.png)
Як сформувати замовлення постачальнику швидко та раціонально?
Для менеджменту роздрібного магазину важливо забезпечити постійну присутність на полицях товарів, яких потребують покупці. Як правило, магазин або торговельна мережа працює з постійним переліком постачальників, вибудовуючи з ними роботу так, щоб постачання було своєчасним та якісним.
Для контролю та обліку цього процесу використовуються спеціальні документи. Один із них – замовлення постачальнику. У ньому вказується вся необхідна інформація про партію товару, що замовляється: найменування та кількість позицій, їх вартість, важливі характеристики кожної одиниці товару та інше.
Формування документа замовлення на робочому місці касира
Як формувати об'єктивний прогноз закупівлі?
Потрібно розуміти, як найближчим часом (в прогнозований період) будуть продаватися товари, що замовляються. Тому, приступаючи до формування замовлень, у співробітника, відповідального за цю операцію, повинні бути відповіді на такі питання:
- які позиції та в яких обсягах потрібно закупити на конкретний період у кожну торгову точку;
- які на момент замовлення є залишки по кожній категорії товарів у розрізі торгових точок;
- які передбачені умови співпраці з кожним постачальником, які нюанси потрібно врахувати під час формування замовлення;
- чи плануються на період замовлення акції та інші маркетингові заходи;
- що і як може вплинути на попит: сезонність, свята, вихідні, карантин, активні рекламні кампанії з боку виробників або конкурентів, зміна цін на товари тощо
Як відбувається прогноз закупівель та замовлення товарів у постачальника в магазині без автоматизації?
Отримати відповіді на питання, про які йшлося вище, магазину без автоматизованої системи обліку продажу та товарообігу дуже складно.
Якщо в магазині облік продажів ведеться в зошиті або не ведеться зовсім, дані просто не збираються і не зберігаються, проаналізувати попередні результати роботи та раціонально прогнозувати потрібні обсяги закупівель непросто.
І в такій ситуації, як правило, прогнозуванням займається продавець, ґрунтуючись на своїх особистих уподобаннях та інтуїції. У нашій практиці було багато випадків, коли у клієнта, який працює без облікової програми, замовлення постачальнику формував касир, орієнтуючись на якісь власні припущення. Такий підхід веде до неконтрольованого зростання товарних залишків та перетворення їх на неліквідні, а також нераціонального використання оборотних коштів.
Щоб уникнути такого сценарію, потрібно впроваджувати сучасні системи автоматизації продажу та руху товарів.
Як прогнозують закупівлі у товарообліковій системі і як це відбувається у Chameleon POS?
Автоматизована система товарного обліку збирає та зберігає найважливіші дані про рух товарів та фіксує результати діяльності магазину. Вся ця інформація допомагає менеджменту під час складання прогнозів закупівель. Особливо цінно, якщо система враховує не лише результати продажу, а й додаткові показники, які на них впливають, наприклад, дисконтні програми, акції, знижки тощо.
Так все влаштовано і в програмному рішенні Chameleon POS. Кожна операція, пов'язана з продажем та рухом товару, автоматично потрапляє до системи. Менеджер може у режимі реального часу контролювати усі процеси. Йому завжди доступна актуальна інформація про залишки і є розуміння, скільки та яких позицій товару потрібно закупити для реалізації.
Які ще переваги запровадження товарооблікової системи для роботи із закупівлями?
- Зниження обсягу залишків неліквідних товарів.
- Постійна наявність позицій, які мають попит.
- Зниження вартості залишків товарних запасів.
- Збільшення швидкості обслуговування та задоволеності покупців.
- Зростання обороту та прибутку.
А тепер давайте детальніше розберемо, як працює функція замовлення у нашому софті.
Як формувати замовлення постачальникам у касовій та обліковій програмі Chameleon POS?
Для формування замовлень у нашій програмі передбачено документ «Замовлення» у розділі «Документи». Оформляти його можна на робочому місці касира та в інтерфейсі програми товарного обліку. Розглянемо обидва варіанти.
Розділ "Замовлення" на робочому місці касира
Створення документа замовлення в системі Chameleon Cloud
Замовлення постачальнику на робочому місці касира Chameleon POS
Для формування замовлення у касира у програмі на робочому місці є спеціальне вікно «Торгівельні документи»/«Замовлення». Касир формує цей документ, виходячи з результатів продажу торгової точки, товарних залишків, попиту на окремі позиції тощо.
Продавець може створити документ замовлення з нуля і додати до нього список товарів, підбираючи за найменуванням, штрих-кодом або внутрішнім кодом. Або він може скористатися вже існуючими документами приходу, повернення або переоцінки, і на їх основі створити документ замовлення. У створеному замовленні потрібно лише відредагувати кількість товарів за кожною позицією.
Далі документ відправляється до офісу (він з'явиться в інтерфейсі облікової програми). Там відповідальний за закупівлі менеджер (це може бути бухгалтер або товарознавець) переглядає його, коригує за потребою та відправляє постачальникам.
Документи, сформовані з робочого місця касира
Замовлення постачальнику з головного офісу в кабінеті аналітики та обліку
Менеджер може сам сформувати документ «Замовлення» або подивитися та підтвердити вже готові замовлення, які були створені на робочому місці касира та надійшли з касової програми.
Для самостійного формування замовлення з нуля менеджеру потрібно вибрати зі списку потрібні товари та по кожному з них заповнити поля з кількістю. Зберегти документ та відправити на торгову точку, щоб продавці розуміли, постачання яких товарів очікувати від постачальників (він з'явиться в інтерфейсі касової програми, на робочому місці касира).
Також є можливість сформувати документ замовлення на базі існуючих документів: прихід, повернення або переоцінка. У цьому випадку необхідно вибрати відповідний документ. Список товарів, що входить до цієї накладної, скопіюється і в документ замовлення. Залишиться лише відредагувати інформацію про кількість товарів. Зберегти документ та відправити на торгову точку (він з'явиться в інтерфейсі касової програми, на робочому місці касира).
Формування автозамовлення з інших електронних документів
Автозамовлення
Скористатися цією опцією можна і в касовій програмі, і в кабінеті аналітики та обліку. У цьому випадку програма сама розрахує, які товари та скільки необхідно замовити на заданий період. Можна змінити кількість днів для замовлення та період, за яким програма обчислить середнє значення проданого товару окремо за кожною позицією.
Автозамовлення формується з усього асортименту та враховує товари, які мають залишок або мали рух по товару на цій торговій точці.
Формування автозамовлення у хмарній системі
Корисна аналітика для прогнозу закупівель у товарообліковій системі
Для цього в нашому кабінеті аналітики та обліку передбачено розділ з корисними звітами, які допоможуть проаналізувати потрібні показники та використати цю інформацію, щоб своєчасно та в потрібній кількості замовляти товари.
Як аналізувати попит у Chameleon POS?
Наприклад, за допомогою звіту "Топ товарів". Він допомагає аналізувати затребуваність асортименту. Можна сформувати ТОР з 3,5,10 або 20 позицій, що найбільше продаються на торговій точці або по всій роздрібній мережі за обраний період. Результати звіту покажуть, які товари мають великий попит і приносять більше виручки. До речі, зріз за найпопулярнішими товарами виводиться на головну сторінку програми.
Як аналізувати залишки в Chameleon POS?
Допоможе звіт «Залишки». Якщо потрібно переглянути залишки конкретних товарів, можна швидко вивантажити їх як наочний звіт. Зробити це можна в розрізі груп товарів, конкретних позицій, торгових точок та інше. Таким чином, можна контролювати залишки та отримувати свіжу інформацію щодо них, щоб сформувати замовлення постачальнику на потрібну кількість.
Як висновки – основні кроки та рекомендації при формуванні замовлень постачальникам
- Вибудувати продуктивну роботу з постачальниками: задокументувати всі умови безперебійних поставок та скласти графік.
- Розробити вимоги та стандарти до викладки всіх категорій товарів, щоб розуміти, яка їх кількість повинна постійно бути присутня на полицях.
- Збирати та аналізувати важливі дані про товарні операції для прийняття рішення: залишки, попит та фактори, що на нього впливають.
- Автоматизувати продаж та товарний облік за допомогою Chameleon POS: можна буде бачити результати продажу та залишки в режимі реального часу, а також формувати замовлення в електронному вигляді.
- Постійно покращувати прогнози: відстежувати купівельні уподобання, вимоги ринку, новинки та тренди.
Більше кейсів, інтерв'ю, корисних рекомендацій від експертів для рітейл-бізнесу – у нашому телеграм-каналі «Ритейли без Фейлу». Приєднуйтесь, щоб бути в курсі останніх подій.
