Что такое фискализация? Понятный гайд на 7 вопросов и ответов

Предприниматели, которые заняты в сфере торговли, сфере общественного питания и предоставления других услуг, рано или поздно сталкиваются с такими понятиями как ККМ, РРО и фискализация кассы. Что это такое, на что обратить внимание при выборе устройства для фиксации продаж, какие законы регулируют использование ККМ и какие штрафы могут грозить предпринимателю - в этой статье мы решили расставить все точки над «i». Материал дополнили с учетом актуальных изменений законодательства в 2021 году.

1. ККМ: что это такое

ККМ – это контрольно-кассовая машина, которая нужна для регистрации операций обмена товаров или услуг на деньги. Она необходима не только для полноценной работы торговой точки и кассира, но также и для того, чтобы отчитываться за проданный товар или услуги пред налоговыми органами, то есть фискализировать торговую деятельность.

ККМ – это тот же кассовый аппарат? Не совсем. Кассовый аппарат – один из видов или типов ККМ. Он работает как автономное устройство для печати чеков, т.е. каждому товару присваивается определенный код, который фиксируется в память устройства. Кассовый аппарат используется довольно редко, так как работать с кассовым аппаратом сегодня не совсем удобно. Он имеет очень узкий функционал. Для большинства форматов современного ритейла его недостаточно, чтобы предоставить хороший уровень обслуживания покупателей. Его внутренняя память вмещает в себя ограниченное количество товарных кодов. Чаще всего на торговых точках используется фискальный регистратор или РРО (регистратор расчетных операций). Он работает только с программным обеспечением для автоматизации бизнеса, т.е. вся база товаров находится в программе.

ККТ – это то же самое что и ККМ?

Да, ККТ – это термин, который расшифровывается как «контрольно-кассовая техника» и обозначает он то же самое, что и ККМ. Это специальное оборудование, которым укомплектовывается рабочее место кассира. С его помощью продавец осуществляет денежные расчеты с покупателями: наличными или картой. Аппарат в обязательном порядке предусматривает фискальную память и выполняет все требования законодательства о фискализации ККМ.

2. Что такое фискальный регистратор и как он работает

Фискальный регистратор – это своего рода принтер чеков, который имеет модем и плату с фискальной памятью для передачи данных в налоговую. Как оговаривалось выше, фискальные регистраторы работают только с POS-системой для торговли. Обычно она состоит из программного обеспечения, ПК, POS-монитора, банковского терминала для безналичных платежей и сканера штрих кодов.

Как работать с фискальным регистратором? Давайте более подробно разберем, как происходит фискализация чека. Это процедура занесения информации о продаже (о выдаче чека) в фискальную память для дальнейшей передачи в контролирующий орган.

Фискальный регистратор работает следующим образом: кассир сканирует товар и закрывает чек на компьютере. Фискальный регистратор печатает чек и одновременно фиксирует информацию о расчетных операциях в фискальную память и обеспечивает формирование, и отправку отчетов в ГНС (государственную налоговую службу). 

3. Для чего нужен фискальный регистратор предпринимателю?

Для предпринимателя использование фискального регистратора вместе с POS-системой обеспечивает полноценный учет торговых операций, оптимизацию товарных запасов, контроль остатков, денежных средств в кассе и персонала. Использование РРО значительно увеличивает скорость работы торговой точки, а значит кассир может обслужить большее число покупателей, что, в итоге, приведет в большей выручке.

Фискальный регистратор вместе с POS-системой дает полноценный учет торговых операций

4. Что такое фискализация ККМ

Фискализация – это процедура ввода в эксплуатацию и обмена данными РРО либо кассового аппарата с налоговыми службами. Фискализация нужна для контролирования и регулирования государством денежного оборота у предпринимателей.

То есть, фискализация – это законодательное требование к предпринимателям регистрировать каждую продажу товара или услуги. Что значит регистрировать? Это означает фиксировать и сохранять в базе каждую денежную операцию с помощью регистратора расчетных операций (РРО) или программного регистратора.

Чем отличаются эти два способа между собой? Для первого нужен специальный аппарат, кассовый или, например, POS-терминал, который содержит фискальный блок (он же фискальный регистратор или чековый принтер), записывающий и печатающий покупателям бумажные чеки. А вот для программной версии специальное оборудование не требуется, так как это просто программное обеспечение, которое можно установить на любое устройство (телефон, компьютер и т.д.). Чек в этом случае печатать не обязательно, он автоматически регистрируется на сервере налоговой службы, а покупателю его можно предоставить в электронном виде.  Использование пРРО закреплено на законодательном уровне с 2020 года.

Если вы хотите больше узнать про отличия программного РРО от классического, то можете ознакомиться с еще одной статьей нашего блога – «Программный РРО: какой выбрать, как интегрировать?» В ней – все нюансы применения обоих типов регистратора, а также разные решения программного варианта, которые присутствуют сегодня на украинском рынке.

5. Особенности фискализации в Украине

Несколько последних лет у нас в стране полным ходом идет процесс перехода предпринимателей на обязательное использование РРО. То есть фискализация кассовых аппаратов стала требованием законодательства.

Чтобы снизить нагрузку на предпринимателей, законом предусмотрен поэтапный переход. Мы писали подробно об этом ранее в статье «ЧАВО про РРО. Правила использования в 2021 году». Из нее вы также узнаете, как должна осуществляться фискализация терминалов, что будет, если этого не сделать, какая предусмотрена ответственность и т.д.

Приведем главные тезисы материала:

• С начала этого года любой из типов РРО (стандартный или программный) используют предприниматели на 2-4 группах упрощенной системы налогообложения в том случае, если они превысили норму годового дохода (1,32 млн грн).
• С начала 2022 года это требование будет распространяться на всех без исключения ФЛП 2-4 группы. Размер дохода и вид деятельности уже не будет иметь значение. Фискализация платежей от покупателей станет для них обязательной.
• Однако эта норма не касается предпринимателей первой группы. Причем как в этом году, так и в будущем.

Если несколько лет назад процедура фискализации ККМ или фискализации ККТ (контрольно-кассовой техники, как ее называют в некоторых официальных документах) занимала довольно много времени, то сегодня она значительно упростилась. Мы попросили рассказать об этом нашего специалиста сервисного центра по обслуживанию РРО:

С начала 2022 года применять программный регистратор или его классический аналог должны все без исключения предприниматели 2-4 группы

Если несколько лет назад процедура фискализации ККМ или фискализации ККТ (контрольно-кассовой техники, как ее называют в некоторых официальных документах) занимала довольно много времени, то сегодня она значительно упростилась. Мы попросили рассказать об этом нашего специалиста сервисного центра по обслуживанию РРО:

«Упрощенная схема фискализации кассы выглядит следующим образом: после того, как клиент приобрел фискальный регистратор, ему достаточной зайти в электронный кабинет ГФС и подать заявку на регистрацию своего РРО. Параллельно он заключает договор с ЦСО (центром сервисного обслуживания) на обслуживание фискального регистратора. ЦСО фискализирует РРО, вносит все необходимые данные, такие как фискальный номер, название и адрес торговой точки, указываются налоговые ставки и др. После этого предоставляет клиенту акт ввода и опломбировки фискального регистратора. На этом фискализация кассового аппарата окончена, и клиент может работать на устройстве».

6. Правовые нормы использования РРО 

Касательно правовой стороны вопроса, то, как уже упоминалось выше, согласно закону об использовании регистраторов расчетных операций №1053-1, ККМ обязаны использовать плательщики 2, 3 и 4 налоговых групп, если сумма их годового дохода больше 1,32 млн. грн. Речь идет не только о стационарных предприятиях торговли, такие как магазины, киоски, супермаркеты и прочее. Законом предусмотрена также фискализация платежных терминалов и вендинговых аппаратов. А с 1 января 2022 фискальные регистраторы должны использовать и интернет-магазины.

Также предусматриваются штрафы за отсутствие денежных операций через РРО или невыдачи чека. В 2021 году он составляет 10% (за первое нарушение) и 50% (за каждое следующее).

7. Как выбрать фискальный регистратор

Перед тем, как купить фискальный регистратор, предпринимателю нужно обратить внимание на такие факторы как:

• формат торговой точки;
• количество покупателей в день;
• денежный оборот;
• условия торговли;
• бюджет.

При выборе РРО первостепенное значение имеет качество чекопечатающего механизма. Предпочтение следует отдать механизмам мировых производителей, таких как Seiko, Toshiba.
Если на торговой точке большое количество расчетных операций в день, то стоит обратить внимание на модели фискальных регистраторов с большим ресурсом печати термоголовки (100-150 км). И, наоборот, для небольших торговых точек можно обойтись фискальным регистратором с ресурсом печати в 25 км. Стоит отметить, что если печатающий механизм выйдет из строя, его замена обойдется в 45-65% стоимости устройства.

Есть модели фискальных регистраторов с автообрезкой или без нее. Применяя модель с автообрезкой, можно значительно ускорить процесс расчета покупателей. РРО без автообрезчика подойдет для торговой точки с небольшим клиентопотоком.

Для выездной торговли или доставки подойдут мобильные РРО, которые могут работать долгое время без подключения к сети и имеют минимальный набор функций.

Также стоит обратить внимание на интерфейсы передачи данных в ГФС. Каждый фискальный регистратор имеет встроенный модем и оснащен такими модификациями, как:

1. GPRS (нужно установить SIM-карту провайдера мобильной связи)
2. Ethernet – передача электронных расчетных документов производиться через проводной интернет.
3. GPRS/Ethernet – два способа передачи данных, один из которых является резервным.

И самое важное!

Фискальный регистратор должен быть зарегистрирован в Государственном реестре РРО Украины. Это должно быть указано в техническом паспорте к устройству либо можно самостоятельно проверить в реестре в электронном кабинете ГНС.