выручки. Но в любом случае такие ночные переучеты не лучшим образом сказываются на работоспособности персонала, сотрудники устают, а вероятность ошибок возрастает в разы.
Инвентаризация в магазине без автоматизации – долгий, сложный, выматывающий процесс
Инвентаризация в розничном магазине с товароучетной программой: 5 выгод для собственника
Совсем иначе обстоят дела в розничном магазине, который использует программное обеспечение, автоматизирующее работу кассы и ведение товарного учета. Например, это может быть POS-система. В этом случае объем товарных запасов автоматически корректируется каждый раз, когда кассир совершает продажу, дополнительно записывать и отмечать ничего не нужно. А во время инвентаризации сверить фактические остатки с тем, что проведено в системе учета, не составит труда и не займет много времени.
Какие еще выгоды дает автоматизация учета магазину во время инвентаризации?
- Потери выручки сильно уменьшаются, так как магазин закрывается на очень непродолжительное время или же не закрывается вообще, как в случае с нашей кассовой программой Chameleon POS.
- Количество ошибок и влияние человеческого фактора сводится к минимуму, потому что у каждого товара есть свой штрихкод, который можно просканировать и таким образом идентифицировать его в системе.
- Можно значительно сократить расходы на хранение товаров, так как излишки будут минимальными.
- Удовлетворенность и лояльность покупателей растет, так как нужные продукты всегда присутствуют в нужном количестве.
- Выручка возрастает за счет своевременных продаж продуктов с минимальным сроком годности.
Инвентаризация товара в магазине произошла. Что делать с результатами?
Итоги сверки могут быть разными. И в каждом из вариантов необходимо принять соответствующие меры. Иначе зачем тогда вообще проводить переучет? Итак, давайте разберемся более подробно с каждым из возможных результатов, выявленных во время инвентаризации.
Недостача. Средний допустимый уровень этого показатели около 2%. Если он выше, как правило, это означает, что в магазине работают недобросовестные продавцы. В этом случае необходимо или более тщательно проконтролировать их действия, чтобы подтвердить подозрения, или заменить персонал.
Пересортица. Когда одного товара конкретной группы меньше, а другого больше ровно на то же количество. Зачастую, причина – человеческий фактор во время приема товара, оприходование или расчета покупателей.
Излишки. Этот результат, скорее всего, свидетельствует о том, что на торговой точке нерационально происходят закупки товаров. Возможно, отсутствует актуальная статистика продаж, данные для анализа востребованности ассортимента и т.д. Избавиться от этих проблем можно с помощью внедрения программы товарного учета. Она позволит отслеживать цепочку движения товара, анализировать продажи и покупательские предпочтения. А также совершать заказы продукции на основе предыдущей статистики. В нашей статье «Товарные запасы: как автоматизировать и управлять эффективно?» мы подробно рассказывали об этом.
Брак и нарушение сроков годности. Если выявлены такие нюансы с товарами, то в этом случае стоит лучше контролировать скоропортящуюся продукцию. Например, в системе учета можно такие товары выделить в отдельную группу и регулярно контролировать их продажи, чтобы своевременно дозаказывать или вовремя сбывать с помощью маркетинговых инструментов.
Избавиться от многих проблем, выявленных в результате инвентаризации, можно с помощью внедрения программы товарного учета
Каким бы ни был результат, задача руководства найти причину и снизить вероятность повторения такой ситуации. А для этого нужно, чтобы была возможность быстро установить ответственного и видеть всю цепочку движения товаров.
Инвентаризация товаров с помощью системы учета Chameleon Cloud
В нашем софте у клиентов есть возможность не закрывать магазин на время инвентаризации товарно-материальных ценностей. Продавец может в любой момент рассчитать покупателя, а после продолжить переучет.
Для того чтобы быстро и точно провести переучет товаров, на рабочем месте кассира должны быть установлена кассовая программа Chameleon POS, а в качестве административной панели должна использоваться облачная система учета Chameleon Cloud.
Давайте более детально разберемся, как это работает внутри программного комплекса.
Проведение инвентаризации в кассовой программе. Что делает кассир?
Кассир может или сам инициировать проведение переучета или осуществить инвентаризацию по документу, полученному из центрального офиса. Для этого в интерфейсе программы есть окно «Документы», содержащее 7 видов электронных документов. Один из них – инвентаризация.
Интерфейс программного обеспечения для работы кассира Chameleon POS, окно «Торговые документы»
В нашей программе есть возможность осуществить сверку в двух вариантах: с передачей ответственности и без. Первый вариант – после того как сотрудник офиса подтвердит полученный от кассира документ, остатки на торговой точке изменяются согласно внесенному фактическому количеству товаров. Второй вариант – остатки остаются неизменными, просто фиксируется факт пересчета в конкретное время на конкретной торговой точке.
Документ инвентаризации с передачей ответственности в интерфейсе кассовой программы Chameleon POS
Редактировать данные о количестве товара можно только на рабочем месте кассира.
После заполнения документа, кассир отправляет его в центральный офис (товароучетную программу Chameleon Cloud). Сотрудник офиса просматривает сверку и подтверждает ее.
Проводить переучет кассир может, не прерывая торговый процесс. С момента создания документа программа фиксирует время, когда позиция была вбита, продана или оприходована, и автоматически высчитывает конечный результат. Нет необходимости записывать проданный товар на листочке, чтобы потом добавить или убрать из ведомости.
Если введенное фактическое значение не совпадает с учетным, то фон строки подсветится красным цветом.
Если в результате сверки выявлены несоответствия, менеджмент ищет причину и устраняет ее.
Проведение инвентаризации в магазине в управленческом интерфейсе Chameleon Cloud
Пользователь облачной системы Chameleon Cloud (сотрудник центрального офиса) работает с документами инвентаризации в разделе «Документы». Как правило, такой файл менеджер создает для того, чтобы узнать фактическое количество конкретного вида товаров, группы товаров на конкретной точке. Поэтому он использует тип «без передачи ответственности», чтобы остатки не менялись после его подтверждения.
Для этого он создает документ в интерфейсе товароучетной программы, заполняет его позициями товаров, которые нужно посчитать (выборочно) и отправляет на рабочее место кассира (в кассовую программу). При открытии такого документа кассир увидит только те позиции, которые ему поручает посчитать офис. Лучше делать список без количества, чтобы продавцы не смогли его подогнать.
Создание нового документа инвентаризации в интерфейсе товароучетной программы Chameleon Cloud
Документ приходит на торговую точку (в кассовую программу), продавец вводит наличие указанных товаров и проводит данный документ (подтверждает). Подтвержденный документ возвращается в программу учета, его видит сотрудник центрального офиса в своем интерфейсе. Он видит, какое количество товаров есть в наличии, есть ли расхождения и дальше работает с этой информацией для выявления причин несоответствия.
Как правильно провести инвентаризацию в магазине. 4 важных условия
В заключении несколько полезных рекомендаций, как организовать сверку правильно, чтобы она не мешала торговому процессу, не отнимала много времени и была эффективной:
- Автоматизировать товарный учет. Провести инвентаризацию, чтобы выявить недостачи, расхождения и другие ошибки, сложно, если товары не учтены, а цепочка их движения не отслеживается и не оформляется соответствующими первичными документами.
- Установить ответственных. За операции с движением товаров должны отвечать конкретные сотрудники. С ними лучше подписать договор о материальной ответственности.
- Проводить спонтанные сверки. Чтобы проверить дисциплину и добросовестность продавцов, ревизию лучше проводить внепланово.
- Работать с результатами. С выявленными ошибками и несоответствиями необходимо работать. Не просто наказать ответственного, а найти первопричину и устранить проблему.
И еще несколько тонкостей для магазинов разных направлений.
Инвентаризация в магазине одежды. На что обратить внимание?
В магазине одежды есть свои особенности, которые нужно учитывать при подготовке и организации переучетов. Например, вещи постоянно курсируют между торговым залом и примерочными. Они могут портиться, теряться и т.д. Лучше инвентаризировать товар чаще, чтобы вовремя заменить испорченный.
Еще одна особенность этого направления торговли – группировки по коллекциям, брендам, размерам, полу и т.д. Этот момент тоже стоит учитывать во время сверок.
В магазине одежды есть ряд особенностей, влияющих на инвентаризацию
Инвентаризация продуктового магазина. Главные нюансы
Инвентаризация магазина продуктов, как правило, самая трудоемкая. Здесь свои особенности, связанные с ассортиментом. Например, есть весовой товар. Его сложнее и дольше инвентаризировать и нужно заранее определить, как это будет происходить. Также присутствует вероятность усушки и утряски некоторой продукции. Большую роль играют сроки годности отдельных товаров. Нужно понимать особенности каждого продукта и корректировать частоту сверок в соответствии с ними.
Мы в CHM Software профессионально занимаемся автоматизацией товарного учета уже больше 10 лет. Поэтому мы рады поделиться с вами некоторыми знаниями, чтобы вы могли приводить инвентаризацию товара без стресса и больших затрат.
Внедряйте системы автоматизации в товарный учет, чтобы с остатками и запасами всегда был полный контроль и порядок. Узнайте о возможностях наших сервисов более подробно.
