Тайм-менеджмент в бізнесі. Як все встигати і бути продуктивним?

08.04.2021

Статті

З чого почати управління часом? Почніть з себе

«Тайм-менеджмент» в перекладі з англійської – управління часом. Але, по суті, ця система вчить нас організувати самого себе. Ми не можемо впливати на час, але ми можемо впливати на себе і на обставини, в яких знаходимося. Усвідомивши це, буде простіше вибрати відповідні інструменти і принципи тайм-менеджменту і домагатися бажаних результатів.

З таким підходом тайм-менеджмент дійсно відкриває більше можливостей і підвищує ефективність.

Проаналізуйте свою поведінку, сильні та слабкі сторони, стиль управління та прийняття рішень. Можна поставити собі такі питання:

  • Які якості допомагають, а які гальмують дії?
  • Що мотивує і демотивує найбільше?
  • Які завдання виконуються охоче, а які викликають нудьгу, роздратування або навіть страх?
  • Як оточення і обставини впливають на вас і ваші дії?

Висновки допоможуть зрозуміти себе, реально дивитися на речі, об'єктивно планувати справи, протидіяти новим викликам і уникати багатьох помилок.

Встигати не всі, а – все, що потрібно. Фундамент тайм-менеджменту – мета і планування

Уміння легко і просто організувати свої справи починається саме з правильної постановки мети. Тут не зайвим буде нагадати про відому і популярну методику SMART:

  • Specific (конкретність)
  • Measurable (вимірність)
  • Achievable (досяжність)
  • Relevant (доречність, важливість)
  • Time bound (обмеженість за термінами)

Ставлячи цілі за цим методом, ви точно і максимально конкретно описуєте бажаний результат і кінцевий термін його отримання, реально оцінюєте важливість мети і свої можливості для її досягнення, розумієте цифри, за якими будете підводити підсумки.

Якщо ви точно знаєте, до чого прагнете, з'являється цілком певний шлях з точки А в точку В, обмежений за часом. Щоб його успішно подолати, потрібно виконувати конкретні завдання і дії з дедлайнами. Тут і виникає необхідність організувати все так, щоб отримати запланований результат. А техніки і практики тайм-менеджменту допомагають все структурувати і тримати під контролем.

План – король. Кілька фішок, щоб планувати ефективно

Ми зібрали для вас кілька дієвих порад і лайфхаків для щоденного планування завдань.

1.Всі ідеї, важлива інформація, проекти, замітки – в одному місці.

Це головний принцип всесвітньо відомої методики тайм-менеджменту Getting Things Done (що означає «Привести справи в порядок»). Її автор Девід Аллен - один з основоположників системи управління часом і автор багатьох популярних книг з тайм-менеджменту. Він пропонує всю інформацію, необхідну для щоденної діяльності, зберігати в одному місці, структурувати її так, як буде зручно працювати з нею саме вам: розділити на категорії, проекти тощо. Проводити регулярні ревізії, видаляючи непотрібне і неактуальне. У підсумку ви будете бачити всю картину цілком, не забуваючи про деталі і нюанси, а на планування дня витрачатиме набагато менше часу.

2. Враховуйте свої біоритми.

Ви знаєте себе, свої можливості і свої біоритми. Розумієте, в який період дня ви найбільш продуктивні, а коли – активність знижується. Якщо ранок для вас – найпродуктивніший час, плануйте на цей період найважливіші, креативні і складні завдання, а зустрічі, мітинги та інше – на другу половину дня.

3. Використовуйте «метод валізи».

Цей метод полягає в тому, що при плануванні ви чітко розумієте, що за певний відрізок часу або робочий день ви зможете виконати обмежений список завдань. Аналогія з валізою, яку ви збираєте у відпустку. До неї влізе певна кількість речей, вона не гумова.

Плануючи свій день, реально оцінюйте свої можливості.

4. Фокус і пріоритетність.

Дуже багато підприємців і менеджерів говорять, що правильно планувати і бути продуктивним їм допомагає фокус. Не потрібно намагатися охопити величезну кількість завдань. Краще зосередитися на 2-3 важливих завданнях на день. Визначаючи свій фокус, ви будете більш критично підходити до вибору проектів, правильно розставляти пріоритети. Такий підхід допомагає переглянути цінність кожного завдання, можливо, деякі ви назавжди викресліть зі свого списку за непотрібністю.

5. Плануйте з запасом.

При складанні плану пам'ятайте, що в процесі можуть виникати форс-мажори, незаплановані зустрічі тощо. Краще відразу в плані передбачити час на такі моменти. Наприклад, з 8 робочих годин, розписуйте на завдання тільки 6, а решта 2 будуть припадати на перерви і непередбачене.

6. Візуалізуйте результат.

Заздалегідь уявіть і конкретно опишіть результат кожного завдання. Візуалізуйте його в деталях. Це допоможе планувати тільки найнеобхідніші кроки і не робити непотрібну роботу або переробляти через незадовільний результат.

7. Публічне зобов'язання.

Буває, що ми самі переносимо дедлайни з незначних причин, постійно відкладаючи вирішення тих чи інших питань. Ось вам лайфхак – застосовуйте публічне зобов'язання. Ставлячи дедлайн собі, давайте обіцянку представити своє рішення до конкретного терміну іншим учасникам команди або причетним колегам. Так результативність виросте в рази.

8. Додатки-планувальники та інші інструменти

І, звичайно, найважливіші помічники в плануванні дня, завдань і проектів – це корисні додатки, ПО, сервіси та інші інструменти, які роблять роботу більш зручною і результативною.

Існують навіть корисні боти, які допомагають планувати, розставляти пріоритети і відсікати зайве.

Ми підготували для вас список найбільш популярних помічників від ТОР-менеджерів CHM Software.

Але не варто забувати, що це лише інструменти, а не чарівна пігулка, і ефективність їх використання залежить тільки від конкретної людини.

«Вороги» тайм-менеджменту: прокрастинація, поглиначі часу та інші неприємності

Складність в управлінні своїм часом і справами, в першу чергу, полягає в тому, що нам постійно щось заважає, відволікає, забирає увагу, розфокусовує та інше. Зовсім позбутися від впливу цих чинників, швидше за все, не вийде, але можна його мінімізувати. Для цього всіх «ворогів» тайм-менеджменту потрібно знати в обличчя.

Напевно, найголовніший ворог – це ми самі. Але про це ми вже поговорили вище, зараз же торкнемося інших моментів, які вносять дисбаланс в нашу діяльність.

Прокрастинація. Хочу позбутися від неї, але зроблю це завтра

Це звичка відкладати справи на потім, зайнявшись в цей момент чимось більш приємним: перерва, чаювання, інтернет-серфінг, інше. Фахівці стверджують, що з лінню вона не має нічого спільного. У прокрастинації зовсім інші причини, більш глибокі і психологічні. Наприклад, страх, перфекціонізм, вигоряння та ін.

Як боротися:

  • Деяким допомагають жорсткі дедлайни і розклад завдань буквально по хвилинах.
  • Відсікати все зайве: подумайте, які інструменти вам дійсно потрібні для роботи, решту – відтинайте. Наприклад, якщо ви користуєтеся тільки одним месенджером, видаліть всі інші, якщо, для планування ви використовуєте в основному тільки один інструмент, не запускайте інші, якщо в процесі роботи вам не потрібен інтернет і соціальні мережі, не відкривайте браузер та ін.
  • Мотивація. Можна підвищити вагомість процесу роботи або результату. Наприклад, організувати виконання завдання так, щоб вам не терпілося до неї приступити, або ж пообіцяти собі приємний бонус по завершенню.

Лангольєри - поглиначі часу

У Стівена Кінга є твір «Лангольєри». Це істоти, які поїдають час і простір. Так ось: навколо нас вони теж є. Правда, не такі лякаючі і моторошні, як у письменника????. Вони значно миліше. Це те, що відволікає нашу увагу від важливих справ і збиває фокус. Наприклад, дзвінки, повідомлення, соціальні мережі, безлад тощо.

Як боротися?

  • Уміння говорити «ні». Гарний навик, який допоможе заощадити час і витратити його на вирішення важливих питань. Не бійтеся відмовити, якщо відчуваєте, що вирішення цього питання під силу співрозмовнику. Встановіть власні кордони і принципи. Строго дотримуйтеся їх.
  • Самота. Потрібно зосередитися на проекті, щоб ніхто не смикав? Знайдіть місце, де вас ніхто і ніщо не буде відволікати.
  • Режим польоту. На час роботи відключайте всі повідомлення. Так ви не будете відволікатися на нові повідомлення і листи. Чи не буде приводу «зависнути» там надовго.
  • Порядок на столі. Безлад на робочому столі, в комп'ютері і папках теж «з'їдає» наш час. У спробах знайти щось важливе ми можемо витратити дорогоцінні хвилини, а то й години. Тому нещадно викорінюйте будь-який хаос.

Як подружитися з часом? 5 дієвих рекомендацій

Ми розібралися з цілями і плануванням, вивчили «ворогів» тайм-менеджменту. Тепер про те, як ефективно організувати роботу над щоденними завданнями і проектами.

1. Хто рано встає

Багато відомих бізнесменів і керівників практикують раннє пробудження. Американський підприємець Тімоті Феррісс (який, до речі, написав кілька книг з тайм-менеджменту) якось сказав: «Якщо вам вдалося виграти ранок, ви виграєте день». Підйом з раннього ранку дає можливість не поспішаючи налаштуватися на майбутній день, обміркувати фокус і розставити пріоритети, почитати корисну, надихаючу літературу тощо. Словом, провести час приємно і налаштуватися на позитивну хвилю.

Наприклад, генеральний директор Apple Тім Кук не спить вже з 4:00, керівник Amazon Джефф Безос прокидається о 5:30, а голова Tesla Ілон Маск – о 7:00.

Ви теж можете попрактикувати ранні підйоми і самостійно оцінити їх ефективність.

2. Делегування

Уміння делегувати завдання підлеглим – ключовий навик для менеджера. Відмінно якщо у вас є помічник, це заощадить багато часу і дозволить вам бути більш продуктивним. Звільнить від рутини і дасть можливість зосередитися на більш важливих, стратегічних проектах. Але не забувайте, що відповідальність і контроль все одно залишаються за вами.

3. Автоматизація процесів

Для ефективної організації робочого процесу сьогодні не обійтися без автоматизації. Ми вже згадували про користь CRM-системи для планування і контролю. Такі програми значно спрощують діяльність керівника і компанії в цілому, роблячи її більш результативною.

Як і наша система обліку і контролю торгових процесів Chameleon Cloud, подібні софти дозволяють повністю автоматизувати важливі процеси в компанії, в режимі онлайн відстежувати всі показники, аналізувати результати і приймати правильні стратегічні рішення.

За допомогою інструментів автоматизації набагато простіше організувати себе і свою діяльність.

4. Логістика

Керуючи своїм часом, не забувайте і про правильну логістику. Якщо протягом дня вам належить багато зустрічей і поїздок, намагайтеся раціонально планувати свої переміщення і якісно використовувати кожну хвилину.

Наприклад, якщо можете, призначайте зустрічі в місцях, які близько до будинку або офісу, щоб не витрачати на дорогу дорогоцінні хвилини.

Нагадуйте в цей же день про майбутню зустріч і про ваше прибуття партнерам, з якими зустрічаєтеся, щоб уникнути накладок або форс-мажорів. Звичайно ж, намагайтеся бути пунктуальним.

Хороший варіант більш раціонально використовувати час – пересуватися на таксі або на авто з водієм, якщо є така можливість. Час, проведений в машині, ви можете використовувати для вивчення документів, перевірки пошти, відповідей на листи, важливих дзвінків тощо.

5. Популярні техніки тайм-менеджменту

Спростити роботу допомагають численні методики, розроблені фахівцями і експертами в галузі управління часом.

Ми зібрали найпопулярніші з них в інфографіку.

 

6. Продукт – головний показник ефективності

Бути продуктивним – це давати продукт, результат своєї діяльності. Робити більше, користуватися просунутими техніками, регулярно заповнювати календар і чистити пошту не завжди означає – бути продуктивним. Тому не забувайте повертатися до намічених цілей і оцінювати свою ефективність.

Перевіряйте, чи ведуть ваші результати до ваших цілей. Фокусуватися на результаті, а не на процесі. І продуктивність буде на висоті.

«Коли хочеш встигнути - встигаєш». Тайм-правила менеджерів

На завершення – кілька корисних тайм-правил від менеджерів CHM Software.

  • Діяти згідно з планом.
  • Розуміти, що потрібно для виконання поставленого завдання: які ресурси, інструменти тощо.
  • Пам'ятати, що все встигнути не можна! Треба вміти розставляти пріоритети.
  • Висипатися. Вранці розпланувати день і пріоритетність.
  • Не відкладати справи на потім.
  • Мотивувати себе. Коли хочеш встигнути – встигаєш.

Список корисних книг по тайм-менеджменту:

  • «Як привести справи до ладу. Мистецтво продуктивності без стресу», Девід Аллен
  • «Залиште гидливість, з'їжте жабу!», Брайан Трейсі
  • «З'їсти слона по шматочках: один за раз», Брайан Клеммер
  • «Сім навичок високоефективних людей», Стівен Кові
  • «Мій продуктивний рік», Кріс Бейлі

«Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім», Нейл Фіоре

Успішно