Що таке фіскалізація? Зрозумілий гайд на 7 питань та відповідей

07.12.2019

Статті

Підприємці, які зайняті в сфері торгівлі, сфері громадського харчування і надання інших послуг, рано чи пізно стикаються з такими поняттями як ККМ, РРО та фіскалізація каси. Що це таке, на що звернути увагу при виборі пристрою для фіксації продажів, які закони регулюють використання ККМ і які штрафи можуть загрожувати підприємцю - в цій статті ми вирішили розставити всі крапки над «i». Матеріал доповнили з урахуванням актуальних змін законодавства в 2021 році.

Що таке фіскалізація для приватного підприємця
Фіскалізація, на перший погляд, важке поняття, але в цьому гайді ми доведемо Вам зворотнє

1. ККМ: що це таке

ККМ - це контрольно-касова машина, яка потрібна для реєстрації операцій обміну товарів або послуг на гроші. Вона необхідна не тільки для повноцінної роботи торгової точки і касира, але також і для того, щоб звітувати про проданий товар або послугу перед податковими органами, тобто фіскалізувати торговельну діяльність.

ККМ - це той же касовий апарат? Не зовсім. Касовий апарат - один з видів або типів ККМ. Він працює як автономний пристрій для друку чеків, тобто кожному товару присвоюється певний код, який фіксується в пам'ять пристрою. Касовий апарат використовується досить рідко, так як працювати з касовим апаратом сьогодні не зовсім зручно. Він має дуже вузький функціонал. Для більшості форматів сучасного рітейлу його недостатньо, щоб надати хороший рівень обслуговування покупців. Його внутрішня пам'ять вміщує в себе обмежену кількість товарних кодів. Найчастіше на торгових точках використовується фіскальний реєстратор або РРО (реєстратор розрахункових операцій). Він працює тільки з програмним забезпеченням для автоматизації бізнесу, тобто вся база товарів знаходиться у програмі.

ККТ - це те ж саме що і ККМ?

Так, ККТ - це термін, який розшифровується як «контрольно-касова техніка» і означає він те ж саме, що і ККМ. Це спеціальне обладнання, яким укомплектовується робоче місце касира. З його допомогою продавець здійснює грошові розрахунки з покупцями: готівкою або карткою. Апарат в обов'язковому порядку передбачає фіскальну пам'ять і виконує всі вимоги законодавства про фіскалізації ККМ.

2. Що таке фіскальний реєстратор і як він працює

Обладнання для фіскалізації
Комплексні рішення від компанії Хамелеон Софт допоможуть Вам швидко і не складно керувати своїм бізнесом

Фіскальний реєстратор - це свого роду принтер чеків, який має модем і плату з фіскальною пам'яттю для передачі даних у податкову. Як зазначалося вище, фіскальні реєстратори працюють тільки з POS-системою для торгівлі. Зазвичай вона складається з програмного забезпечення, ПК, POS-монітора, банківського терміналу для безготівкових платежів і сканера штрих кодів.

Як працювати з фіскальним реєстратором? Давайте більш детально розберемо, як відбувається фіскалізація чека. Це процедура занесення інформації про продаж (про видачу чека) у фіскальну пам'ять для подальшої передачі до контролюючого органу.

Фіскальний реєстратор працює наступним чином: касир сканує товар і закриває чек на комп'ютері. Фіскальний реєстратор друкує чек і одночасно фіксує інформацію про розрахункові операції в фіскальну пам'ять, забезпечуючи формування та відправку звітів в ДПС (державну податкову службу). 

3. Для чого потрібен фіскальний реєстратор підприємцю?

Для підприємця використання фіскального реєстратора разом з POS-системою забезпечує повноцінний облік торгових операцій, оптимізацію товарних запасів, контроль залишків, грошових коштів у касі і персоналу. Використання РРО значно збільшує швидкість роботи торгової точки, а значить касир може обслужити більшу кількість покупців, що, в підсумку, приведе до більшої виручки.

Фіскальний реєстратор разом з POS-системою дає повноцінний облік торгових операцій

4. Що таке фіскалізація ККМ

Фіскалізація - це процедура введення в експлуатацію та обміну даними РРО або касового апарату з податковими службами. Фіскалізація потрібна для контролювання і регулювання державою грошового обігу у підприємців.

Тобто, фіскалізація - це законодавча вимога до підприємців реєструвати кожен продаж товару або послуги. Що значить реєструвати? Це означає фіксувати і зберігати в базі кожну грошову операцію за допомогою реєстратора розрахункових операцій (РРО) або програмного реєстратора.
Чим відрізняються ці два способи між собою? Для першого потрібен спеціальний апарат, касовий або, наприклад, POS-термінал, який містить фіскальний блок (він же фіскальний реєстратор або чековий принтер), який записує і друкує покупцям паперові чеки. А ось для програмної версії спеціальне обладнання не потрібно, так як це просто програмне забезпечення, яке можна встановити на будь-який пристрій (телефон, комп'ютер і т.д.). Чек в цьому випадку друкувати не обов'язково, він автоматично реєструється на сервері податкової служби, а покупцеві його можна надати в електронному вигляді. Використання ПРРО закріплено на законодавчому рівні з 2020 року.

Якщо ви хочете більше дізнатися про відмінності програмного РРО від класичного, то можете ознайомитися з ще однією статтею нашого блогу - «Програмний РРО: який вибрати, як інтегрувати?» У ній - всі нюанси застосування обох типів реєстратора, а також різні рішення програмного варіанти, які присутні сьогодні на українському ринку.

5. Особливості фіскалізації в Україні

Особливості фіскалізації в Україні
Налаштування фіскалізації за допомогою нашого обладнання з легкістю оптимізує всі бізнес процеси Вашого підприємства 

Кілька останніх років у нас в країні повним ходом йде процес переходу підприємців на обов'язкове використання РРО. Тобто фіскалізація касових апаратів стала вимогою законодавства.
Щоб знизити навантаження на підприємців, законом передбачено поетапний перехід. Ми писали докладно про це раніше в статті «Головне про РРО. Правила використання у 2021 році». З неї ви також дізнаєтеся, як повинна здійснюватися фіскалізація терміналів, що буде, якщо цього не зробити, яка передбачена відповідальність і т.д.
Наведемо головні тези матеріалу:

  • З початку цього року будь-який з типів РРО (стандартний або програмний) використовують підприємці на 2-4 групах спрощеної системи оподаткування в тому випадку, якщо вони перевищили норму річного доходу (1,32 млн грн).
  • З початку 2022 року ця вимога поширюватиметься на всіх без винятку ФОП 2-4 групи. Розмір доходу і вид діяльності вже не матиме значення. Фіскалізація платежів від покупців стане для них обов'язковою.
  • Однак ця норма не стосується підприємців першої групи. Причому як в цьому році, так і в майбутньому.

З початку 2022 року застосовувати програмний реєстратор або його класичний аналог повинні всі без винятку підприємці 2-4 групи

Якщо кілька років тому процедура фіскалізації ККМ або фіскалізації ККТ (контрольно-касової техніки, як її називають в деяких офіційних документах) займала досить багато часу, то сьогодні вона значно спростилася. Ми попросили розповісти про це нашого фахівця сервісного центру з обслуговування РРО:

«Спрощена схема фіскалізації каси виглядає наступним чином: після того, як клієнт придбав фіскальний реєстратор, йому достатньої зайти в електронний кабінет ДФС і подати заявку на реєстрацію свого РРО. Паралельно він укладає договір з ЦСО (центром сервісного обслуговування) на обслуговування фіскального реєстратора. ЦСО фіскалізує РРО, вносить всі необхідні дані, такі як фіскальний номер, назву та адресу торгової точки, вказуються податкові ставки та ін. Після цього клієнту надається акт введення та опломбування фіскального реєстратора. На цьому фіскалізація касового апарату закінчена, і клієнт може працювати на пристрої».

6. Правові норми використання РРО 

Відносно правової сторони питання, як уже згадувалося вище, то відповідно до закону про використання реєстраторів розрахункових операцій №1053-1, ККМ зобов'язані використовувати платники 2, 3 і 4 груп оподаткування, якщо сума їх річного доходу більше 1,32 млн. грн. Мова йде не тільки про стаціонарні підприємствах торгівлі, такі як магазини, кіоски, супермаркети та інше. Законом передбачена також фіскалізація платіжних терміналів та вендінгових апаратів. А з 1 січня 2022 року фіскальні реєстратори повинні використовувати і інтернет магазини.

Також передбачаються штрафи за відсутність грошових операцій через РРО або невидачі чека. У 2021 році він становить 10% (за перше порушення) і 50% (за кожне наступне).


7. Як вибрати фіскальний реєстратор

Перед тим, як купити фіскальний реєстратор, підприємцю потрібно звернути увагу на такі фактори як:

  • формат торгової точки;
  • кількість покупців на день;
  • грошовий обіг;
  • умови торгоівлі;
  • бюджет.


При виборі РРО першорядне значення має якість друкуючого механізму. Перевагу слід віддати механізмам світових виробників, таких як Seiko, Toshiba.
Якщо на торговій точці велика кількість розрахункових операцій в день, то варто звернути увагу на моделі фіскальних реєстраторів з великим ресурсом друку термоголовки (100-150 км). І, навпаки, для невеликих торгових точок можна обійтися фіскальним реєстратором з ресурсом друку в 25 км. Варто відзначити, що якщо друкуючий механізм вийде з ладу, його заміна обійдеться у 45-65% вартості пристрою.

Є моделі фіскальних реєстраторів з автообрізкою або без неї. Застосовуючи модель з автообрізчиком, можна значно прискорити процес розрахунку покупців. РРО без автообрізчика підійде для торгової точки з невеликим клієнтопотоком


Для виїзної торгівлі або доставки підійдуть мобільні РРО, які можуть працювати довгий час без підключення до мережі та мають мінімальний набір функцій.

Також варто звернути увагу на інтерфейси передачі даних в ДФС. Кожен фіскальний реєстратор має вбудований модем і оснащений такими модифікаціями, як:

  1. GPRS (потрібно встановити SIM-карту провайдера мобільного зв'язку)
  2. Ethernet – передача електронних розрахункових документів проводиться через провідний інтернет.
  3. GPRS/Ethernet – два способи передачі даних, один з яких є резервним.

І найважливіше!

Фіскальний реєстратор повинен бути зареєстрований в Державному реєстрі РРО України. Це повинно бути зазначено в технічному паспорті до пристрою або це можна самостійно перевірити у реєстрі в електронному кабінеті ДПС.

Успішно