Товарні запаси: як автоматизувати і керувати ефективно?

Як поліпшити управління товарними запасами в роздрібному магазині? Контролюємо, аналізуємо, автоматизуємо

учет товара на складе - общие принципы

Навіщо потрібно управління товарними запасами в роздрібному магазині?

Товарні запаси в роздрібному магазині - це своєрідна «товарна подушка», головне завдання якої - закрити потреби покупців та виключити дефіцит.

У роздрібному магазині, як правило, товар не зберігається тривалий час, а менеджмент намагається зробити все, щоб реалізувати його якомога швидше. Складське приміщення найчастіше в невеликій мережі або одиночному магазині відсутнє. Його роль виконують спеціально відведене місце (можливо, окрема кімната), торговий зал або, власне, поличний простір. У середніх і великих мереж можуть бути центральні склади, де і зберігаються товарні запаси.

Ідеальна ситуація - коли на торговій точці закуповується саме стільки товарів, скільки потрібно для покриття попиту на певний період часу (до наступного надходження продукції), а обсяг залишків при цьому мінімальний. Для цього і потрібне грамотне управління товарними запасами в магазині.

Как лучше всего вести учет на складе

Ідеальна ситуація з товарним запасом в магазині - товарів стільки, скільки потрібно для покриття попиту до наступної закупівлі, а залишки - мінімальні

Товарні запаси і товарні залишки - одне й те саме?

Можна сказати, що запаси - це те, що прогнозує і формує менеджмент, їх наявність обов'язкова. А залишки - навпаки: формуються самі (часто через неефективне управління і прогноз запасами) та їх поява небажана.

Це товари, які були закуплені, але з певних причин не продалися і довгий час «покриваються пилом» на полицях або в іншому місці, перетворюючись в неліквідні.

Залишки неліквідних товарів і постійне зростання їх обсягів - одна з головних проблем для торгової точки. Нижче розповімо, чому.

Чому товарні залишки - це проблема? ТОР-5 бід від зростання залишків

  • Блокуються оборотні кошти. Вони просто заморожені в товарах, які «бовтаються» в залишках. Через це у власника торгової точки може не вистачати фінансових ресурсів, з'явиться необхідність у кредитах. Це додаткові витрати і втрачений прибуток.
  • Виникає дисбаланс в асортименті. Великий відсоток залишків заважає раціональному прогнозу закупівель і формування затребуваного асортименту. Щоб розпродати залишки, менеджмент може замовляти менше ходових товарів або новинок, в яких зацікавлені покупці.
  • Зростає відсоток втрачених продажів через велику кількість неліквідних товарів або списання тих, термін придатності яких вже вийшов.
  • Знижується прибуток. Через те, що товари не продаються, менеджеру доводиться влаштовувати розпродажі і пропонувати акції.
  • Ріст і розвиток ускладнюється. Через те, що біля магазину присутній «баласт» у вигляді залишків і він раз у раз збільшується, бізнес не може розвиватися на повну.

Що робити щоб знизити товарні залишки?

Якщо управління запасами товарів приділяти належну увагу, то всі описані вище проблеми можна мінімізувати. Розповімо про фактори, які потрібно враховувати в процесі роботи з запасами і оптимізацією залишків.

Співпраця з постачальниками.

Дуже важливо підібрати надійних постачальників і домогтися стабільних умов роботи з ними. Особливо в частині термінів поставок. Якщо вони будуть строго дотримуватися, то впливати на запаси і знизити залишки буде не важко.

Вподобання покупців.

Динаміка попиту, зміни споживчого настрою, сезонність, тенденції ринку сильно впливають на асортимент, а значить і на формування запасів корисних позицій. Якщо стежити за змінами ринку і корегувати асортимент, обсяг залишків можна знизити до мінімуму.

Аналіз товарообігу.

Без цього ефективно управляти резервом товарів не вийде. Показники оборотності товарів дають розуміння, за який період їх можна продати, на скільки вистачить запасу продукції, коли вкладення в закупівлю окупляться і принесуть прибуток. Розраховувати, в більшості випадків, достатньо такі метрики: період оборотності в днях, в разах, середній товарний запас. Наведемо формули їх розрахунку на малюнку.

контроль товарных остатков

Про що розкажуть показники:

  • Висока оборотність - вкладення повернуться швидко.
  • Низька - вкладені кошти можуть надовго «зависнути» в товарах.
  • Запаси товарів з високою оборотністю потрібно ретельно відстежувати і вчасно поповнювати, враховуючи фактор сезонності (можливо, показник високий саме з цієї причини).
  • Закупівлю товарів з низькою оборотністю, ймовірно, варто відкласти.

Інвентаризація

Як превентивний захід в роботі з запасами товарів добре підходить регулярне проведення інвентаризації. Рекомендуємо це робити як мінімум один раз на місяць, щоб тримати залишки під контролем.

Активація продажів. 

Акції, розпродажі допоможуть знизити відсоток залишків. Але з ними треба бути обережними. Вони можуть привести до значного недоотримання прибутку. Тут потрібно добре розрахувати ефект і все зважити.

Мотивація менеджерів.

Якщо неліквіди все ж з'являються з регулярною періодичністю, варто подумати про систему мотивації для менеджменту. Нехай один із пунктів оцінки їх якості роботи включає зниження залишків і підтримку запасів товарів на потрібному рівні.

Управління товарними запасами за допомогою ПЗ товарного програми

Якщо контролювати запаси продукції вручну, помилки, розбіжності, а, отже, і зростання залишків - просто неминучі. Якщо ж використовувати товарооблікову програму, цей процес буде простим і прозорим, побудованим на аналізі та статистиці. Прогнози закупівель будуть точні та раціональні, а залишки - мінімальними.

Як автоматизація товарного обліку допомагає боротися із залишками?

Завдання будь-якого програмного рішення для автоматизації товарного обліку (наприклад, такого, як наш комплекс Chameleon POS) - спростити, прискорити процеси, пов'язані із закупівлею та продажем товарів в магазині.

Програма допомагає швидко в електронному вигляді формувати замовлення постачальникам, з огляду на попередні показники продажів і динаміку попиту на ті чи інші позиції в асортименті.

Ведучи облік товарообігу за допомогою спеціалізованої POS-системи, менеджер чітко розуміє:

  • Які товарні позиції замовити.
  • Терміни та обсяги закупівель.
  • Який повинен бути товарний запас.

Як працювати з залишками в програмі обліку товарів?

Розповімо на прикладі нашого програмного рішення Chameleon.

Автоматизація охоплює відразу дві зони: касову і адміністративну. Так звані фронт-офіс (програма для роботи касирів Chameleon POS) та бек-офіс (сервіс для роботи менеджерів Chameleon Cloud).

Анализ остатков в системе автоматизации учета склада

Завдяки використанню спеціалізованого програмного забезпечення на робочому місці продавця фіксуються і зберігаються всі операції і дані, пов'язані з продажем товарів покупцям.

Ця інформація - база для роботи менеджера. Він аналізує дані і, грунтуючись на зроблених висновках, формує прогнози по закупках і товарних запасах. Головний інструмент для цього - документи і звіти системи обліку Chameleon Cloud. Зокрема, для управління запасами і оптимізації залишків менеджер може використовувати кілька звітів: «Топ товарів», «Залишки», «Аналіз критичних товарів».

Розповімо докладніше про них далі і про можливості, які дає програма обліку товарообігу.

5 фішок системи обліку Chameleon Cloud, щоб управляти товарними запасами

Аналізувати результати продажів і грамотно прогнозувати закупівлю

Щоб грамотно спланувати кількість закуповуваних товарів (з урахуванням запасу, звичайно), не обійтися без аналізу продажів за попередній період. Менеджер повинен розуміти: які позиції і як швидко продаються. Ці дані можна отримати зі звітів «Динаміка продажів» і «Звіт з продажу». Перший покаже загальні результати за обраний період (день, місяць, рік і т.д.). Другий - більш детальну інформацію в розрізі постачальників, товарних груп, окремих продуктів та іншого.

Система автоматизации складского учета

Звіт «Динаміка продажів» в інтерфейсі Chameleon Cloud показує загальні результати за обраний період

Программы автоматизации складского учета

«Звіт з продажу» в інтерфейсі Chameleon Cloud показує інформацію в розрізі постачальників, товарних груп, окремих продуктів і т.д.

Аналізувати асортимент: закуповувати затребувані позиції

Постійне відстеження попиту, сезонних вподобань покупців теж значно спрощують прогнозування закупівель і запасів. Непопулярні позиції можуть вилитися у великий відсоток залишків і недоотримання прибутку. Тому дуже важливо дивитися на попередній досвід продажів в магазині і переваги покупців.

В системі обліку Chameleon Cloud для цього є звіт «Топ товарів». Він показує, які продукти найчастіше купують. Про те, як управляти асортиментом, ми детально розповідали в одному з наших недавніх матеріалів.

Відстежувати залишки товару, не допускаючи дефіциту і розпродаючи неліквіди

Звіти по залишках - ключовий інструмент менеджера в управлінні товарними запасами. В системі обліку Chameleon Cloud передбачено кілька можливостей відслідковувати надлишки. Один з них - звіт «Залишки». Його можна сформувати в розрізі різних параметрів, в залежності від завдань користувача: торгових точок, постачальників, груп товарів, рівнів цін і серіям і т.д. Періодично відстежуючи дані цього звіту, можна тримати залишки під контролем. Вчасно формувати замовлення, якщо залишки мінімальні. Або планувати маркетингові заходи, якщо вони в надлишку.

Контролювати критичні залишки, щоб забезпечити запаси популярних позицій

У роздрібі дуже важливий мінімальний обсяг товарного запасу. Його називають незнижуваним залишком. Менеджмент самостійно встановлює цей показник на торговій точці, виходячи з попиту, сезонності, результатів продажів і інших чинників. Якщо запас товарів наближається до встановленої межі, необхідно оперативно формувати закупівлю.

У нашому софті для цього є звіт «Аналіз критичних залишків». У ньому відображається товари, залишки, які на критичному рівні або взагалі відсутні. Після чого менеджер зможе швидко провести правильні замовлення товарів.

Або ж цей звіт можна використовувати, щоб контролювати запаси ходових позицій. Відстежуючи залишки по конкретній групі товарів, можна вчасно робити їх закупівлі.

Провести інвентаризацію за кілька годин без закриття магазину

Ми вже згадували, що інвентаризація важлива для управління товарними запасами і контролю залишків. Вона допомагає виявляти надлишки, невраховані товари, недостачі і коригувати запаси з урахуванням отриманої інформації.

Якщо магазин використовує товарооблікову програму, інвентаризація проходить без зупинки торгового процесу. Продавці можуть обслуговувати покупців, а менеджмент в цей час за кілька годин проведе інвентаризацію.

У нашому софті для цієї функції є документ «Інвентаризація». Він показує інформацію про стан товарних запасів на торговій точці на момент проведення звірки. Зробити це можна по всьому асортименті або вибірково по товарних групах, по одній або декількох позиціях.

Як автоматизація магазину допомагає керувати залишками: на прикладі нашого клієнта

На завершення поділимося одним із кейсів нашого клієнта, який завдяки використанню системи товарного обліку і автоматизації касової зони домігся зменшення товарні залишкі в 3 рази. Менеджмент торгової мережі зіткнувся з труднощами через швидке зростання. Бізнес активно розвивався: кількість торгових точок збільшувалася, розширювався і поглиблювався асортимент. У клієнта з'явився дефіцит оборотних коштів, а товарні залишки безконтрольно зростали.

Ми допомогли позбавити його від цих проблем, автоматизувавши роботу магазинів. Читайте подробиці в нашому кейсі.

Дізнайтесь більше про возможності Chameleon POS і про те, як вона допомагає магазинам був прибутковими і сучасними.

Успішно