Интегрировать POS-систему с учетной системой: как выполнить и кому это необходимо?

Наружные учетные системы и автоматизация магазина: для кого подходит такое решение?

Розничному магазину сегодня сложно работать, если торговые процессы не автоматизированы. Учет продаж, движения денег, товарооборота, остатков просто отсутствует. Это значит, что бизнес не может объективно планировать закупки, быстро обслуживать покупателей, предлагать востребованный ассортимент, видеть ежедневные объемы продаж и результаты работы.

Автоматизировать магазин и все процессы, связанные с продажей товаров, расчетами с покупателями, товарным и финансовым учетом, это значит контролировать его деятельность в реальном времени.

Небольшие торговые точки и сети, отдельные магазины обычно выбирают несложные и простые программы автоматизации (таким решением может быть, например, POS-система). В то время как большие сети предпочитают работать с более сложными и массивными решениями – комплексными учетными платформами. Связано это с тем, что у большой розницы гораздо больше потребностей, более широкий штат сотрудников. Помимо товарного учета, сетям нужны программы для бухгалтерского, кадрового, складского, управленческого учета. Внешние учетные системы закрывают эти потребности.

Внутренняя логика, интерфейс и функционал таких систем ориентированы больше на пользователей менеджерского уровня. В них привыкли работать бухгалтеры, финансисты, кладовщики, поставщики и другие специалисты административных подразделений. Кассиру же в такой программе ориентироваться сложно.

POS-система предназначена для других задач: упрощение реализации товаров и услуг конечному покупателю, автоматизации и контроля торговых процессов. Она нацелена на то, чтобы облегчить работу, прежде всего, продавцам.

Поэтому довольно часто крупные ритейлеры, нуждающиеся в частности в складском, бухгалтерском, кадровом учете, принимают решение использовать эти варианты автоматизации в симбиозе: POS-систему — для автоматизации рабочих мест кассиров и товарного учета, а внешнюю учетную платформу — для бухгалтерских, хозяйственных, управленческих процессов.

Отсюда следует одно из важных требований ритейлера к товарно-учетной или POS-системе — это совместимость с другими важными для ведения и контроля бизнеса программами. К примеру, наше программное решение для автоматизации розницы Chameleon POS поддерживает самые распространенные внешние учетные платформы, а наши разработчики всегда могут создать интеграцию под индивидуальные требования клиента.

Как связать магазин с внешней учетной системой, грамотно и эффективно синхронизировать программные решения?

Клиенты, кроме автоматизации обращающиеся к нам также за интеграцией Chameleon POS с внешней учетной системой, хотят решить несколько задач. В частности:

• усилить существующий в магазине товарный, складской, бухгалтерский, управленческий учет простым, понятным и удобным рабочим местом продавца в торговой точке;
• создать единую информационную систему и платформу управления всей торговой сети;
• настроить постоянное эффективное взаимодействие и обмен данными между торговыми точками;
• наладить для всех участников процесса одновременную работу с данными в одном месте;
• исключить дублирование информации, повторный ввод одинаковых данных в разных программах;
• наладить постоянную синхронизацию данных, обновление информации сразу во всех программах, даже при отсутствии интернет-связи;
• оптимизировать типовые бизнес-процессы;
• постоянно поддерживать актуальность данных в разных программах.

В зависимости от того, с какими задачами к нам пришел клиент, мы либо устанавливаем типовое решение, либо разрабатываем для него специальный модуль интеграции для обмена данными наших сервисов с внешней учетной системой и обратно. Для этого у нас работают специалисты, разбирающиеся в специфике и нюансах разных учетных платформ и знающие, как грамотно организовать синхронизацию данных.

Стандартное решение синхронизации приложения для автоматизации магазина с внешней учетной системой. Что входит?

Если клиент пользуется стандартными конфигурациями учетной платформы, а в их функционале не было наработок и уникальных приложений, то устанавливаем ему стандартное решение для синхронизации данных.

После установки у клиента появляется возможность синхронизировать данные из учетной системы на рабочее место кассира Chameleon POS.

Все справочники, необходимые для ведения товарного учета в торговой точке, создаются и заполняются в учетной системе. Настраиваются налоговые ставки, уровни цен, курсы валют. Создается свой классификатор товаров (с требуемым количеством подгрупп, типов, коллекций и т.п.), база поставщиков, группы торговых точек и сотрудников, работающих в кассовой программе на торговых точках (фронт-офис Chameleon).

ПО товарной системы Chameleon Cloud в процессе интеграции выступает как связующая площадка для обмена данными между внешней учетной системой и кассовым местом. С ее помощью пользователи могут работать с отчетами и просматривать статистику работы магазина: видеть в режиме онлайн результаты продаж, движение денег, остатки и прочее.

Также у Chameleon Cloud можно самостоятельно настроить акции и дисконтные программы с помощью простого и удобного конструктора системы лояльности (Chameleon Loyalty System). Для этого не нужно каждый раз привлекать программистов.

В системе учета Chameleon Cloud удобно просматривать статистику работы магазина

После интеграции магазина с внешней учетной системой пользователи в стандартном привычном для себя режиме работают с товарами, их описанием, хранят и обрабатывают информацию о клиентах, фиксируют и анализируют заказы, отслеживают результаты работы магазина.

Разработка нестандартных решений для интеграции программы автоматизации магазина с внешней учетной системой

Довольно частая ситуация, когда у клиента используется учетная система со специальными индивидуальными наработками. Здесь стандартная интеграция не будет работать. В этом случае мы разрабатываем для клиента индивидуальное решение по обмену данными, учитывая все нюансы работы ПО товарной системы, требования клиента к синхронизации и другие особенности.

Возможно, например, настроить автоматический обмен данными при синхронизации без участия человека. Информация будет выгружаться и обновляться автоматически. Или, как часто бывает у клиентов, в учетной системе добавлялись специфические функции под определенные потребности и делались доработки разными программистами, которые также нужно учитывать при интеграции с Chameleon POS.

Пример нестандартной интеграции программы автоматизации продуктового магазина с внешней учетной системой

Для одного из наших клиентов, сети продуктовых супермаркетов мы разрабатывали нестандартное решение интеграции наших сервисов с внешней учетной системой. Интегрировали облачную систему учета Chameleon Cloud с клиентским бэк-офисом с учетом индивидуальных требований. Например, необходимо было доработать модуль системы лояльности, который входит в наше ПО для товарного учета, чтобы была возможность запустить уникальную клубную карточку покупателя.

Что такое интеграция с внешней учетной системой в программном комплексе Chameleon? Схема обмена данными и основные этапы

Клиенты могут синхронизировать данные кассовой программы и системы товарного учета с любым софтом, который может понадобиться для работы и управлять своими бизнес-процессами в одном месте.

Вот общая схема обмена данными наших программных решений со сторонними платформами.

Общая схема интеграции программных решений Chameleon с посторонними сервисами

Как наши специалисты работают с клиентами, чтобы интеграция кассовой программы и системы товарного учета с внешней учетной платформой успешно прошла?

1. Обсуждают цели интеграции и результат, который клиент ожидает извлечь из этого процесса.
2. Изучают бизнес-процессы клиента.
3. Вместе с клиентом определяют, какие справочники, документы, информацию нужно будет синхронизировать, какими данными нужно будет постоянно обмениваться.
4. Изучают учетную систему клиента, функционал и конфигурации: были ли доработки или стандартная версия. Определяют способ интеграции: подойдет стандартная или нужная индивидуальная разработка.
5. Оценивают сложность и стоимость проекта, утверждают бюджет.
6. Заключают договор, приступают к работе.
7. Осуществляют интеграцию, настраивают систему, работают в связке со специалистами клиента, прибегают к технической поддержке при необходимости.
8. Проверяют правильность работы интеграции, поддерживают.

В результате клиент получает единую информационную систему, которая оптимизирует бизнес-процессы, значительно упрощает работу и управление торговыми точками, увязывает в единый комплекс учет продаж и работы кассиров, процессы обслуживания покупателей и систему учета всех важных функций бизнеса: бухгалтерия, финансы, кадры, склад и прочее.

Нужна надежная и удобная программа для работы кассира с понятным и простым товарным учетом? Ищете решение, которое легко и быстро интегрируется с имеющейся у вас учетной платформой? Нужно ли наладить бесперебойный обмен данными? Обращайтесь к нашим специалистам. Мы знаем, как осуществить процесс интеграции быстро и в дальнейшем добиться стабильной работы системы. Закажите демонстрацию возможностей прямо сейчас.