Заказы поставщикам в товароучетной программе: преимущества и как это работает на практике

Как сформировать заказ поставщику быстро и рационально?

Для менеджмента розничного магазина важно обеспечить постоянное присутствие на полках товаров, в которых нуждаются покупатели. Как правило, магазин или торговая сеть работает с постоянным перечнем поставщиков, выстраивая с ними работу так, чтобы поставки были своевременными и качественными.

Для контроля и учета этого процесса используются специальные документы. Один из них – заказ поставщику. В нем указывается вся необходимая информация о заказываемой партии товара: наименование и количество позиций, их стоимость, важные характеристики каждой единицы товара и прочее.

Формирование документа заказа на рабочем месте кассира

Как формировать объективный прогноз закупок

Нужно понимать, как в ближайшее время (в прогнозируемый период) будут продаваться заказываемые товары. Поэтому приступая к формированию заказов, у сотрудника, ответственного за эту операцию, должны быть ответы на такие вопросы:

  • какие позиции и в каких объемах нужно закупить на конкретный период в каждую торговую точку;
  • какие на момент заказа есть остатки по каждой категории товаров в разрезе торговых точек;
  • какие предусмотрены условия сотрудничества с каждым поставщиком, какие нюансы нужно учесть при формировании заказа;
  • планируются ли на период заказа акции и другие маркетинговые мероприятия;
  • что и как может повлиять на спрос: сезонность, праздники, выходные, карантин, активные рекламные кампании со стороны производителей или конкурентов, изменение цен на товары и пр.

Как происходит прогноз закупок и заказ товаров у поставщика в магазине без автоматизации? 

Получить ответы на вопросы, о которых шла речь выше, магазину без автоматизированной системы учета продаж и товарооборота очень сложно.

Если в магазине учет продаж ведется в тетради или не ведется вовсе, данные попросту не собираются и не хранятся, проанализировать предыдущие результаты работы и рационально прогнозировать нужные объёмы закупок непросто.

И в такой ситуации, как правило, прогнозированием занимается продавец, основываясь на своих личных предпочтениях и интуиции. В нашей практике было много случаев, когда у клиента, работающего без учетной программы, заказ поставщику формировал кассир, ориентируясь на каких-то собственные предположения. Такой подход ведет к неконтролируемому росту товарных остатков и превращению их в неликвидные, а также нерациональному использованию оборотных средств.

Чтобы уйти от такого сценария, нужно внедрять современные системы автоматизации продаж и движения товаров.

Как прогнозируют закупки в товароучетной системе и как это происходит в Chameleon POS?

Автоматизированная система товарного учета собирает и сохраняет важнейшие данные о движении товаров и фиксирует результаты деятельности магазина. Вся эта информация помогает менеджменту при составлении прогнозов закупок. Особенно ценно, если система учитывает не только результаты продаж, но и дополнительные показатели, которые на них влияют, например, дисконтные программы, акции, скидки и т.д..

Так все устроено и в программном решении Chameleon POS. Каждая операция, связанная с продажей и движением товара, автоматически попадает в систему. Менеджер может в режиме реального времени контролировать все процессы. Ему всегда доступна актуальная информация об остатках и есть понимание, сколько и каких позиций товара нужно закупить для реализации.

Какие еще преимущества внедрения товароучетной системы для работы с закупками?

  • Снижение объема остатков неликвидных товаров.
  • Постоянное наличие позиций, которые пользуются спросом.
  • Снижение стоимости остатков товарных запасов.
  • Увеличение скорости обслуживания и удовлетворенности покупателей.
  • Рост оборота и прибыли.

А теперь давайте более детально разберем, как работает функция заказа в нашем софте.

Как формировать заказы поставщикам в кассовой и учетной программе Chameleon POS?

Для формирования заказов в нашей программе предусмотрен документ «Заказ» в разделе «Документы». Оформлять его можно на рабочем месте кассира и в интерфейсе программы товарного учета. Рассмотрим оба варианта.

Раздел “Заказы” на рабочем месте кассира

Создание документа заказа в учетной системе Chameleon Cloud

Заказ поставщику на рабочем месте кассира в Chameleon POS?

Для формирования заказа у кассира в программе на рабочем месте есть специальное окно «Торговые документы»/«Заказ». Кассир формирует этот документ, исходя из результатов продаж торговой точки, товарным остаткам, спросу на отдельные позиции и т.д.

Продавец может создать документ заказа с нуля и добавить в него список товаров, подбирая по наименованию, штрихкоду или внутреннему коду. Или же он может воспользоваться уже существующими документами прихода, возврата или переоценки, и на их базе создать документ заказа. В созданном заказе нужно будет только отредактировать количество товаров по каждой позиции.

Далее документ отправляется в офис (он появится в интерфейсе учетной программы). Там ответственный за закупки менеджер (это может быть бухгалтер или товаровед) просматривает его, корректирует по необходимости и отправляет поставщикам.

Документы, сформированные с рабочего места кассира

Заказ поставщику из главного офиса в кабинете аналитики и учета

Менеджер может сам сформировать документ «Заказ» или посмотреть и подтвердить уже готовые заказы, которые были созданы на рабочем месте кассира и поступили из кассовой программы.

Для самостоятельного формирования заказа с нуля менеджеру нужно выбрать из списка нужные товары и по каждому из них заполнить поля с количеством. Сохранить документ и отправить на торговую точку, чтобы продавцы понимали, поставки каких товаров ожидать от поставщиков (он появится в интерфейсе кассовой программы, на рабочем месте кассира).

Также есть возможность сформировать документ заказа на базе уже существующих документов: приход, возврат или переоценка. В этом случае нужно выбрать подходящий документ. Список товаров, который входит в эту накладную, скопируется и в документ заказа. Останется только отредактировать информацию о количестве товаров. Сохранить документ и отправить на торговую точку (он появится в интерфейсе кассовой программы, на рабочем месте кассира).

Формирование автозаказа из других электронных документов

Автозаказ

Воспользоваться этой опцией можно и в кассовой программе, и в кабинете аналитики и учета. В этом случае программа сама рассчитает, какие товары и какое количество необходимо заказать на заданный период. Можно изменить количество дней для заказа и период, по которому программа вычислит среднее значение проданного товара отдельно по каждой позиции.

Автозаказ формируется из всего ассортимента и учитывает товары, у которых есть остаток или было движение по товару на этой торговой точке.

Формирование автозаказа в облачной системе

Полезная аналитика для прогноза закупок в товароучетной системе

Для этого в нашем кабинете аналитики и учета предусмотрен раздел с полезными отчетами, которые помогут проанализировать нужные показатели и использовать эту информацию, чтобы своевременно и в нужном количестве заказывать товары.

Как анализировать спрос в Chameleon POS?

Например, с помощью отчета «Топ товаров». Он помогает анализировать востребованность ассортимента. Можно сформировать ТОР из 3,5,10 или 20 самых продаваемых позиций на торговой точке или по всей розничной сети за выбранный период.  Результаты отчета покажут, какие товары пользуются большим спросом и приносят больше выручки. К слову, срез по самым популярным товарам выводится на главную страницу программы.

Как анализировать остатки в Chameleon POS?

Поможет отчет «Остатки». Если нужно просмотреть остатки конкретных товаров, можно быстро выгрузить их в виде наглядного отчета. Сделать это можно в разрезе групп товаров, конкретных позиций, торговых точек и прочее. Таким образом, можно контролировать остатки и получать свежую информацию по ним, чтобы сформировать заказ поставщику на нужное количество. 

В качестве выводов – основные шаги и рекомендации при формировании заказов поставщикам

  1. Выстроить продуктивную работу с поставщиками: задокументировать все условия для бесперебойных поставок и составить их график.
  2. Разработать требования и стандарты к выкладке всех категорий товаров, чтобы понимать, какое их количество должно постоянно присутствовать на полках.
  3. Собирать и анализировать важные данные о товарных операциях для принятия решения: остатки, спрос и факторы на него влияющие.
  4. Автоматизировать продажи и товарный учет с помощью Chameleon POS: можно будет видеть результаты продаж и остатки в режиме реального времени, а также формировать заказы в электронном виде.
  5. Постоянно улучшать прогнозы: отслеживать покупательские предпочтения, требования рынка, новинки и тренды.

Больше кейсов, интервью, полезных рекомендаций от экспертов для ритейл-бизнеса – в нашем телеграмм-канале «Ритейли без Фейлу». Присоединяйтесь, чтобы быть в курсе последних событий.

Успех