Перевірки в роздрібному магазині: хто може прийти і що робити?

перевірки в магазинах

Що говорить закон: хто може перевірити бізнес протягом року?

У нашій країні процес проведення перевірок всіх видів бізнесу (юридичних осіб та ФОП) регулюється Законом України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності». Це головний документ, який описує нюанси, етапи, норми, вимоги до цієї процедури. Також деякі моменти щодо її регламентування можуть містити й інші законодавчі акти. Зокрема, норми зазначеного закону не поширюються на податковий контроль, який здійснюється на підставі Податкового Кодексу України.

Залежно від виду діяльності підприємства та від специфіки товарів, яким торгує магазин, перелік контролюючих органів змінюється.

Протягом року контролюючі органи можуть проводити планові та позапланові перевірки комерційних підприємств.

Планові заходи для контролюючих органів, діяльність яких регулюється ЗУ «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності», готуються на рік вперед не пізніше 1 грудня попереднього року. Узгоджується список всіх юридичних осіб та ФОП, яких планує перевіряти держава (будь-які контролюючі органи), затверджуються дати старту кожної перевірки і період її проведення кожним органом. Ця інформація розміщується у вільному доступі на спеціальному інспекційному порталі (в законодавчих актах він називається інтегрованою автоматизованою системою державного нагляду (контролю)) пізніше 15 жовтня. Наприклад, після 15 жовтня 2021 роки (але не пізніше 17.10.2021) інспекційний портал автоматично згенерує проект плану перевірок на 2022 рік.

Щодо планових податкових перевірок терміни публікації плану на поточний рік інші. Він публікується на офіційному веб-сайті центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, до 25 грудня року, що передує тому, в якому будуть проводитися документальні планові перевірки.

Планові перевірки можуть бути комплексним. Це коли одне підприємство перевіряють відразу кілька контролюючих служб одночасно (в один і той же період).

Звертаємо увагу, що бізнес може відмовитися від проведення комплексної перевірки. Для цього йому потрібно підготувати і відправити письмове звернення в державну регуляторну службу. Після цього всі контролери, які вказані в плані, будуть перевіряти бізнес по черзі протягом року в різні періоди.

ЗУ «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» передбачає, що для проведення позапланових перевірок, необхідні підстави, які ми наведемо на ілюстрації нижче.

позаплановані перевірки

Для проведення позапланових перевірок необхідні підстави, які прописані в ЗУ «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності»

Для позапланових перевірок  податкового контролю передбачені інші підстави і для різних видів перевірок вони різні. Для документальної позапланової перевірки це такі:

- виявлення фактів, що свідчать про порушення платником податків податкового законодавства. Проводиться перевірка в разі, якщо платник не надасть пояснення на обов'язковий письмовий запит податківців;

- порушення термінів подання звітності або термінів сплати податків і зборів;

- виявлено недостовірність даних у звітності, що не пояснена платником податків протягом 15 робочих днів з дня отримання запиту податкової служби;

- платником податків подано заперечення на акт перевірки або скарга на прийняте податкове повідомлення-рішення;

- почалася процедура реорганізації юридичної особи (крім перетворення), припинення юридичної особи або ФОП, почалася процедура банкрутства.

Повний список підстав зазначений в ст. 78.1. Податкового кодексу.

Слід особливу увагу звернути на фактичну перевірку, яка проводиться за місцем проведення платником податків діяльності (зокрема, за місцем розташування торгової точки). Фактична перевірка завжди проводиться без попередження, в магазини часто перевіряючі приходять під виглядом покупців і перевіряють порядок дотримання розрахунків.

Підставами для фактичної перевірки є:

- випадок, якщо за результатами перевірок інших платників податків виявлено факти, що свідчать про можливі порушення платником податків законодавства щодо виробництва та обігу підакцизних товарів, здійснення платником податків розрахункових операцій, ведення касових операцій, наявності патентів, ліцензій;

- письмове звернення покупця (споживача) про порушення платником податків порядку проведення розрахункових операцій, касових операцій, патентування або ліцензування;

- неподання в установлений законом строк обов'язкової звітності про використання реєстраторів розрахункових операцій та/або програмних реєстраторів розрахункових операцій, розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, подання їх із нульовими показниками;

- при наявності інформації про використання праці найманих осіб без належного оформлення трудових відносин та виплати роботодавцями доходів у вигляді заробітної плати без сплати податків до бюджету, а також здійснення фізичною особою підприємницької діяльності без державної реєстрації.

Від чого залежить, які саме органи будуть перевіряти діяльність підприємства і як часто?

На законодавчому рівні затверджено критерії, які оцінюють ступінь ризику від провадження того чи іншого виду бізнесу. Від рівня ризику залежить періодичність і перелік питань для проведення перевірок. Всього встановлено три рівні ризику: незначний (перевірки можуть проводитися не частіше одного разу на 5 років), середній (не частіше одного разу на 3 роки) і високий (не частіше одного разу на 2 роки).

Для визначення рівня ризику Державна регуляторна служба оцінює ступінь небезпеки, масштаб, вид і сферу діяльності, наявність порушень за попередні періоди. В цілому ж на виникнення до бізнесу інтересу з боку тієї чи іншої перевіряючої служби можуть впливати і інші характеристики. Наприклад:

  • форма господарської діяльності: ФОП або юрособа;
  • система оподаткування (загальна або ж єдиний податок);
  • для роздрібної торгівлі додатково може грати роль, які товари продаються: продовольчі або непродовольчі, чи реалізується підакцизна продукція тощо;
  • чи потрапляє бізнес під законодавчу вимогу використовувати РРО;
  • чи веде бізнес інтернет-торгівлю;
  • з якими постачальниками ведеться співпраця;
  • чи є склад;
  • чи є наймані працівники, їх кількість;
  • та інші.

До плану-графіка проведення планових податкових перевірок відбираються платники податків, які мають ризик щодо несплати податків та зборів, невиконання іншого законодавства. Періодичність проведення документальних планових перевірок платників податків теж визначається залежно від ступеня ризику в діяльності таких платників податків, який так само ділиться на високий, середній та незначний. Платники податків з незначним ступенем ризику включаються до плану-графіка не частіше, ніж раз на три календарних роки, середнім – не частіше ніж раз на два календарних роки, високим – не частіше одного разу на календарний рік.

Як дізнатися, чи будуть перевіряти магазин в наступному році і коли саме?

  1. Для цього потрібно відкрити інспекційний портал після 17.10.2021, коли вже буде готовий план на 2022 рік.
  2. На головній сторінці у вікні пошуку потрібно ввести ЄДРПОУ, ідентифікаційний код або назву юрособи.
  3. Натиснути «Знайти». Якщо бізнес потрапив в список планових перевірок, система видасть результат (які органи і коли будуть проводити перевірку).

портал проверок бизнеса

Дізнатися, чи будуть перевіряти магазин в наступному році, можна на інспекційному порталі

Які зміни в проведення перевірок внесла пандемія?

Коли в нашій країні через пандемію почали вводити жорсткі карантинні заходи і більшості сфер бізнесу заборонялося працювати, влада в якості підтримки ввели мораторій на проведення будь-яких планових перевірок в період карантину (Закон №1071-IX). Ця заборона має діяти до останнього дня місяця, в якому закінчується карантин. І вона не поширюється на позапланові ревізії.

Але, як завжди, законодавець передбачив і ряд винятків. Наприклад, планові перевірки під час карантину все ж таки можна проводити, якщо:

  • діяльність бізнесу віднесена до високого ступеня ризику;
  • перевіряється дотримання вимог, що стосуються державних регульованих цін;
  • перевіряється сфера санітарного та епідемічного благополуччя населення;
  • перевіряються сфери валютного, митного, податкового контролю, контролю за дотриманням законодавства про захист економічної конкуренції, контролю нехарчової продукції тощо. (Інші перевірки, які не передбачає Закон № 877-V).

Хто може прийти в магазин з перевіркою і що будуть перевіряти?

Наведемо перелік служб, які найбільш часто приходять з візитами до роздрібного бізнесу.

  1. Один з найголовніших перевіряючих – Державна служба з питань безпеки харчових продуктів і захисту споживачів (Держпродспоживслужба). Особливо актуальні перевірки цього органу для продуктового магазину. Що перевіряє: дотримання законодавства про захист прав споживачів; про харчові продукти, корма, побічні продукти тваринного походження, здоров'я і благополуччя тварин; законодавства щодо формування, встановлення та застосування державних регульованих цін.
  2. Державна служба України з надзвичайних ситуацій. Прийти контролер може як до продуктового магазину, так і до торгової точки з непродовольчими товарами. Що перевіряє: дотримання вимог законодавства у сфері техногенної та пожежної безпеки, та інших форм розпорядчих документів.
  3. Пенсійний фонд України. Перевірка цього органу актуальна для будь-якої сфери роздрібного бізнесу. Що перевіряє: дотримання магазином вимог законодавства у сфері загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, та інших організаційно-розпорядчих документів.
  4. Державна служба з питань праці. Що перевіряє: дотриманням законодавства в сфері охорони праці в частині безпечного ведення робіт, гігієни праці, промислової безпеки, безпеки робіт у сфері поводження з вибуховими матеріалами промислового призначення.
  5. Державна податкова служба. Податкові перевірки можливі в будь-якій сфері бізнес-діяльності, в тому числі і в роздрібному магазині. Що перевіряє: правильність, своєчасність сплати податків; дотримання вимог про застосування РРО, оформлення трудових відносин.

Про останній вид контролю поговоримо трохи докладніше.

Що потрібно знати роздрібного бізнесу про податкові перевірки?

Щоб перевірка в магазині не стала чимось страшним і раптовим, власнику торгової точки краще в загальних рисах розуміти, які можуть бути податкові перевірки і які у контролера повноваження в кожному виді такої ревізії. В нашій інфографіці наочно показано, чим вони відрізняються.

виды налоговых проверок

Податковий кодекс передбачає кілька видів податкових перевірок: камеральні, документальні, фактичні

Що робити власнику і співробітникам роздрібного магазину, якщо прийшла перевірка?

Отже, давайте покроково пройдемося по етапах проведення планової перевірки та сформуємо план дій, що потрібно робити на кожному етапі.

  1. В магазин прийшов контролер. Що робити? Це планова перевірка, тому власника магазину перевіряючі повинні були повідомити про неї за 10 днів, відправивши відповідне повідомлення. У ньому вказується дата початку та закінчення перевірки, назва юрособи або ПІБ фізичної особи-підприємця, найменування контролюючої служби. Якщо повідомлення немає або інформація в ньому невірна або неповна, власник бізнесу може не допускати контролера до перевірки, але потрібно підготувати звернення про недопуск. Зробити це можна, наприклад, на інспекційному порталі в особистому кабінеті помічника підприємця. Знайти «Помічник підприємця» і посібник можна на інспекційну порталі за адресою: inspections.gov.ua/ready4.
  2. Повідомлення про перевірку з усією необхідною інформацією є. Що робити? Потрібно перевірити наявність і правильність оформлення документів контролера: посвідчення (направлення) на проведення перевірки та його копія, службове посвідчення інспектора. Якщо документів немає або вони некоректно оформлені, можна відмовитися від перевірки, сформувавши звернення про недопуск.
  3. Документи інспектора в порядку. Що робити? Якщо в магазині є журнал реєстрації перевірок, його потрібно дати контролеру для заповнення. Якщо він відмовляється заповнювати, є привід відмовитися від перевірки, сформувавши звернення про недопуск.
  4. Контролер заповнив журнал (або ж магазин працює без журналу). Що робити? Перевірити у інспектора форму акта для проведення перевірки на відповідність двом параметрам:
  • відповідає формі, затвердженої чинним наказом (рішенням) перевіряючого органу або відповідного міністерства;
  • розміщена на офіційному сайті перевіряючого органу.

Якщо форма не в порядку – це привід не допускати контролера до перевірки магазину.

5. Форма в порядку. Що робити? Можна допускати інспектора до перевірки. Щоб процес цей був коректним і пройшов без порушень, контролюйте дії ревізора і скористайтеся подальшими рекомендаціями юристів з нашої статті.

проверки в продуктовом магазине

Якщо в магазині перевірка, ведіть себе впевнено, знайте свої права і повноваження інспектора

Поради юристів: як пережити перевірку в магазині і що робити з її результатами?

Ми попросили юристів харківської аудиторсько-консалтингової корпорації «Глобал Консалтинг» дати кілька рекомендацій, як власнику магазину поводитися під час перевірки.

  1. Якщо ревізор прийшов під час відсутності керівника або уповноваженої ним особи, співробітник може попросити його зачекати на керівництво для отримання і перевірки направлення. Рядові співробітники магазину можуть відмовитися спілкуватися з інспектором. Виганяти ж його з приміщення не можна. У нього є право проводити в цей час фото і відео фіксацію.
  2. Знімати на фото або відео весь процес перевірки можуть і представники бізнесу. Радимо цим правом обов'язково скористатися.
  3. Кожен контролюючий орган має право перевіряти тільки ту сферу діяльності, на перевірку якої його уповноважило законодавство. Тому перевіряйте цей момент і надавайте контролеру тільки ту документацію, яка стосується сфери, що перевіряється. Також кілька органів не мають права перевіряти магазин з одного й того ж питання.
  4. Під час перевірки контролеру заборонено вилучати з магазину оригінали його фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, а також комп'ютери, їх частини, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
  5. Якщо в ході перевірки керівник магазину помітив помилки або порушення з боку контролера, краще відразу не повідомляти про них інспектору, а тільки зафіксувати. Це буде корисним, якщо доведеться оскаржувати результат перевірки.
  6. Результат проведеної перевірки – це акт про виявлені/невиявлені порушення. Керівник уважно повинен вивчити висновок інспектора в акті. Якщо є факти, з якими він не згоден, він підписує акт з позначкою, що з викладеною інформацією не згоден і будуть надані зауваження. Їх можна підготувати протягом 3-5 днів з моменту підписання акту.
  7. Навіть якщо перевірка магазину контролюючим органом пройшла не на користь бізнесу, останній завжди може оскаржити рішення.

Замість висновку: щоб перевірки не лякали, тримайте фінансову діяльність магазину під контролем

кассовая программа

Контролювати бізнес-процеси магазину і розуміти, що кожен день відбувається на торгових точках, простіше, якщо діяльність автоматизована.

Наприклад, автоматизувавши касові операції та товарний облік, власник щодня отримує достовірну інформацію про всі розрахункові операції, виторг, рух грошових коштів, товарні залишки, показники рентабельності та прибутковості.

Наші програмні рішення, касова програма Chameleon POS і облікова система Chameleon Cloud, допомагають створити єдину систему контролю в магазині. Опція електронного документообігу допомагає вибудувати ефективний процес обміну даними між торговими точками і головним офісом. Результати продажів, первинні документи швидко створюються, надійно зберігаються в системі обліку. Вони завжди в швидкому доступі. А можливість проведення швидкої інвентаризації без зупинки торгового процесу, допомагає тримати документацію і облікові операції магазину в порядку.

Завдяки фіксування кожного етапу руху товарів і грошей, керівнику магазину легко контролювати фінансову діяльність. При виникненні питань у контролерів у нього завжди є документальне підтвердження будь-якої операції з товаром або розрахунками з покупцями.

Впроваджуйте системи автоматизації в товарний облік, щоб з документами, торговими і розрахунковими операціями завжди був повний контроль і порядок. Дізнайтеся більше про можливості наших сервісів.

Успішно