Большая фискализация 2022: все, что вы хотели знать про программный РРО

Что такое ПРРО (программный РРО) и чем отличается от традиционного?

РРО – регистратор расчетных операций. Специальное устройство, которое нужно для налогового контроля операций между продавцом и покупателем.

Что он регистрирует:

• расчетные операции при продаже товаров (оказании услуг);
• количество проданных товаров (оказанных услуг);
• операции по приему наличных денег для дальнейшего перевода.

Регистраторы могут быть двух типов: традиционные и программные.

Традиционный – например, кассовые аппараты или POS-терминалы с фискальным регистратором, которые выдают бумажные чеки. Покупатель купил товар или услугу, в фискальном блоке произошла регистрация чека, блок напечатал бумажный чек. Чеки хранятся в защищенной памяти регистратора.

Программный (ПРРО) – это программное обеспечение или приложение, которое можно установить на любой удобный для предпринимателя гаджет (программу – на компьютер или ноутбук, приложение – на смартфон или планшет). В нем создается электронный чек, который регистрируется автоматически на сервере налоговой и там же хранится в дальнейшем. Покупатель может получить чек в распечатанном виде (если есть оборудование для этого), или в электронном (в мессенджере, SMS-сообщении, электронной почте или сканированием QR-кода).

Схема работы ПРРО достаточно проста:

1. В момент покупки формируется электронный чек, который отправляется на сервер налоговой.
2. Этому чеку назначается индивидуальный фискальный номер, после чего он отправляется обратно в программу.
3. Теперь чек можно выдать покупателю любым удобным для него способом (они описаны выше).

Алгоритм работы программного РРО

Кому нужно использовать РРО или ПРРО с 1 января 2022 года?

Все ФЛП, у которых покупатели или клиенты расплачиваются за товар или услугу наличными или банковской картой, должны использовать РРО или его программный вариант. Норма касается всех направлений деятельности (в том числе, онлайн продажа товаров и услуг) без льгот по годовому доходу. Исключение – предприниматели 1 группы упрощенной системы налогообложения и ФЛП, работающие в селах.

Много вопросов возникает относительно онлайн-коммерции: нужен ли ПРРО интернет-магазину? Нужен, если продавец использует реквизиты любого электронного платежного средства или любой платежной системы. Исключение – использование реквизитов расчетного счета (прием оплаты в безналичной форме по банковским реквизитам или через кассу банка).

Итак, подытожим.

Кто использует РРО с 1.01.2022:

⊕Все юридические лица

⊕Все ФЛП на общей системе налогообложения

⊕Все ФЛП 2-4 группы единого налога вне зависимости от вида деятельности и годового дохода

Кто может не использовать РРО с 1.01.2022:

⊗ФЛП 1 группа

⊗ФЛП, ведущие деятельность в селах (кроме торгующих подакцизными товарами)

⊗ФЛП и юридические лица, которые принимают от покупателей/клиентов оплату только посредством банковского перевода по реквизитам

Каким законом руководствоваться:

Закон Украины №128 про обязательное использование РРО/ПРРО. Вступает в силу с 1 января 2022 года.

ПРРО проще и экономнее, чем традиционный, и еще ряд преимуществ

Давайте пройдемся по важным плюсам программного РРО в сравнении с обычным.

Ниже стоимость. Стоимость кассового аппарата (аппаратный РРО) стартует от 9 тысяч грн, дополнительно будут расходы на техническую поддержку и обслуживание. Для использования ПРРО подойдет любой гаджет, на который можно установить даже бесплатный софт от налоговой. Если же потребуется более функциональный вариант ПРРО, затраты составят от 150 грн/месяц.

Быстрее и проще регистрация. Процесс регистрации программного РРО занимает намного меньше времени и сопровождается оформлением минимального количества документов. На регистрацию аппаратного РРО может уйти до 5 дней и придется заполнить 5 документов (в случае с ПРРО – это 2 дня и 2 документа). Дополнительно традиционный РРО придется опломбировать в специальном сервисном центре.

Автоматическое обновление. Чтобы внести какие-то изменение в аппаратный РРО (например, при смене реквизитов), его нужно заново перерегистрировать в сервисном центре. В случае с программным вариантом, все обновления вносятся разработчиком без какого-либо участия владельца ПРРО.

Неограниченный срок работы. Аппаратный РРО нужно менять каждые 7 лет, программный работает без ограничений.

Отказ от бумажных отчетов и чеков. Если использовать ПРРО, можно не печать z-отчеты, они автоматически передаются в ГНС и их можно хранить в облаке или локально на своем гаджете. Предоставлять в налоговую тоже можно в электронном виде. У традиционного РРО такой возможности нет: z-отчеты обязательно придется распечатывать и хранить в течение 3 лет. Такая же ситуация и с чеками: ПРРО может выдавать их покупателю в электронном виде, РРО – только в бумажном.

Как начать пользоваться ПРРО: от выбора софта до регистрации?

Чтобы с нуля пройти весь процесс фискализации, подключить программный РРО и выдавать покупателям фискальные чеки, предпринимателю нужно преодолеть 4 несложных этапа:

1. Определиться с ПРРО: какой будете использовать, от какого разработчика.
2. Зарегистрировать хозяйственную единицу (торговую точку) в налоговой.
3. Получить КЭП для кассира и зарегистрировать ее в ГНС.
4. Зарегистрировать ПРРО в налоговой.

Пройдемся по каждому пункту более подробно.

1. Выбираем ПРРО: какие есть варианты?

Бесплатный программный регистратор от налоговой службы 

Его можно скачать в виде ZIP-архива на сайте налоговой по ссылке. Программа подходит для операционных систем Android и Windows.

Содержит базовые функции: фискализация расчетных операций и работа с электронными чеками. Какие-то дополнительные возможности и решения здесь не предусмотрены.

Платные ПРРО от независимых разработчиков

Они содержат дополнительные возможности и функции. Например, позволяют:

• интегрировать ПРРО в уже существующие учетные программы;
• администрировать работу всех касс и кассиров одновременно;
• создавать товары и группы, загружать товары из других систем;
• менять цены, предоставлять скидки;
• и др.

Такой вариант обойдется предпринимателю около 150 грн в месяц и выше. У некоторых разработчиков можно бесплатно работать до определенного количества чеков.

Решение от разработчиков POS-систем

Разработчики программ для автоматизации кассовой зоны тоже предложили свои решения для фискализации. Они уже интегрированы с софтами автоматизации. 

Например, наша компания предлагает своим клиентам программное обеспечение «Chameleon POS», работающее на ПК или сенсорном мониторе, а также мобильное приложение PayKit для Android-устройств. Состоит программный комплекс, в частности, из софта для автоматизации рабочих мест продавцов и функционала для ведения полноценного товарного и складского учета.

Основные преимущества POS-систем:

• Работают в облаке.
• Комплексное решение автоматизации: рабочее место кассира, единая система учета и контроля торговых операций, фискальные чеки, комплект необходимого для кассовой зоны оборудования.
• Контроль движения денежных средств.
• Получение данных о продажах и остатках.
• Управление ассортиментом.
• Аналитика со всех торговых точек.
• Настройка любых акций и программ лояльности в удобном конструкторе.
• Проведение переучетов, контрольных инвентаризаций без остановки торгового процесса
• Стабильная работа даже без наличия сети.

POS-система – наиболее подходящее решение для магазинов и сетей, где большой ассортимент и учет не ограничивается только выдачей чеков.

В программное обеспечение «Chameleon POS» при запросе клиента уже будет интегрирован модуль ПРРО стоимостью 1 грн (единоразово). Внедрение модуля (приобретение библиотек в ГНС, настройки, сопровождение при регистрации в налоговой, консультирование) обойдется предпринимателю в 350 грн единоразово и 100 грн/мес за техническую поддержку.

Программный РРО от PayKit больше подходит малому бизнес с небольшим количеством торговых точек и обойдется предпринимателю от 150 грн в месяц. Подробнее о возможностях и тарифах можно ознакомиться на сайте PayKit

Стоимость внедрения и поддержки самого программного комплекса зависит от количества рабочих станций и индивидуальных потребностей бизнеса. Вы можете обратиться к нашим консультантам для расчета, заполнив форму.

Стоимость внедрения и поддержки самого программного комплекса зависит от количества рабочих станций и индивидуальных потребностей бизнеса. Вы можете обратиться к нашим консультантам для расчета, заполнив форму.

2. Как получить электронную подпись для работы с ПРРО?

Для регистрации электронных чеков и отчетов нужна электронная подпись уполномоченного лица (кассира) или электронная печать компании. Нужно оформить ключ на каждого кассира или одну подпись печати компании, чтобы все кассиры могли пользоваться одним сертификатом при работе с ПРРО.

Если вы ФЛП и используете КЭП (Квалифицированная электронная подпись) для представления электронной отчетности, можете использовать этот ключ и для работы с программным регистратором.

Если КЭП нет, тогда нужно:

1. Обратиться в любой подходящий центр сертификации (по ссылке – список аккредитованных центров сертификации ключей).
2. Заполнить заявку в режиме онлайн.
3. Собрать пакет необходимых документов (как правило, паспорт, ИНН, флешка для записи ключа, но лучше уточнять на сайтах госорганов или в центре, через который получаете).
4. Получить цифровую подпись.

3. Как зарегистрировать торговую точку в налоговой?

Этот шаг обязательный перед регистрацией ПРРО. Иначе не получится поставить на учет сам регистратор. Для регистрации существует специальная форма в электронном виде: 20-ОПП (F1312002).

1. Нужно зайти в личный электронный кабинет налогоплательщика  на сайте ГНС.
2. Чтобы войти в личный кабинет, понадобится КЭП.

При входе в личный электронный кабинет налогоплательщика нужно выбрать центр сертификации ключей, через который вы получали КЭП, а также загрузить сам КЭП и ввести пароль защиты ключа, который был создан при получении КЭП.

 3. После входа, слева появится панель с разделами кабинета. Нам нужен раздел «Ввод отчетности».

В этом разделе для создания нового документа нужно нажать кнопку «Создать»

4. Чтобы выпал список отчетов, нужно нажать кнопку «Создать». Из выпавшего списка выбрать нужную форму: 20-ОПП: F1312002.

5. В открывшейся форме заполняем все графы. Сохраняем и ждем квитанцию о регистрации торговой точки. Если все сделано правильно, то это займет пару часов.

4. Как зарегистрировать ПРРО в налоговой?

1. Для этого нам снова нужно зайти в личный электронный кабинет налогоплательщика  на сайте ГНС и выбрать раздел «Ввод отчетности».
2. После нажатия кнопки «Создать» в выпавшем списке документов находим форму № 1-ПРРО (J/F1316602) и заполняем ее (для заполнения пользуйтесь информацией из раздела «Личные данные плательщика», копируя и вставляя в нужные графы формы).
3. Графа 4 «Тип ПРРО». Есть несколько типов:

• Стационарный: установлен на конкретную хозяйственную единицу и используется по конкретному адресу.
• Передвижной: зарегистрирован на конкретную хозяйственную единицу (например, автомобиль), но может использоваться на всей территории Украины.
• Касса самообслуживания: установлен на конкретную хозяйственную единицу и используется по адресу, не предполагает привлечения кассира.
• Интернет-торговля: установлен на конкретную хозяйственную единицу и используется по адресу, для применения нужен кассир.

4. Графа 5 – как будет работать ПРРО при отсутствии интернет-соединения. Нужно поставить галочку напротив «Здійснюється», чтобы отправлять данные в налоговую, если на торговой точке пропадет интернет.  
5. После заполнения нужно нажать кнопку «Проверить». Если все графы заполнены, проверка формы будет подтверждена. Если нет – будут подсвечены графы, которые нужно исправить.
6. После подтверждения проверки, нужно нажать кнопку «Сохранить». Выбрать эту сохраненную форму в списке документов и нажать «Подписать». В выпавшем окне снова выбрать свой КЭП.
7. После подписания нажать «Отправить».
8. Сервер ГНС обрабатывает заявление и выдает квитанцию с присвоенным фискальным номером.
9. После в этом же разделе в списке документов нужно найти «Уведомление о предоставлении информации о квалифицированном сертификате открытого ключа, который используется в  ПРРО» (форма «J/F 1391802) и заполнить его (для заполнения пользуйтесь информацией из раздела «Личные данные плательщика», копируя и вставляя в нужные графы формы).

• В документе потребуется ввести идентификатор ключа субъекта. Его можно посмотреть в сертификате вашего КЭП, который используется для цифровой подписи.
• Тип подписи. Здесь нужно указать «Кассир».

10. Заполненный документ проверяем, сохраняем, подписываем и отправляем, как и с формой № 1-ПРРО.
11. После получения квитанции, которая подтверждает регистрацию ПРРО и присваивает ему фискальный номер, можно заходить в ваш ПРРО и начинать работу.

Как настроить работу ПРРО в программном решении от CHM Software?

Когда предыдущие пункты пройдены, остается только настроить работу своего ПРРО в выбранном программном решении. На примере нашего софта PayKit покажем пошагово, как это происходит.

1. Входите в личный кабинет для управления и учета PayKit.
2. С помощью системных администраторов настраиваете сервер печати «Фантом».
3. Добавляете данные об электронном ключе и сертификате.
4. Получаете лицензии на использование библиотек.
5. Полноценно работаете с ПРРО и выдаете покупателям фискальные чеки.

Остались вопросы по программному РРО, хотите узнать, как быстро и легко пройти все этапы фискализации с нашей компанией? Обращайтесь к нашим специалистам, они помогут решить все вопросы по выбору, регистрации и запуску ПРРО.